Preparado para o crescimento
Como você cria um Living Office? Para responder a essa pergunta, a WHY acompanhou a jornada de uma empresa de uma sede que dificultava o seu crescimento para um ambiente de trabalho em que tanto as pessoas quanto os negócios poderiam prosperar. Esta é a primeira parte de uma série.
Escrito por: Mindy Koschmann
Arte final por: Geordie Wood
As pessoas são o ativo mais importante de todas as organizações, no entanto, muitos dos escritórios de hoje não são projetados para dar suporte às suas necessidades e atividades. Com o Living Office, a Herman Miller oferece um novo tipo de ambiente de trabalho, projetado sob um entendimento com base em pesquisas sobre pessoas, sobre o trabalho que desempenham e sobre as ferramentas que precisam para ter sucesso.
Ainda eram 11 horas da manhã de uma quinta-feira na sede da startup de produtos de barbear, a Harry, mas pelo que parecia, poderia ser 11 horas da noite em um dos muitos bares e restaurantes da vizinhança no bairro do Soho, em Nova York. As paredes da sala de conferências, onde Scott Newlin, Diretor de Design de Produtos, e Jenni Lee, Diretora da Marca, Marketing, haviam se reunido não se estendiam até o teto, portanto, o barulho do espaço ao lado — um loft cavernoso com fileiras e mais fileiras de pessoas trabalhando lado a lado em bancadas — estava passando. Os dutos de ar expostos acima rugiam, e havia uma janela quebrada já há muito tempo que não parava de bater, abria e fechava, abria e fechava.
Naquela manhã no fim de dezembro, o caos distraía e perturbava, um indicador da ascensão rápida da empresa ao sucesso. Em apenas dois anos, a Harry já havia crescido, de dois rapazes com uma ideia de redefinir toda a experiência de barbear, para uma equipe de 65 funcionários com uma clientela de mais de 500.000 que não parava de crescer.
A área de trabalho vasta e aberta na antiga sede da Harry tinha muita energia, mas também era barulhenta e tumultuada.
O crescimento da empresa tinha sido tão acelerado que os seus arredores, por necessidade, foram esquecidos. Distribuídos em um layout aberto e conturbado de 280 metros quadrados, analistas de negócios olhavam para suas planilhas com dificuldade ao lado de representantes de atendimento ao cliente que falavam sem parar, com amostras de produtos e materiais de embalagem espalhados por toda a recepção. Todos pareciam focados em ajudar a Harry a prosperar, porém esse escritório superlotado estava, na verdade, limitando o seu potencial de crescimento.
“Uma vez um rapaz veio fazer uma entrevista e ele adorou a empresa, mas disse que não achava que pudesse trabalhar naquele ambiente”, disse Newlin. “Para mim aquilo foi revelador. Precisamos conseguir usar o nosso espaço como uma ferramenta que afirme que este lugar é legal de trabalhar, que queremos as melhores pessoas, e que criamos o melhor ambiente para conseguir essas pessoas.”
O espaço fechado não estava apenas impedindo que a Harry arrumasse o tipo de talento que precisava para crescer, mas também inibia a satisfação, eficiência e, por fim, o êxito dos funcionários. Horas eram perdidas com e-mails, para lá e para cá, para agendar reuniões na única sala de conferências, e as pessoas eram forçadas a ter conversas particulares e fazer telefonemas no corredor externo ou nas escadas.
Sem paredes que fossem do chão ao teto, o espaço para a preparação de encomendas e a divisão entre os diferentes tipos de funcionários, além da distração visual e acústica, faziam parte da rotina no antigo escritório da Harry.
Estava claro que era hora de mudar. Em meados de 2014, Newlin e sua equipe encontraram um espaço de 2400 metros quadrados no Soho e contrataram a Studio Tractor, uma empresa de arquitetura com escritório no Brooklyn. Para equipar o espaço, eles contrataram a WB Wood, escolhida pelo trabalho com a Herman Miller na criação de ambientes Living Office para os clientes. Com base em uma abordagem de pesquisa para compreender as pessoas e o seu trabalho, o Living Office parecia ser uma solução natural para a Harry, que se baseia em dados de pesquisas de opinião frequentes e esforços de contato para garantir que seus clientes e funcionários continuam satisfeitos.
A Herman Miller há tempos se preocupa com o design para as pessoas e suas necessidades sempre crescentes no trabalho. Na década de 60, os estudos de Robert Propst sobre como funciona o mundo do trabalho o levaram a concluir que: “o escritório de hoje é um terreno baldio. Ele suga a vitalidade, bloqueia o talento, anula a realização”. A sua solução foi o Action Office, um sistema adaptativo que se ajustava à maneira como as pessoas realmente trabalhavam e que poderia facilmente ser mudado conforme as necessidades das pessoas e das organizações evoluíam.
Hoje, a Herman Miller colabora com os líderes de opinião e designers para empregar uma compreensão mais profunda das pessoas aos ambientes de trabalho atuais. Esse trabalho revelou seis necessidades essenciais que todos compartilham: propósito, pertencimento, realização, autonomia, status e segurança. Quando essas necessidades são satisfeitas no ambiente de trabalho, as pessoas estão melhor equipadas para ajudar as suas organizações a terem êxito.
A Herman Miller criou o Living Office para ajudar as organizações a melhor cumprirem as necessidades essenciais do ser humano.
Usando um processo de descoberta e entendimento denominado Living Office Discovery Process℠ com base em pesquisas, especialistas treinados ajudam as organizações na identificação de seu propósito, caráter e atividades — ou o que oferecem ao mundo, quem são e o que o seu pessoal faz, respectivamente. Os conhecimentos adquiridos nesse processo podem ser usados para esclarecer o design de um Living Office que reflete a cultura única de uma organização. Para a Harry, esse processo foi liderado pelos especialistas do Living Office, James Cesario e Jennifer Abbattista. Durante dois dias, os funcionários se reuniram em grupos de discussão na única sala de conferências da empresa — um lembrete pontual da necessidade de mudança para um novo escritório.
Quando a Harry percebeu que o seu ambiente de trabalho estava causando problemas na satisfação dos funcionários, eles encontraram a solução nas proximidades: em um espaço de 2400 metros quadrados no Soho.
O PROPÓSITO
Em almoços, os grupos começaram com uma discussão sobre o propósito — sua missão, assim como as ideias, os produtos e os serviços que definem o valor excepcional que oferecem. Este primeiro passo é importante porque ajuda as organizações a tomarem decisões sobre investimentos em design que irão ajudar na consecução do seu propósito.
Cesario observou que, para muitas empresas, essa etapa é desafiadora e exige horas de trabalho. A Harry não teve tanta dificuldade em articular o seu propósito: oferecer um bom barbear a um preço justo.
“Sempre estivemos alinhados sobre o nosso rumo, desde os fundadores até o funcionário que começou ontem”, diz Newlin. “Não sei o quanto isso é único, mas para mim isso é incrível porque só levou um ano e meio para ir de zero a 100 por hora.”
“Uma vez um rapaz veio fazer uma entrevista e ele adorou a empresa, mas disse que não achava que pudesse trabalhar naquele ambiente. Para mim aquilo foi revelador. Precisamos conseguir usar o nosso espaço como uma ferramenta que afirma que este lugar é legal de trabalhar.”
- Scott Newlin
Os especialistas do Living Office lideraram grupos de discussão, às vezes com a presença dos arquitetos da Studio Tractor, durante o Discovery Process, que esclareceria o design do novo espaço. (Fotos de Paul Barbera).
DETERMINANDO O CARÁTER
A segunda etapa do processo é determinar o caráter — o conjunto único de valores e características que distingue uma empresa das demais. Compreender o caráter pode ajudar as organizações a criarem ambientes de trabalho que expressam quem são e que as ajudam a progredir rumo ao que querem se tornar.
Para fazer isso, os grupos de discussão usaram pontos coloridos para traçar onde achavam que a empresa se encontrava em diversos espectros de caráter. Eram mais Formais ou Informais? Independentes ou Interdependentes? Uniformes ou Diversificados?
Os pontos ficaram aglomerados perto das palavras informais, adaptáveis e autodirecionados — todas as peculiaridades que descreviam o estado atual do caráter da Harry. Em paralelo, pontos ficaram aglomerados na outra extremidade do espectro, perto das palavras formais, consistentes e direcionados. Esses pontos representaram o estado futuro desejado — uma empresa mais estruturada e organizada que habitasse um escritório mais estruturado e organizado.
Resultados como esses são significativos, pois há muitas empresas hoje que tendem a acreditar que um escritório aberto é o remédio para melhorar o engajamento, a atratividade e a retenção. Abbatista disse que esse é o caso apenas para certas empresas.
“Empresas mais jovens em geral anseiam um pouco mais de estrutura, enquanto que organizações já estabelecidas geralmente seguem a direção oposta”, disse Abbatista. “É tudo uma questão de compreender o seu pessoal e criar um ambiente que funciona para eles”.
A Harry trabalhou com a equipe de design na criação de um espaço onde as pessoas quisessem ficar, e onde pudessem trazer potenciais investidores com orgulho.
TRATA-SE DAS ATIVIDADES
A terceira etapa do processo — a priorização das atividades de trabalho — é fundamental porque ajuda a organização com o desenvolvimento de uma imagem clara do trabalho que o seu pessoal e os grupos fazem todos os dias, e se o espaço está ajudando ou sendo um obstáculo para essas atividades. Assim que ficar sabendo quais atividades têm maior prioridade, é possível tomar decisões importantes sobre a alocação do espaço de escritório para promover um melhor suporte ao pessoal e ao seu trabalho.
Na Harry, essa parte do processo foi a que levou ao maior debate.
“Conversamos com os líderes de todas as equipes, da engenharia e atendimento ao cliente ao design gráfico”, disse Cesario. “Naturalmente esses grupos encaram o trabalho de forma diferente. Eles têm necessidades diferentes, e isso lhes deu a oportunidade de apresentarem o que precisam para o melhor desempenho de seus trabalhos.”
Para ajudar as pessoas com a fácil identificação do tipo de trabalho que fazem, o Living Office fornece uma estrutura com 10 atividades colaborativas e individuais distintas, com base em pesquisas globais. Usando adesivos de cores vibrantes com os modos de trabalho, os grupos de discussão preencheram uma matriz de identificação de atividades de alta e baixa prioridade que tinham ou não suporte no espaço atual.
Os grupos, no geral, concordaram que as reuniões informais e conversas rápidas — Huddle (Grupos) e Chat (Bate-papo) no linguajar do Living Office — formavam uma parte importante do trabalho de todos na Harry. Mas grupos como a equipe criativa, que precisavam de certa privacidade para efetivamente fazer e pensar sobre o trabalho — Create (Criar) e Contemplate (Contemplar), respectivamente —, estavam completamente sem suporte no espaço.
“Hoje não há mais limites", diz Newlin. "Precisamos de espaços para colaborar, mas também precisamos de espaços onde possamos trabalhar em paz, com algumas horas de silêncio. Se o nosso novo espaço conseguir equilibrar essas coisas, acho que seremos mais produtivos.”
“Hoje não há mais limites. Precisamos de espaços para colaborar, mas também precisamos de espaços onde possamos trabalhar em paz, com algumas horas de silêncio. Se o nosso novo espaço conseguir equilibrar essas coisas, acho que seremos mais produtivos.”
- Scott Newlin
Todos os detalhes do novo design — dos materiais e acabamento aos móveis — foram selecionados propositadamente para refletir a marca Harry.
CRIAÇÃO DO ESCRITÓRIO
Com uma visão clara das atividades mais importantes em cada uma das suas equipes, a Harry estava pronta para a etapa final no processo de descoberta e entendimento: escolher as configurações com o melhor suporte para o trabalho.
O Living Office dispõe de 10 configurações diversas otimizadas para o trabalho individual e de grupo. A combinação certa dessas configurações, posicionadas de forma estratégica por todo o ambiente do escritório, pode ajudar as pessoas e as empresas a darem o melhor de si.
Para os grupos de discussão da Harry, essa etapa envolveu uma Árvore de Decisão das Configurações — uma ferramenta digital interativa que faz uso de perguntas objetivas (sim/não) para determinar as configurações que oferecem o melhor suporte às atividades mais importantes para eles. Em seguida, os grupos exploraram possíveis layouts para o espaço. Esses layouts incluíram uma combinação de configurações individuais e de grupo, inclusive Hives (Colmeias) de equipe dedicadas que ajudam as pessoas com a fácil transição entre o trabalho individual e de grupo; Coves (Enseadas) adjacentes, onde pequenos grupos podem se reunir para discutir ou trabalhar em projetos; e Havens (Refúgios), ou configurações privativas, para onde as pessoas podem se retirar para fazer ligações ou se concentrar no trabalho (sem precisar mais conversar nas escadas).
Esses cenários de configurações ajudarão os arquitetos e designers no planejamento do layout do novo escritório, um processo que a WHY irá explorar no próximo artigo desta série. Volte a visitar este espaço para saber como as percepções adquiridas através do Living Office Discovery Process℠ enriqueceram o escritório que está ajudando a equipe da Harry a produzir de forma melhor, e que está atraindo pessoas talentosas que ajudarão a impulsionar seus negócios.
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