凭借现有的所有移动技术和数字技术，建立办公室似乎不难。需要使用大型电脑主机或笨重的归档系统不再是设计工作场所的考虑因素。员工的笔记本电脑和智能手机即可储存他们工作中需要用到的大部分内容。人人都需要的是就座空间——可以是多人共享的公共座椅，也可以是独自工作的专用坐席。
但事实证明，明明应是简单的事情结果却并不简单。员工们需要的不仅仅是一张办公桌：他们希望自己整日里呆着的地方应是一个令人振奋的场所，有助于他们实现目标、 促进自身的认知和身心健康、在工作中能够全神贯注并且能够富有成效地与同事进行互动。然而，在考虑如何为自己的员工设计一个具有实效性的现代化办公室时，有些公司却面临了一系列日新月异又自相矛盾的选择。
事实上，只要对办公室设计文献稍加研究，人们就会发现一种对员工及员工需求的草率观点。比如，一本刊物鼓吹，办公室迁入以移动性为先的“自由地址”类工作环境的优点1，而另一本则提倡给员工分配小隔间，实现稳定性2。在读到“开放式办公室的崛起”时，您刚刚点头赞同3，没过多久又对“隐私危机”即将到来的警告表示认同4。您将看到文章介绍，企业应如何从使用安全的台式电脑大胆地跳跃至配备笔记本电脑；而后，另一篇报告则建议：“大部分X代和Y代的专家们认为，到2020年，员工最重要的联系设备将会是智能手机[或可穿戴设备]5。”在探寻如何论证有关人类、技术及工作空间的最新理念时，人们清晰地发现，这些见解并非根本性变革，而更像是在不同观点间的摇摆不定。
退一步说，员工和他们的需求似乎不太可能每年都发生如此巨大的改变。一年前以协作驱动、热爱敞开式办公的员工，一年后会突然变得内向，需要在安静、不被打扰的小隔间内办公？
现担任斯坦福大学设计院创意总监的Scott Doorley表示，这不可能。他曾与Scott Witthoft合著了鼓励创造性的设计指南《Make Space》。
“员工们的需要始终如一，”Doorley表示。他列出了一系列工作场所需求，并称时代变化但这些需求大致将保持不变。“人们需要归属感，需要私人空间，需要自主区域，需要地方摆放物品。”
斯坦福大学Hasso Plattner设计院（通常被称为“设计学院”）的可变空间场景。
(由Noah Webb提供图片)
Herman Miller的Global Work创意总监Greg Parsons表示认同。“我们发现，总试图预测下一次趋势的行为毫无意义，因此我们转而关注那些不会改变的方面——人类验。”Parsons 补充道：“我们针对人类运行体系进行设计。”
显然，工作环境中的“人类运行体系”具有一些相当特殊的要求。研究工作场所中人力激发问题的美国罗彻斯特大学心理学教授Edward L. Deci说：“人们需要水或氧气，这点无可争论。“不仅仅我们的身体有需求，我们的精神同样也有。”
在建立以人为本的工作场所时，Herman Miller采用了Living Office的新方法。作为开发Living Office的一部分，Parsons和他的团队吸收了从亚里士多德到马斯洛、再到更近代的 学者们一千年来对于如何在工作中激励员工的见解。他们发现，员工们需要安全感、归属感、自主意识、成就感、地位并要有明确的目标。
Deci指出，这归根结底在于如何激励个人。他表示，为了以健康且富有成效的方式引领世界，人们必须在工作中有竞争意识、同他人的关联意识以及自主观念。他肯定道：“研究表明，人们体会到工作场所中的自主意识后，他们的表现会更出色。自主行动的个人在心理上更加健康。”
但是，当工作环境中拥有多种不同类型的工作、需要由不同性格的员工执行时，能否实现心理健康？这点似乎依然很难做到，因为在不同的时间，即使同一个员工的需求也不尽相同，有时他们需要安静和专注，有时他们需要活力，有时他们需要专注于协作。在这些看起来相互矛盾的情况中，有没有可能找到共通之处？
据Parsons说，答案就在于平衡。
最有效的办公空间可支撑种种平衡的工作环境，进而也可在人们的心理需求与完成工作的需求之间达到平衡。“完全开放的办公室并无效率。”Parsons表示：“而我们以往拥有的封闭式办公室也缺乏效率。我们需要的并非是要在开放性和封闭性中决一雌雄，而是要二者恰如其分地结合在一起。我们需要平衡诸如正式和非正式、一致和适应、统一和多样之类的因素。”
由于人们在同一个办公空间内从事着多种不同类型的项目，想要实现并保持完美平衡并不容易。为完成月度销售目标，干劲十足的团队要经常性地进行电话销售，他们对于工作空间的需求与努力破解复杂编码问题的程序员不同，与通过视频会议集思广益寻找客户解决方案的咨询公司也不相同。
但据Parsons所述，通过在一间办公室内结合不同的工作环境，公司就能够平衡所有员工的需求。“如果您能够明白如何平衡人与工作，比如知晓何时需要一致性、何时需要适应性，或知道何时工作中需要开放式空间或何时需要封闭式空间，然后您就可以开始为从事那些工作的人建立一种涵盖不同空间的平衡。”
不同于大量的老式小隔间或保守的开放式平面设计，Parsons和Living Office团队设想的是一个混合不同工作场景的平衡式办公室。这种办公室能让员工和团队按照从事的工作或希望的工作成果进行选择和自主移动，从而满足工作日中的不同需要。
Herman Miller的团队设计了十种不同的工作场景，每一种都可按目的、特性和活动进行优化，分别配备这些工作场景，即可创造出完整的办公室环境。例如，Haven (避风港)是一种私人空间，有助于专注地工作，或仅是提供放松空间。Hive (蜂巢)与共用工作空间没有什么不同，它鼓励个人在非正式的反馈和协作中工作。Clubhouse (俱乐部)提供不同类型但彼此邻近的工作区域，为团队共同工作提供基础。
O+A建筑师事务所的负责人Primo Orpilla说道：“有时候您需要休息、有时您需要社交、有时您需要一点学习时间、有时您需要在沙发上独自休息一会。”O+A曾为领先的科技公司设计办公室，其中包括Facebook、Yelp和AOL。
该公司使用“拓扑结构”这一术语描述在一个工作场所中刻意设计的不同场景。
Orpilla指出：“人们普遍遵循惯例，而按照当天任务的不同，他们又有所区别。”在某一天，一个人可能会喝一杯咖啡开始一天的工作，另一人则可能与同事闲聊几句，而第三个人可能立即投入到关注某个大项目。他补充道：“我们希望确保您总能找到一个符合您当日心情的空间，来完成所有需要做的工作。”
“ 完全开放的办公室并无效率。而我们以往拥有的封闭式办公室也缺乏效率。我们需要的是二者恰如其分地结合在一起。”
— Greg Parsons
由O+A设计的Cisco、Yelp和Open Table办公室(顺时针自上而下)。
(由Jasper Sanidad提供图片)
O+A设计的办公室拥有宽敞的开放式区域，但也配有许多灵活的小型会议室、休息室、电话间、社交区，并且在走廊里设有临时会议的立式桌子。Orpilla谈到，旧式经验法则认为每20名员工应拥有一间会议室，但O+A的办公室的每五到七名员工则能拥有一间会议室。员工们不必集中起来预订一向抢手的会议室，他们可以选择随时聚集几个人进行协作。
此类动态办公空间正逐渐流行起来，特别是在硅谷，这里以配有沙滩排球场和按摩房的办公园区而闻名。但即便在此类看起来先进的环境中，保持平衡依然至关重要。您设计了一个鼓励互动的空间，但人们若开始从家中办公以获得一些休息时间，这必将是种失败的设计。办公室中可以配备世界上所有类型的乒乓球桌，但如果员工最终决定外出去星巴克举行小型团队会议，办公室就对他们无用了。
最重要的是，员工们必须信任办公室的设计，并且能够选择如何使用办公室。
《Make Space》的合著者Scott Witthoft补充道：“假设您可以在任何地方干自己的工作。我们在自己设计的空间观察到的其中一件事是，它真正的好处在于创造一种偶然情况，人们能够偶遇彼此、互相交谈并交换意见，如同在大街上行走一般。”
Parsons所述的这种偶然性互动在今天的办公室中弥足珍贵。
Parsons谈到：“在50和60年代，我们基本上是把人们排成队，然后给他们下达任务。他们是信息的流水线。工作总是按照固定的流程不断重复，工厂正是这一模式的典范。”“而今，创新是新观点和创造力，有着重要意义。员工管理方式大为不同。您需要培养自由和改变，以及多样性。”
从设备和维护的角度出发，在整个办公室里只安装同一系列的办公桌或小隔间的方法应对公司更有吸引力。这些设备可以一次性采购，并且便于维护。但Parsons认为，事实上，在单一空间内配备不同类型的工作环境更有效率。
他说：“我们曾为工作空间中的每个人配备了个人隔间，但70%的隔间是空的。我们发现人们喜欢四处走动，而不喜欢拥有一个约束他们的具体空间。”他认为，只有得到充分利用，空间才更合算。他补充道：“为人们提供他们真正想要和重视的东西，可节省您的开支。”
由O+A设计的Cisco的位于旧金山的办公室为员工提供了可变的“版式”。
(由Jasper Sanidad提供图片)
而在竞争领域，有吸引力的弹性工作空间在另一个方面支撑着最终费用：它们可吸引员工并提高留任率，Orpilla如是说。
Orpilla表示：“人们喜欢呆在这些环境中。”
最重要的是，相对于统一的小隔间或开放式办公台，平衡的工作空间能够满足的需求远超前者。Parsons认为老式的整体模式“平均有余、个性不足。”
这是许多办公室设计犯下的错误：它们试图为所有员工或所有团队找到单一的设计解决方案。但平衡并非一大堆的需求简单相加然后找到最佳的平均值，而是在于打造多样性。
Doorley说：“我亲眼所见，混合多种极端情况远比试着找到合适的折中方法更加成功。”
在某种程度上说，公司能够真正开始以人为本地进行设计，而非以设备或硬件为本，这是数字时代的奢侈之处。如果生物学课堂教了我们什么知识，那应是所有生命体都需要平衡。
- Meghan Edwards，“什么才是移动工作场所中的可靠设计（What Is Authentic Design in the Mobile Workplace）?”，2014年11月11日刊《室内设计》。
- Jonathan Mahler，“出版业美丽新世界兴起小隔间设计（Cubicles Rise in a Brave New World of Publishing）”，2014年11月9日刊《纽约时报》。
- Marti Trewe，“开放式办公概念当真优越？也许是，也许不是。（Is the open office concept really superior? Maybe, maybe not）”，2014年11月5日刊《美国天才（The American Genius）》。
- Steelcase，“隐私危机（The Privacy Crisis）”，《360 杂志（360 Magazine）》，第68期。
- Cisco，“连接世界的技术2014年报告（Connected World Technology 2014 Report）”，Cisco Systems, Inc.，2014年11月。©
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