Met alle beschikbare mobiele en digitale technologie lijkt het erop dat het inrichten van een kantoor eenvoudig moet zijn. De werkruimte wordt niet langer gedicteerd door een grote computer of een onhandig archiefsysteem. De meeste zaken die werknemers nodig hebben voor hun werk zitten in hun laptops en smartphones. Alles wat werknemers nodig hebben zijn zitplekken – gezamenlijk of alleen.
Maar het blijkt dat wat ogenschijnlijk erg eenvoudig is, allesbehalve simpel is. Werknemers zoeken naar meer dan een bureau: ze willen hun dagen doorbrengen in een inspirerende ruimte die bijdraagt aan hun doel, die hun cognitieve en fysieke welzijn verbetert en het ze mogelijk maakt om te concentreren en voor productieve interactie te zorgen met hun collega's. Toch worden bedrijven die nadenken over hoe ze een eigentijdse, effectieve kantoorruimte moeten ontwerpen, geconfronteerd met voortdurend veranderende en tegenstrijdige keuzes.
In feite onthult een korte duik in de literatuur van kantoordesign een divers beeld van werknemers en hun behoeften. Zoals de ene publicatie de voordelen prijst van een toekomst met een “vrije” werkomgeving die de nadruk legt op mobiliteit,1 is een ander artikel voorstander van het plaatsen van werknemers in werkhokjes.2 Zodra je instemmend knikt bij “de opkomst van het open kantoor,”3 wordt je alweer in twijfel gebracht met waarschuwingen van een “privacycrisis.”4 Je leest over hoe organisaties de grote stap maken van beveiligde desktopcomputers naar laptops en dan vertelt een ander rapport “Het grootste deel van professionals van generatie X en generatie Y gelooft dat in 2020 het belangrijkste verbonden apparaat een smartphone [of draagbaar apparaat] zal zijn.” 5 In een zoektocht om aan te tonen wat de nieuwste denkrichting is rond mensen, technologie en werkplekken, wordt duidelijk dat de meningen loodrecht op elkaar staan.
Als we een stapje terug doen van de discussie wordt het duidelijk dat het niet mogelijk kan zijn dat werknemers en hun behoeften jaar op jaar zoveel veranderen. Is iemand die een jaar geleden nog voorstander was van een op samenwerking gerichte, open kantoortuin opeens een introvert persoon geworden, met behoefte aan een stil, ijverig werkhokje?
Scott Doorley, creatief directeur aan de Stanford universiteit en samen met Scott Witthoft schrijver van Make Space, een designgids voor het bevorderen van creativiteit, zegt van niet.
“De behoeftes van werknemers blijven consistent,” zegt Doorley. Hij schetst een verzameling werkplekvereisten waarvan hij denkt dat ze over tijd min of meer stabiel blijven: “Mensen hebben het gevoel nodig ergens bij te horen, ze hebben een privégebied nodig, ze hebben een gebied waar ze gastheer zijn en ze hebben een plek nodig om hun spullen te bewaren.”
De flexibele ruimtes in het Hasso Plattner Institute of Design van Stanford, of “d.school” zoals het doorgaans genoemd wordt.
(Foto's: Noah Webb)
Greg Parsons, Herman Miller’s creatief directeur voor Global Work stemt hiermee in. “We realiseerden ons dat het zinloos was om altijd de volgende trend te voorspellen, dus hebben we ons gericht op iets dat niet verandert — menselijke ervaring.” Parsons vult aan, “We ontwerpen voor het menselijke besturingssysteem.”
Het blijkt dat het “menselijke besturingssysteem” behoorlijk specifieke vereisten heeft als het op de werkomgeving aankomt. “Er valt niet over te twisten dat mensen water en zuurstof nodig hebben,” zegt Edward L. Deci, een psychologieprofessor aan de universiteit van Rochester die onderzoek heeft gedaan naar menselijke motivatie op de werkvloer. “Niet alleen het lichaam heeft behoeften. Ook onze geest.”
Als onderdeel van het ontwerpen van Living Office, Herman Miller's nieuwe benadering op mensgerichte werkplekken, hebben Parsons en zijn team verschillende inzichten overgenomen met betrekking tot het onderwerp wat mensen motiveert op hun werk. Ze vonden dat werknemers een gevoel van veiligheid, betrokkenheid, autonomie, voldoening, status en doelgerichtheid nodig hadden.
Volgens Deci, komt het allemaal neer op hoe mensen in elkaar steken. Om de wereld op een gezonde en productieve manier door te komen, moeten mensen volgens hem een gevoel van competentie hebben in hun werk, een gevoel van betrokkenheid met anderen en een gevoel van autonomie. “Het onderzoek toont aan dat wanneer mensen een gevoel van autonomie op de werkplek ervaren, ze beter presteren”, bevestigt Deci. “Mensen die autonoom handelen zijn geestelijk gezonder.”
Maar kan geestelijke gezondheid worden bereikt in een kantooromgeving waar verschillende soorten werk uitgevoerd moeten worden door werknemers met verschillende persoonlijkheden? Het lijkt moeilijk wanneer ze verschillende behoeften hebben op verschillende momenten — momenten waarop ze stilte en concentratie nodig hebben, momenten waarop ze activiteit nodig hebben, momenten waarop ze gerichte samenwerking nodig hebben. Is het mogelijk om een gemeenschappelijke basis te vinden tussen deze schijnbaar tegenstrijdige voorwaarden?
Volgens Parsons is balans het antwoord.
De meest effectieve werkruimtes ondersteunen een gebalanceerde verscheidenheid van werkomgevingen die ook de geestelijke behoeftes van mensen balanceren met de vereisten van het werk dat gedaan moet worden. “Een volledig open kantoor is ineffectief”, zegt Parsons. “Vroeger hadden we gesloten kantoren en die waren ook ineffectief. Wat we nodig hebben is de juiste mix — en het is niet alleen de vraag van open versus gesloten. We moeten een balans vinden tussen zaken als formaliteit en informaliteit, consistentie en aanpassingsvermogen, uniformiteit en diversiteit.”
Met vele mensen die aan evenzoveel verschillende projecten binnen een kantoorruimte werken, kan het bereiken en vasthouden van de perfecte balans een behoorlijke uitdaging zijn. Een druk verkoopteam dat voortdurend aan de telefoon is om zijn maandelijkse omzetdoel te halen, zal een andere werkruimte nodig hebben dan programmeurs die een lastig programmeerprobleem proberen op te lossen of een adviesteam dat via videovergaderen aan het brainstormen is over een oplossing voor hun klant.
Maar door een diverse mix van werkruimtes in één kantoor onder te brengen, is het volgens Parsons voor een bedrijf mogelijk om balans te creëren voor alle werknemers. “Als je kunt begrijpen hoe mensen in balans gebracht moeten worden met hun werk — zoals weten wanneer consistentie belangrijker is dan aanpassingsvermogen, of weten wanneer het werk een open ruimte nodig heeft of wanneer een afgesloten ruimte beter is — dan kun je een balans gaan maken van plekken waar mensen dat werk kunnen doen.”
In tegenstelling tot de oude zee van werkhokjes of de reactionaire open kantoortuin, zagen Parsons en het team van de Living Office een gebalanceerd kantoor voor zich met een mix van verschillende werkopstellingen waar werknemers en teams vrijuit kunnen bewegen gedurende hun werkdag — waardoor mensen keuzes kunnen maken op basis van de taak die op dat moment volbracht moet worden of de gewenste uitkomst van het werk.
Het team van Herman Miller heeft tien verschillende werkopstellingen ontworpen — elk te optimaliseren voor het doel, het karakter en de activiteit — die in te zetten zijn voor het creëren van een holistische kantooromgeving. Een Haven (toevluchtsoord) is bijvoorbeeld een privéruimte die gericht werken mogelijk maakt of simpelweg ruimte geeft om te ontspannen. Een Hive (Zwerm) lijkt veel op een coworkingplek die aanmoedigt tot individueel werk met terloopse feedback en samenwerking. Een Clubhouse (clubhuis) biedt verschillende soorten werkgebieden dichtbij elkaar om een basis te vormen waar teams kunnen samenwerken.
“Soms heb je rust nodig, soms heb je sociaal contact nodig, soms moet je wat leren en soms moet je met je voeten omhoog op de bank zitten en even met rust gelaten worden", zegt Primo Orpilla, directeur bij architectuurfirma O+A. O+A heeft kantoren ontworpen voor vele vooraanstaande technologiebedrijven, waaronder Facebook, Yelp en AOL.
O+A gebruikt de term “topologie” om de verschillende opzettelijk ontworpen opstellingen binnen een werkplek te beschrijven.
“Mensen hebben verschillende rituelen die afhangen van wat de taken van die dag zijn” zegt Orpilla. Op een bepaalde dag kan iemand zijn werkdag starten door een kopje koffie te halen, terwijl een ander een praatje maakt met zijn collega's en een derde direct zijn aandacht richt op een groot project. “We willen ervoor zorgen dat er ruimte is om alle rituelen uit te voeren die passen bij de stemming van die dag”, zegt hij.
“ Een volledig open kantoor is ineffectief. Vroeger hadden we gesloten kantoren en die waren ook ineffectief. Wat we nodig hebben is de juiste mix ”
— Greg Parsons
Ontworpen door O+A: kantoren van Cisco (boven), Open Table (linksonder) en Yelp (rechtsonder).
(Foto's: Jasper Sanidad)
De kantoren van O+A hebben grote open kantoorontwerpen, maar ze worden ondersteund door kleine, flexibele vergaderruimtes, lounges, telefoonhokjes, sociale gebieden en statafels voor spontane vergaderingen in de gang. De oude vuistregel was één vergaderruimte per 20 werknemers, maar kantoren van O+A hebben één vergaderruimte per vijf tot zeven werknemers, aldus Orphilla. In plaats van centraal een vergaderruimte te moeten boeken waar altijd veel vraag naar is, kunnen werknemers nu spontaan kiezen om bij elkaar te komen en samen te werken.
Dit soort dynamische kantoorruimte wordt steeds populairder, zeker in Silicon Valley, dat bekend staat om kantoorcampussen met beachvolleybalvelden en massagekamers. Maar zelfs in zo'n schijnbaar progressieve omgeving is het vasthouden van de balans nog steeds belangrijk. Je kunt een ruimte ontwerpen om interactie aan te moedigen, maar dit zal mislukken als mensen vanuit huis gaan werken om even alleen te zijn. Een kantoor kan alle pingpongtafels van de wereld hebben, maar als werknemers naar Starbucks lopen voor vergaderingen met kleine groepen, dan werkt het kantoor niet voor ze.
Uiteindelijk moeten de werknemers zich thuis voelen in het kantoorontwerp en ze moeten kunnen kiezen hoe ze het gebruiken.
“In theorie zou je je werk overal kunnen doen”, vult Scott Witthoft, medeschrijver van Make Space ann. “Een van de dingen die we in ruimtes hebben gezien die wij hebben ontworpen is het voordeel van het creëren van toevallige momenten waar mensen elkaar tegen kunnen komen, met elkaar kunnen praten en ideeën kunnen uitwisselen op dezelfde manier alsof je op straat loopt.”
Het is dit soort spontane interactie waarvan Parsons zegt dat het van onschatbare waarde is voor het hedendaagse kantoor.
“In de jaren '50 en '60 zetten we mensen gewoon op een rijtje en gaven ze een taak. Ze vormden een productielijn voor informatie. Het werk was repetitief en werd gedreven door het proces, en de fabriek was het model”, zegt Parsons. “Tegenwoordig zijn innovatie, nieuwe ideeën en creativiteit belangrijk. De manier waarop je met mensen omgaat is heel erg verschillend. Je koestert vrijheid en verandering en afwisseling.”
Vanuit het standpunt van faciliteiten en onderhoud kan het voor bedrijven aantrekkelijk zijn om simpelweg dezelfde set bureaus of werkhokjes op een werkvloer te plaatsen, die samen gekocht kunnen worden en eenvoudig te onderhouden zijn. Maar Parsons pleit ervoor dat het eigenlijk efficiënter is om verschillende soorten werkomgevingen in één ruimte te plaatsen.
“Vroeger hadden we voor iedereen op de werkvloer individuele hokjes en was 70 procent leeg. We kwamen erachter dat mensen liever bewegen dan een specifieke ruimte hebben waar ze aan zijn verbonden”, zegt Parsons. Ruimtes die goed worden gebruikt zijn veel economischer, bepleit Parsons. “Je kunt minder uitgeven door dingen te bieden die mensen echt willen en waarderen”, vult hij aan.
Ontworpen door O+A: kantoren van Cisco (boven), Open Table (linksonder) en Yelp (rechtsonder).
(Foto's: Jasper Sanidad)
En in competitieve vakgebieden ondersteunen de flexibele, aantrekkelijke werkplekken deze bewering op nog een andere wijze: ze trekken volgens Orphilla nieuwe mensen aan en zorgen voor behoud van personeel.
“Mensen houder ervan om in deze omgevingen rond te hangen”, zegt Orpilla.
Uiteindelijk vervult een gebalanceerde werkplek meer behoeften dan een werkvloer met uniforme werkhokjes of open tafels ooit kunnen doen. Parsons noemt het oude monolithische model “gemiddeld geweldig, maar specifiek erg slecht.”
Dat is de fout die bij de meeste kantoren wordt gemaakt: ze proberen één designoplossing te vinden voor alle werknemers en al hun teams. Maar balans gaat niet om het optellen van een aantal vereisten en het zoeken naar het beste gemiddelde; het gaat om het creëren van verscheidenheid.
“Ik heb meer succes gezien bij het mengen van meerdere extremen dan bij het proberen te vinden van een goede middenweg”, zegt Doorley.
Op een bepaalde manier is het een luxe van de digitale tijd dat bedrijven nu echt op de eerste plaats voor mensen kunnen ontwerpen in plaats van apparatuur of hardware. En als onze biologielessen ons iets hebben geleerd dan is het dat alle levende wezens balans nodig hebben.
- Meghan Edwards, “What Is Authentic Design in the Mobile Workplace?” (Wat is authentiek design op de mobiele werkplek?)
Interior Design, 11 november 2014. - Jonathan Mahler, “Cubicles Rise in a Brave New World of Publishing,” (Werkhokjes
zijn inopkomst in denieuwe uitgeverswereld )
The New York Times, 9november 2014. - Marti Trewe, “Is the open office concept really superior? Maybe, maybe not,” (Is het concept van een open kantoor echt superieur? Misschien wel, misschien niet)
The American Genius, 5 november 2014. - Steelcase, “The Privacy Crisis,” (De
privacycrisis ) 360 Magazine,uitgave 68. - Cisco, “Connected World Technology 2014 Report,” (Rapport Connected world technology 2014)” Cisco Systems, Inc.,
november 2014.
Gerelateerde artikelen
-
Opnieuw uitvinden van werk
-
Voorbereiden op groei
-
Op het werk met Studio 7.5
