Voorbereiden op groei

Mensen zijn het belangrijkste goed in elke organisatie. Toch zijn veel hedendaagse kantooromgevingen niet ontworpen om hun wensen en activiteiten te ondersteunen. Herman Miller biedt met Living Office een nieuwe soort werkomgeving, die gebaseerd is op wetenschappelijke inzichten in hoe mensen functioneren, het werk dat ze doen en het gereedschap dat ze nodig hebben om succesvol te zijn.

Hoewel het nog maar 11 uur ’s ochtends was op het hoofdkwartier van Harry’s, een start-up voor scheerproducten, klonk het alsof het 11 uur ’s avonds was in een van de vele cafés of restaurants in Soho in New York. De muren van de vergaderruimte waar Scott Newlin, hoofd productontwerp, en Jenni Lee, hoofd merk en marketing, bij elkaar kwamen om te vergaderen, reikten niet tot aan het plafond. Hierdoor kwam de herrie van de aangrenzende ruimte – een reusachtige zolderverdieping met rijen van mensen die zij aan zij aan lange tafels werkten – ongedempt de ruimte in. De open ontluchtingskanalen in het plafond maakten herrie en een raam dat al tijden stuk was, klapte continu open en dicht.

Op deze ochtend eind december was de chaos zowel afleidend als opwindend, een representatieve situatie voor het snelle succes van het bedrijf. In maar twee korte jaren was Harry’s uitgegroeid van twee mannen die een idee hadden om de gehele scheerervaring volledig opnieuw vorm te geven, tot een bedrijf met 65 werknemers en een klantenbestand van meer dan 500.000 tevreden gebruikers. 

Het bedrijf was zo snel gegroeid dat de werkomgeving op het tweede plan was komen te staan. In de drukbezette zolderverdieping van 280 vierkante meter bestudeerden bedrijfsanalisten spreadsheets zij aan zij met de spraakzame vertegenwoordigers van de klantenservice en puilden productmonsters en verpakkingsmateriaal over naar de receptie. Iedereen werkte hard om Harry’s succesvol te maken, maar in feite was de overvolle kantoorruimte een beperkende factor voor verdere groei.

“Op een gegeven moment kwam een potentiële medewerker langs voor een sollicitatiegesprek. Hij vond het bedrijf geweldig, maar zei dat hij niet in die ruimte zou kunnen werken”, vertelde Newlin. “Wat mij betreft sprak dat boekdelen. We moeten met onze ruimte kunnen uitdrukken dat dit een geweldige plek is om te werken, dat we de beste mensen willen en dat we de optimale omgeving hebben gecreëerd om die mensen binnen te halen.”

Het krappe kantoor zorgde er niet alleen voor dat het mensen afschrok om er te komen werken, maar het beïnvloedde ook de tevredenheid van de medewerkers, hun efficiëntie en uiteindelijk ook hun prestaties. Er werden uren zinloos verspild aan het sturen van e-mails over en weer om afspraken te maken om vergaderingen in te plannen in de enige vergaderruimte die er was, en mensen moesten buiten in de gang of het trappenhuis gaan zitten om rustig te kunnen praten of om privégesprekken te kunnen voeren. 

Het was voor iedereen duidelijk dat het de hoogste tijd was om te verhuizen. Halverwege 2014 vonden Newlin en zijn team een ruimte met een oppervlakte van 2400 vierkante meter in Soho en namen ze architectenbureau Studio Tractor in Brooklyn in dienst. Voor het interieur schakelden ze WB Wood in, omdat die in samenwerking met Herman Miller Living Office-omgevingen voor klanten creëren. Living Office was een logische stap voor Harry’s, vanwege de op onderzoek gebaseerde benadering van mensen en hun werk. Deze aanpak is vergelijkbaar met die van Harry’s, die ook naar de gegevens van talloze enquêtes kijkt om te zorgen dat klanten en medewerkers tevreden zijn en blijven.

Herman Miller heeft ook jarenlange ervaring in het ontwerpen van interieurs voor mensen en hun continu veranderende vereisten op het werk. Uit het onderzoek dat Robert Propst in de jaren 60 deed naar hoe de werkende wereld functioneerde, concludeerde hij: “Het hedendaagse kantoorlandschap is een woestenij. Het ondermijnt de levenslust, blokkeert talent en frustreert prestaties.” Zijn oplossing was het Action Office, een aanpasbaar systeem dat paste bij de manier waarop mensen daadwerkelijk werkten en dat op eenvoudige wijze kon worden aangepast aan de specifieke vereisten van mensen en hun organisatie.  

Tegenwoordig werkt Herman Miller samen met toonaangevende denkers en ontwerpers om een dieper begrip van mensen op de hedendaagse werkomgeving toe te passen. Dit werk heeft zes fundamentele vereisten opgeleverd die alle mensen delen: doel, verbondenheid, prestaties, zelfstandigheid, status en een gevoel van veiligheid. Als de werkomgeving aan deze vereisten voldoet, dan zijn mensen beter in staat om te zorgen dat hun organisatie succesvol is. 

Herman Miller heeft Living Office gecreëerd om organisaties te helpen zodat ze beter aan deze fundamentele menselijke vereisten kunnen voldoen. Met het op onderzoek gebaseerde Living Office Discovery Process℠, helpen getrainde specialisten organisaties om hun doel, karakter en activiteiten te identificeren. Met andere woorden, ze analyseren wat de organisaties te bieden hebben, wie ze zijn en wat hun medewerkers doen. De inzichten die dit proces heeft opgeleverd, kunnen gebruikt worden voor het ontwerp van een Living Office dat een weerspiegeling is van de unieke cultuur van het bedrijf.

In het geval van Harry’s werd dit proces begeleid door Living Office-specialisten James Cesario en Jennifer Abbattista. Medewerkers werden uitgenodigd om gedurende twee dagen hun wensen en gedachten kenbaar te maken in de enige vergaderruimte die het bedrijf rijk was – een toepasselijke herinnering aan de noodzaak voor een nieuwe kantoorruimte.

HET KARAKTER AANNEMEN
De tweede stap in het Discovery Process is het bepalen van het karakter. Dit zijn de unieke waarden en eigenschappen van het bedrijf die het van andere bedrijven onderscheidt. Het doorgronden van het karakter kan organisaties helpen bij het bepalen van hun werkomgeving, zodat deze uitdrukt wie ze zijn en ze helpt om te groeien tot wat ze willen worden.

Om dit te doen gebruikten de focusgroepen gekleurde rondjes om te kijken waar het bedrijf terechtkwam op diverse karakterspectrums. Was het bedrijf formeel of informeel? Onafhankelijk of afhankelijk van elkaar? Uniform of divers?

Clusters van rondjes vormden zich bij de woorden informeel, adaptief en zelfstandig; eigenschappen die het huidige karakter van Harry’s beschreven. Tegelijkertijd vormden zich ook clusters van rondjes aan het andere uiteinde van het spectrum, bij de woorden formeel, consistent en sturend. Deze rondjes representeerden de gewenste staat voor de toekomst: een bedrijf met meer structuur en betere organisatie, in een beter gestructureerde en georganiseerde kantoorruimte.

Inzichten als deze zijn belangrijk, want veel bedrijven zijn van mening dat een open kantoorruimte dé oplossing is om te zorgen dat het personeel betrokken, geïnteresseerd en in dienst blijft. Abbatista zei dat dit alleen voor sommige organisaties geldt.

 “Jongere bedrijven hebben veelal behoefte aan meer structuur, terwijl organisaties die al langer bestaan juist de andere kant op zouden moeten kijken”, aldus Abbatista. “Het draait allemaal om het weten wat je medewerkers bezighoudt en om een omgeving te creëren die voor hun werkt.”