O design do escritório pode melhorar a eficiência?

A antiga sede da Harry’s era essencialmente uma sala de trabalho cavernosa, um loft de 275 metros quadrados no SoHo, em Nova York. O espaço funcionou bem o suficiente nos primeiros anos da empresa. O escritório aberto facilitou interação e, como não havia muitos funcionários, havia espaço suficiente para evitar tensão entre as pessoas. Porém, quando o número de membros da equipe da empresa chegou a 65, o local de trabalho perdeu um pouco o seu charme. Analistas de negócios olhavam para suas planilhas com dificuldade ao lado de representantes de atendimento ao cliente que falavam sem parar, com amostras de produtos e materiais de embalagem espalhados por toda a recepção.

"Virou um caos", lembra Scott Newlin, Diretor de Design da empresa de produtos para barbear. "Toda essa energia é ótima para criar movimento, mas também prejudica o dia-a-dia quando você está apenas tentando conversar por telefone e não consegue."

Ineficiência: o custo de improvisar

Atormentadas pelo burburinho das conversas e da movimentação, as pessoas procuravam refúgio no corredor externo e nas escadarias para conversas particulares e telefonemas. Fazer reuniões era outro problema. Com apenas duas salas de conferência para compartilhar, as pessoas foram obrigadas a se reunir no elevador de serviço.

"Nos reuníamos lá no auge do inverno, usando jaquetas de inverno e sentados ao redor de uma pequena mesa de papelão", diz Jeff Raider, cofundador e co-CEO da Harry’s. "Naquele momento, sabíamos que precisávamos de mais espaço compartilhado."

O que levou a empresa a buscar novas acomodações foi mais do que apenas o inconveniente de se reunir em elevadores. O escritório da Harry's estava inibindo a criatividade colaborativa que ajudou a startup, inicialmente composta por apenas dois caras com uma ideia para melhorar a experiência de barbear, a se tornar um negócio em expansão.

"Poucos indivíduos em nossa empresa podem ver um projeto do início ao fim", diz Jeff. "Quase sempre isso envolve um esforço coletivo. Mas em nosso antigo espaço, estávamos limitados. Tivemos que dedicar a maior parte do escritório a espaços de trabalho e mesas individuais, o que não deixou muitos lugares para as pessoas se reunirem."

O escritório também atrapalhou a eficiência dos funcionários. Muito tempo foi perdido com o troca-troca de e-mails para agendar reuniões na única sala de conferências. E com um depósito limitado — colocado longe do espaço de trabalho — as pessoas ficavam correndo em círculos para concluir tarefas simples.

Muitos funcionários aprenderam a lidar com as armadilhas de um escritório ultrapassado, mas para as novas e futuras contratações, esses pequenos aborrecimentos pareciam devastadores.

"Algumas pessoas se apresentaram e estavam interessadas em trabalhar para a empresa", diz Scott. "Eu acho que o antigo espaço e o ruído, e sua energia e agitação, eram realmente algo sobre o qual eles tinham que sentar e pensar se conseguiriam trabalhar em um espaço como aquele."

Novas percepções através da descoberta

Havia chegado a hora de novas acomodações, e de uma nova maneira de pensar sobre o local de trabalho. A Harry’s trabalhou com o Studio Tractor e com a Herman Miller para projetar seu novo espaço de 2.415 metros quadrados. E como a Harry's queria evitar as dificuldades que enfrentava no espaço antigo, a empresa procurou a Herman Miller e sua estrutura Living Office® para entender melhor o modo como as pessoas trabalham, identificar os tipos de configurações que apoiam suas atividades e criar um local de trabalho que qualquer pessoa se orgulharia de ocupar.

Para começar essa jornada, a Herman Miller conduziu a Harry's através do Processo de Descoberta Living Office, que ajuda as empresas a identificar o seu propósito, o que a move, a personalidade e as atividades do negócio. Isso permite que a organização e seus parceiros de projeto priorizem as configurações que melhor atendam às necessidades das pessoas e do negócio e criem um local de trabalho com a combinação correta desses espaços.

Os gestores da empresa iniciaram o processo identificando os principais objetivos organizacionais que eles esperavam que o novo local de trabalho os ajudasse a avançar. Isso incluía promover o compartilhamento do conhecimento, aumentar a eficiência e atrair e reter os melhores talentos.

Em seguida, os grupos de discussão dos funcionários se reuniram para identificar aspectos da personalidade da organização — se era mais formal ou informal, uniforme ou diversa — e identificaram e priorizaram as atividades de trabalho diário. Os grupos de discussão se surpreenderam algumas vezes ao longo do caminho.

Dos achados às plantas

A primeira descoberta foi o desejo da equipe de tornar a organização – e o seu escritório – mais formal. Depois de trabalhar em um escritório caótico e aberto que não apoiava suas atividades, os funcionários da Harry’s queriam mais estrutura, organização e eficiência.

"Como um grupo que está trabalhando em um espaço pequeno que não tem paredes ou limites reais ou áreas para tarefas específicas — literalmente apenas um espaço aberto — o que acaba acontecendo é que você acaba desesperado por estrutura", diz Scott. "Nessa situação, escritórios privados começam a parecer uma boa."

Uma segunda descoberta, igualmente importante, foi que o espaço deles não apoiava todo o leque de atividades que as pessoas faziam ao longo do dia — criar novos produtos, responder e-mails e atender telefonemas, ter conversas rápidas e discussões mais longas e solucionar problemas juntos, apenas para citar algumas delas.

"Através do processo de descoberta, nós realmente desmembramos as nossas atividades e a planta em números", diz Scott. "Precisamos deste número de salas de conferência, precisamos deste número de salas de bate-papo individuais, esse número de áreas de estar onde você pode colocar o laptop no colo e trabalhar, apenas".

As configurações corretas, dispostas corretamente

Descobertas como essas ajudaram a Harry’s e a equipe de design da Studio Tractor a transformar o novo escritório em um ambiente diversificado com configurações que eles tinham certeza que apoiariam uma gama completa de atividades – algo nada fácil no novo espaço cavernoso da Harry’s. "Com 2.415 metros quadrados, o truque é garantir que o espaço não se pareça com uma cidade fantasma", diz Mark Kolodziejczak, arquiteto da Studio Tractor. "Com o Living Office, você tem à sua disposição configurações diferentes que favorecem diferentes atividades. As configurações são distribuídas, mas permitem que as atividades aconteçam com uma proximidade significativa entre elas."

Os funcionários agora têm Meeting Spaces (Áreas para reuniões) formais, onde podem se apresentar a investidores potenciais, pequenas Coves (Baías) para conversas informais e Hives (Colmeias) movimentadas, onde os representantes de serviço ao cliente podem enviar e-mails ou bater um papo rápido com colegas. Na Configuração Clubhouse (Clube), os designers gráficos podem se reunir com facilidade para criar juntos. E se uma tarefa requer silêncio, as pessoas podem se reunir nos Havens (Refúgios) – salas fechadas que são perfeitas para fazer chamadas telefônicas ou avaliar problemas.

Com toda essa variedade e a liberdade de trabalhar nas configurações que melhor se adequam às suas necessidades, os funcionários da Harry’s estavam ansiosos para se mudar para o novo espaço. Mas o verdadeiro teste ocorreu seis meses depois, quando a Herman Miller fez uma visita para decidir se essas configurações estavam realmente ajudando a equipe a se conectar com mais facilidade e ter mais eficiência. Para tanto, a Herman Miller realizou pesquisas rigorosas no local usando uma variedade de métodos, incluindo observação in loco e enquetes extensas entre líderes e funcionários.