Com toda a tecnologia móvel e digital disponível, montar um escritório parece ser algo fácil. O ambiente de trabalho já não é mais ditado pelo acesso a um computador mainframe ou a um sistema de arquivamento complexo. A maioria das coisas de que as pessoas precisam para trabalhar está dentro de seus laptops e smartphones. Tudo o que precisam são lugares para se sentar: em grupos ou sozinhas.
Mas o que acontece, indiscutivelmente, é que o que deveria ser simples não é. Os trabalhadores estão à procura de algo além de uma mesa: eles querem passar seus dias em um espaço inspirador que contribua para o trabalho, facilite o desenvolvimento cognitivo e o bem-estar físico, e permita que se concentrem e interajam produtivamente com os colegas. Além disso, as empresas que deveriam pensar em como criar um espaço de escritório atual e eficaz para os seus funcionários enfrentam uma constante mudança e uma variedade de opções contraditórias.
Na verdade, um breve mergulho na literatura do design de escritório revela uma visão casual dos trabalhadores e de suas necessidades. Da mesma forma que uma publicação exalta as virtudes da mudança do tipo de ambiente de trabalho para um “endereço livre” que priorize a mobilidade,1 outra oferece estabilidade ao atribuir cubículos aos trabalhadores.2 Mal você concorda sobre “o crescimento do escritório aberto”,3 e suas ideias são postas de lado com alertas de que uma “crise de privacidade” se aproxima.4 Você vai ler sobre como as organizações estão dando um salto ousado dos computadores desktop seguros para laptops, e, em seguida, lerá um outro relatório que sugere: “No ano de 2020, a maior proporção dos profissionais da geração X e Y acreditará que o dispositivo conectado mais importante de um funcionário será o smartphone (ou um dispositivo de uso e desgaste)”.5 Na busca para demonstrar o que parece ser o pensamento mais recente em torno das pessoas, tecnologias e ambientes de trabalho, torna-se claro que realmente não há uma agulha que guia, mas algo como um pêndulo que balança.
Afaste-se um pouco da discussão e você perceberá que simplesmente não parece possível que os trabalhadores e suas necessidades mudem tanto de ano para ano. Será que uma pessoa que era um trabalhador orientado pela colaboração, apaixonado pelo escritório aberto há um ano, de repente se torne um introvertido com necessidade de um cubículo calmo e silencioso?
Scott Doorley, diretor de criação na Stanford d.school e coautor com Scott Witthoft do trabalho Make Space, um guia de design para incentivar a criatividade, diz que não.
“As necessidades dos trabalhadores permanecem consistentes”, diz Doorley. Ele descreve um conjunto de necessidades do local de trabalho que devem permanecer mais ou menos estáveis ao longo do tempo: “As pessoas precisam de um sentimento de pertencimento, de um espaço privado, de uma área para serem acolhidas, de um lugar para guardar suas coisas.”
Vista dos espaços flexíveis dentro do Hasso Plattner Institute of Design na Universidade de Stanford, ou “d.school”, como é comumente referido.
(Fotos de Noah Webb)
Greg Parsons, diretor de criação da Herman Miller da Global Work, concorda. “Percebemos que não há sentido em sempre tentarmos prever a próxima tendência, por isso, nos voltamos para algo que não muda: a experiência humana.” Parsons acrescenta, “Projetamos para o sistema operacional humano”.
Acontece que o “sistema operacional humano” tem alguns requisitos muito específicos quando se trata de ambiente de trabalho. “Você não discutiria que os seres humanos precisam de água ou oxigênio”, diz Edward L. Deci, professor de psicologia da Universidade de Rochester, que estudou a motivação humana no local de trabalho. “Não é só o corpo que tem necessidades. O mesmo acontece com a nossa psique.”
Como parte do desenvolvimento do Living Office, a nova abordagem da Herman Miller para os locais de trabalho centrados no ser humano, Parsons e sua equipe assimilaram diversos pontos de vista sobre o tema: o que motiva as pessoas no trabalho. Descobriram que os trabalhadores precisam de uma sensação de segurança, pertencimento, autonomia, realização, status e propósito.
De acordo com Deci, tudo se resume à forma como os seres humanos estão conectados. A fim de navegar pelo mundo de uma forma saudável e produtiva, ele diz que as pessoas devem ter um senso de competência em seu trabalho, um sentimento de parentesco com outras pessoas e uma sensação de autonomia. “A pesquisa mostra que quando as pessoas experimentam uma sensação de autonomia no local de trabalho, o desempenho melhora”, confirma Deci. “As pessoas que agem de forma autônoma são psicologicamente mais saudáveis.”
Mas a saúde psicológica pode ser alcançada em um ambiente de escritório, onde existem diferentes tipos de trabalho que precisam ser realizados por trabalhadores com diferentes personalidades? Parece mais difícil ainda quando os mesmos trabalhadores têm necessidades diferentes em momentos diferentes: momentos em que precisam de silêncio e concentração, momentos em que precisam de movimento, e momentos em que precisam de colaboração focada. É possível encontrar um terreno comum entre todos esses momentos aparentemente contraditórios?
Segundo Parsons, a resposta é o equilíbrio.
Os espaços de escritório mais eficazes suportam uma variedade equilibrada de ambientes de trabalho que também equilibram as necessidades psicológicas das pessoas, de acordo com as exigências do trabalho que está sendo realizado. “Um escritório totalmente aberto é ineficaz”, diz Parsons. “Estávamos habituados a ter escritórios fechados, e estes também foram ineficazes. O que precisamos é a mistura certa; e não é apenas uma questão de escritório aberto versus fechado. Precisamos equilibrar as coisas como formalidade e informalidade, consistência e adaptabilidade, uniformidade e diversidade."
Com as pessoas trabalhando em tantos tipos diferentes de projetos em um espaço de escritório único, alcançar e manter esse equilíbrio perfeito pode ser um desafio. Uma equipe de vendas de alta combustão fazendo chamadas frenéticas para atender sua meta de receita mensal precisará de um ambiente de trabalho diferente daquele dos programadores tentando decifrar um problema complexo de codificação, ou de uma empresa de consultoria fazendo brainstorming para chegar a uma solução para seus clientes através de videoconferências.
De acordo com Parsons, através da combinação de uma mistura diversificada de ambientes de trabalho em um único escritório, é possível, para uma empresa, criar um equilíbrio para todos os seus funcionários. “Ao entender como equilibrar as pessoas e seus trabalhos – por exemplo, entender quando usar a consistência versus a adaptabilidade, ou saber quando o trabalho exige um espaço aberto ou fechado –, é possível começar a criar um equilíbrio de lugares para trabalhar.”
Ao contrário do antigo mar de cubículos ou do design de um plano aberto reacionário, Parsons e a equipe do Living Office imaginaram um escritório equilibrado, com uma mistura visionária de diferentes ambientes de trabalho, onde os trabalhadores e as equipes pudessem se mover para se adaptarem às suas jornadas de trabalho, permitindo escolhas com base na tarefa ou no resultado desejado.
A equipe da Herman Miller projetou dez configurações diferentes de espaço de trabalho, cada qual podendo ser otimizada por finalidade, personalidade e atividade, e cada qual podendo ser implementada para criar um ambiente de escritório holístico. Por exemplo, um Haven (Refúgio) é um espaço privado que facilita o trabalho focado ou simplesmente proporciona um espaço para relaxar. Um Hive (Colmeia) não é diferente de um espaço de trabalho conjunto, que incentiva o trabalho individual e também o feedback casual e a colaboração. Um Clubhouse (Clube) oferece diferentes tipos de áreas de trabalho em uma área de proximidade, para proporcionar uma base para as equipes que trabalham em conjunto.
“Às vezes você precisa relaxar, às vezes você precisa socializar, às vezes você precisa estudar um pouco, às vezes você precisa colocar os pés para cima e ficar sozinho”, diz Primo Orpilla, diretor da empresa de arquitetura O+A. O grupo da O+A projetou escritórios para muitas empresas de tecnologia de ponta, incluindo Facebook, Yelp e AOL.
A O+A usa o termo “topologia” para descrever diferentes configurações intencionalmente projetadas dentro de um local de trabalho.
“As pessoas são muito ritualistas e diferentes dependendo de quais são as tarefas do dia”, diz Orpilla. Em um determinado dia, uma pessoa pode começar a sua jornada de trabalho com um café, em outro, pode querer conversar com seus colegas, e, em outro, pode resolver focar imediatamente em um grande projeto. “Queremos ter a certeza de que você tem um espaço para realizar todos os rituais que combinam com seu estado de espírito durante o dia”, acrescenta.
“ Um escritório totalmente aberto é ineficaz. Estávamos habituados a ter escritórios fechados, e estes também foram ineficazes. O que precisamos é a mistura certa ”
— Greg Parsons
Escritórios projetados O+A da Cisco, Yelp e Open Table (no sentido horário, de cima).
(Fotos de Jasper Sanidad)
Os escritórios da O+A têm grandes áreas de plano aberto, mas são auxiliadas por muitas salas de reuniões pequenas e flexíveis, áreas de estar, cabines telefônicas, áreas sociais e mesas altas para reuniões improvisadas no corredor. A antiga regra de ter uma sala de conferências para cada 20 funcionários não vale para a O+A, cujos escritórios têm uma sala de reuniões para cada cinco a sete funcionários, diz Orpilla. Em vez de ter que reservar centralmente uma sala de conferências que está sempre sob demanda, os funcionários podem se reunir imediatamente.
Esse tipo de espaço de escritório dinâmico é cada vez mais popular, especialmente no Vale do Silício, conhecido pelos escritórios com quadras de vôlei de praia e salas de massagem. Mas, mesmo em um ambiente aparentemente tão progressista, manter o equilíbrio ainda é importante. Você pode criar um espaço para incentivar a interação, mas isso não irá funcionar se as pessoas começarem a trabalhar em casa para terem mais sossego. Um escritório pode ter todas as mesas de pingue-pongue do mundo, mas se os funcionários continuarem a se reunir em pequenos grupos na cafeteria da esquina é porque o escritório não está adequado para eles.
Por fim, os funcionários devem acreditar no design do escritório e escolher como usá-lo.
“Hipoteticamente, você pode fazer o seu trabalho em qualquer lugar”, acrescenta Scott Witthoft, coautor de Make Space. “Uma das coisas que temos visto nos espaços que projetamos é o benefício real na criação de instâncias casuais, onde as pessoas podem se encontrar e, essencialmente, conversar e trocar ideias, da mesma forma como se estivessem andando na rua.”
É esse tipo de interação espontânea que Parsons diz ser inestimável nos escritórios de hoje.
“Nos anos 50 e 60, estávamos basicamente alinhando as pessoas e dando-lhes uma tarefa. Elas eram uma linha de montagem para obter informações. O trabalho era repetitivo e orientado por processos, e a fábrica era o modelo”, diz Parsons. “Hoje, a inovação, as novas ideias e a criatividade são importantes. A maneira como você gerencia as pessoas é muito diferente. Você promove a liberdade, a mudança e a variedade”.
Do ponto de vista das instalações e da manutenção, pode ser atraente para as empresas simplesmente instalar os mesmos conjuntos de mesas ou cubículos em todo um andar, que podem ser comprados juntos e têm fácil manutenção. Mas Parsons argumenta que é realmente mais eficiente instalar diferentes tipos de ambientes de trabalho em um único espaço.
“Tínhamos esses cubos individuais para todos no local de trabalho e 70 por cento estavam vazios. Descobrimos que as pessoas preferiam se deslocar do que ter um espaço específico no qual se sentissem presas”, diz Parsons. Espaços que são bem utilizados são mais econômicos, argumenta. “Você pode gastar menos, oferecendo coisas que as pessoas realmente querem e valorizam”, acrescenta.
Projetados por O + A, os escritórios da Cisco de São Francisco oferecem uma “topografia” variada para os trabalhadores.
(Fotos de Jasper Sanidad)
De acordo com Orpilla, em campos competitivos, os espaços de trabalho atraentes e flexíveis reforçam o resultado de outra maneira: atraem contratações e aumentam a retenção.
“As pessoas gostam de passar o tempo nesses ambientes”, diz Orpilla.
Em última análise, um local de trabalho equilibrado preenche muito mais as necessidades do que um andar com cubículos uniformes ou mesas abertas. Parsons chama o antigo modelo monolítico de “ótimo em proporções, mas pobre em detalhes”.
Esse é o erro que muitos escritórios cometem: tentar encontrar uma única solução de design para todos os seus funcionários e equipes. Mas o equilíbrio não está em somar as necessidades e extrair a melhor média, ele está na criação da variedade.
“Tenho visto maiores sucessos em ter-se vários extremos se misturando do que em tentar acertar um meio termo apropriado”, diz Doorley.
De certa forma, é um luxo da era digital que as empresas possam realmente começar a projetar para o ser humano em primeiro lugar, em vez de se orientar por equipamentos e estruturas físicas. E se há algo que as aulas de biologia nos ensinaram, é que todos os seres vivos precisam de equilíbrio.
- Meghan Edwards, “What Is Authentic Design in the Mobile Workplace?”,
Interior Design, 11 de novembro de 2014. - Jonathan Mahler, “Cubicles Rise in a Brave New World of Publishing”,
The New York Times, 9 de novembro de 2014. - Marti Trewe, “Is the open office concept really superior? Maybe, maybe not”,
The American Genius, 5 de novembro de 2014. - Steelcase, “The Privacy Crisis”,360 Magazine,Edição 68.
- Cisco, “Connected World Technology 2014 Report”, Cisco Systems, Inc., novembro de 2014.
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