Een klasse beter

Hoe creëer je een Living Office? Om deze vraag te beantwoorden, heeft WHY een bedrijf gevolgd dat zich van een situatie ontwikkelde waarbij het hoofdkwartier de groei in de weg stond, tot aan het resultaat waarin het bedrijf en de mensen goed kunnen gedijen. Dit is het tweede deel uit de serie.

Tekst: Mindy Koschmann

Illustraties: Geordie Wood

Een man leunt op een stahoogte terwijl hij met een vrouw op een Setu-kruk praat.

Mensen zijn het belangrijkste goed in elke organisatie. Toch zijn veel hedendaagse kantooromgevingen niet ontworpen om hun wensen en activiteiten te ondersteunen. Herman Miller biedt met Living Office een nieuwe soort werkomgeving, die gebaseerd is op wetenschappelijke inzichten in hoe mensen functioneren, het werk dat ze doen en het gereedschap dat ze nodig hebben om succesvol te zijn.

Het is 11 uur ’s ochtends op een donderdag in het nieuwe hoofdkwartier van Harry’s, een start-up die scheerproducten maakt. Aan het geluid te horen wordt er hard gewerkt. Een groepje productontwerpers zit in een grote, afgesloten vergaderruimte nieuwe ideeën te bedenken. Vertegenwoordigers van de klantenservice zitten aan lange tafels, in gesprek via headsets. Vlakbij zijn enkele workstations waar twee grafische ontwerpers aan een bureau een concept voor de website bespreken. Wanneer een van hen een telefoontje krijgt, verplaatst ze zich naar een bank in een nabijgelegen zithoek.

Ondanks de openheid van de lichte, bakstenen kantoorruimte, die een oppervlakte van ruim 2400 vierkante meter heeft, is het geluid van de pratende, typende en rondlopende mensen niet storend. Het constante geroezemoes vormt een prettige, energieke achtergrond om bij te werken – een groot contrast ten opzichte van het oude kantoor, dat op een zolderverdieping van 280 vierkante meter gevestigd was waarin elk geluid dermate werd versterkt dat mensen naar het trappenhuis vluchtten om een telefoongesprek te kunnen voeren.

Harry’s heeft Studio Tractor in de arm genomen, een architectenbureau in Brooklyn, en meubeldealer WB Wood, vanwege diens samenwerking met Herman Miller. Het bedrijf wilde een Living Office creëren, onder andere met het doel om alle afleidingen op het kantoor te reduceren. Living Office werkt via een op onderzoek gebaseerde aanpak om mensen en hun werk te begrijpen, en leek daarom een logische oplossing voor Harry’s. In de eerste aflevering hebben we de start-up gevolgd in het Living Office Discovery Process^SM, dat bedrijven helpt om te identificeren wat zij de wereld te bieden hebben, wie ze zijn en wat hun medewerkers doen. Vervolgens worden die inzichten toegepast op het ontwerp van hun werkruimte. In dit foto-essay tonen we het resultaat: een Living Office waar goed wordt gepresteerd, met verschillende omgevingen die de diverse activiteiten van het team bij Harry’s ondersteunen, die gemakkelijk kunnen worden uitgebreid als het aantal medewerkers groeit. Het is een omgeving waarin mensen gemakkelijk en op natuurlijke wijze samen kunnen werken aan het succes van het bedrijf.

Top: Executives meet with investors and other important guests in this formal Meeting Space. Left: At Harry's, you'll often find co-founder Jeff Radar in the office, chatting with colleagues. Right: Executives sit at a long bench near the entrance, so they are open and accessible to all.

EEN WAT FORMELERE VERWELKOMING
Harry’s ontvangt als groeiende start-up continu bezoekers, van potentiële werknemers tot journalisten en investeerders. In de oude ruimte liep iedereen door elkaar en was er geen mogelijkheid om mensen te ontmoeten of privégesprekken met bezoekers te voeren. Het was kenmerkend voor de informele aanpak van de organisatie. Maar tijdens het Discovery Process uitten de medewerkers bij Harry’s unaniem de wens voor een formelere uitstraling. Geen pakken en stropdassen, maar wel beter georganiseerd, hoogwaardiger en de mogelijkheid om op elk gewenst moment bezoek te kunnen ontvangen.

Een elegante ontmoetingsruimte bij de receptie van het nieuwe kantoor maakt precies dit mogelijk. De vergaderruimte is voorzien van Eames Aluminum Group-stoelen, een groot beeldscherm en een whiteboard en glazen wanden die, in tegenstelling tot de oude vergaderruimte, tot aan het plafond reiken. De managers van Harry’s hebben nu een ruimte die gezien mag worden en waar ze investeerders en belangrijke gasten kunnen ontvangen. Het managementteam zit aan een AGL tafel. Ze vroegen om een plek aan de voorzijde van het kantoor waar iedereen ze kan zien, zodat mensen zich vrij voelen even snel een praatje te maken over hun projecten of hun plannen voor het weekend. Op deze manier is het nieuwe kantoor ontworpen om het informele gevoel te bewaren dat zo kenmerkend is voor de cultuur van Harry’s, terwijl het ook de hogere mate van structuur biedt die nodig is om de snelle groei te ondersteunen.

Top: When colleagues need to have longer discussions that might distract others, they move to a casual seating area away from the main workspace. Left: Products grace the walls of the main corridor, making a bold visual impression on passersby. Right: When phone calls or projects require privacy and focus, people relocate to meeting rooms, which are designated for quiet activities.

SAMENWERKING ZONDER AFLEIDING
Makkelijke samenwerking tussen medewerkers heeft altijd een belangrijke rol gespeeld in de snelle groei van Harry’s. In het vorige kantoor waren gesprekken altijd een bron van afleiding voor anderen. Als er nu een kort gesprek in de hoofdwerkruimte uitloopt tot een uitgebreidere discussie, kunnen collega’s zich naar een ruimte verplaatsen die ingericht is als een openbare kantooromgeving met tafels en stoelen, specifiek ontworpen door fuseproject om spontaan teamwork te ondersteunen. Een scherm scheidt de ruimte af van de rest van het kantoor, zodat groepen kunnen samenwerken zonder anderen af te leiden. En als individuele aspecten zoals privételefoongesprekken of ingewikkelde ontwerpproblemen een hogere mate van concentratie vereisen, dan kunnen medewerkers zich in enkele kleine, afgesloten vergaderruimtes terug trekken.

Elementen die uitdrukking geven aan het merk Harry’s, zoals een display met fel gekleurde scheermessen, flessen scheerschuim en lotion, en foto’s, dienen om de verschillende functionele ruimtes te overbruggen. Bovendien herinneren ze iedereen eraan wat het doel is van het bedrijf: een geweldige scheerervaring bieden voor een schappelijke prijs.

Harry's café is a casual setting where people connect and share ideas over lunch.

GERICHT OP CONTACT
Harry’s ruime café is afgescheiden van de hoofdruimte en is ook een grote verbetering ten opzichte van het vorige pand, waar enkele tafels in een hoek gepropt waren waar mensen konden eten, orders verwerken, vergaderen en krap naast elkaar met laptops konden werken. In de nieuwe ruimte kunnen medewerkers samen van maaltijden genieten (of van snacks uit de goed bevoorrade koelkast) en spontaan vergaderen. Deze ontspannen omgeving biedt mensen meer gelegenheid om contact te maken, om ideeën te delen en over hun leven en werk te praten, wat uiteindelijk de medewerkers een sterk gevoel van verbondenheid geeft.

CULTURE CLUB
Van het begin af aan heeft de unieke bedrijfscultuur van Harry’s toptalent aangetrokken en binnengehouden. Dus naast de extra ruimte om te werken en te vergaderen, herinnert het nieuwe kantoor de bezoekers en medewerkers aan de waarden en doelen die hen in die ruimte samen hebben gebracht. Dankzij een groep lange Layout Studio tafels met Sayl-stoelen, ofwel Hive opstelling, kunnen teams van de productontwikkeling- en de digitale afdeling makkelijk omschakelen van individueel werk naar een snel gesprek met collega's, zodat ze nooit de 'bigger picture' uit het oog verliezen. In de werkruimte van de digitale afdeling toont een grote monitor livegegevens van de website van Harry’s, zodat het team continu feedback krijgt over wat er goed werkt en wat niet, en ze in real time aanpassingen kunnen doen. Deze grotere ontwerpkeuzes en kleinere details, zoals een klein stukje blauw uit het logo van Harry’s op de tafelpoten en in de wandversiering, brengen het merk Harry’s tot leven.

This Meeting Space is outfitted with everything people need to share ideas with colleagues both present and remote.

REDENEN OM TE VERGADEREN
Toen de medewerkers van Harry’s nadachten over de Meeting Spaces voor het nieuwe kantoor, stelden ze zichzelf de vraag: "Waarom vergaderen wij?” “Wat doen wij wanneer wij vergaderen?” “Welke middelen hebben wij nodig om onze ideeën te delen?” De antwoorden op deze vraag waren zo divers, dat het ontwerpteam plannen heeft gemaakt voor verschillende vormen van groepswerk; van de traditionele vergaderruimte waar een heel team de wekelijkse bespreking kan houden, tot aan projectkamers waar kleine groepen er goed voor kunnen gaan zitten en nieuwe ideeën kunnen ontwikkelen.

Top: In this Clubhouse, people can easily gather around a workstation to discuss a project. Left: When conversations at the desk become longer discussions, people move to a Cove so they can meet without distracting others. Right: Height-adjustable work surfaces encourage healthy transitions between sitting and standing throughout the day.

KOM ZITTEN
Wanneer mensen makkelijk gesprekken kunnen voeren, kunnen ze beter met elkaar verbinden, ideeën delen en problemen oplossen. En aangezien bij het Discovery Process naar voren kwam dat innovatie een topprioriteit is bij Harry’s, is het nieuwe kantoor voorzien van meer dan genoeg ruimte voor mensen om elkaar te ontmoeten (en niet alleen ruimtes die je moet reserveren). In deze werkbuurt die we Clubhouse noemen, kunnen mensen uit het grafische ontwerpteam gemakkelijk vergaderen door aan te schuiven aan een gebogen Locale werkblad om nieuwe campagnes te bespreken. Alle werkbladen zijn in hoogte verstelbaar en motiveren mensen om hun houding gedurende de dag aan te passen. Als enkele teamleden de behoefte hebben om de werkruimte te verlaten om even te kletsen zonder de afleiding van technologie, dan kunnen ze in de nabijgelegen Cove (beschutte plek) gaan zitten die voorzien is van Eames Shell stoelen en een comfortabele bank.

WAARDEOPBOUW
Van indruk maken op potentiële nieuwe werknemers en investeerders tot het faciliteren van productievere vergaderingen tussen medewerkers en de promotie van het merk; de nieuwe kantoorruimte van Harry’s is bijzonder waardevol gebleken voor de groei van het bedrijf, ook op manieren die lastiger, maar – zoals blijkt – niet onmogelijk te meten zijn. Kom binnenkort te weten hoe het onderzoeksteam van Herman Miller met Harry’s samenwerkt om de impact van het Living Office op zijn medewerkers en op het bedrijf te verwezenlijken.