Vijf belangrijke tips om teams op afstand te managen

Is het beheren van een team op afstand nieuw voor u? Ik heb de afgelopen tien jaar de kans gehad om verschillende teams op afstand te beheren en om op afstand te werken met een aantal zeer slimme collega’s van toonaangevende technologiebedrijven. Op basis van die ervaringen heb ik vijf suggesties om goed van start te gaan.

1. Begrijp de uitdaging

Het managen van werk op afstand is een inclusie-uitdaging. Mensen zijn doorgaans goed in staat om hun individuele werk van overal te doen. Maar de echte uitdaging bestaat erin om teamleden te helpen verbinding te maken, gehoord te worden en een gevoel van doelgerichtheid en verbondenheid te krijgen. Het is uw taak als manager om mensen te helpen het grotere plaatje van wat u probeert te bereiken voor ogen te houden en ze het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van het team. Het is uw rol om voorvechter te zijn van een gezonde, productieve, virtuele teamcultuur.

2. Werk asynchroon

Veel teams op afstand schakelen al snel over op webtools – Zoom, Skype, Go To Meeting, WebEx, enz. – om vergaderingen te organiseren. Deze oplossingen zijn nuttig, maar ze vereisen dat iedereen tegelijkertijd contact heeft. Dit kan het team vertragen, een uitdaging vormen voor introverte mensen en inbreuk maken op de persoonlijke tijd van teamleden in verre tijdzones. Kies in plaats daarvan Slack of Microsoft Teams als uw primaire communicatietool en gebruik webvergaderingen met mate. Creëer een Slack-kanaal of Microsoft-team voor uw project en moedig mensen aan om de hele dag door op elk gewenst moment te communiceren. U zult merken dat uw projecten sneller zullen verlopen en dat uw team meer interactie zal hebben. Als leider is het aan u om te leren over het platform dat u kiest (bekijk een tutorial!) en om zelf actief passend gedrag te demonstreren.

3. Stel protocollen op voor co-locatie

Als u een team hebt waarvan sommige leden zich op dezelfde locatie bevinden, maar andere op afstand, is het uw taak om protocollen op te stellen om ervoor te zorgen dat gesprekken teamgenoten op afstand niet uitsluiten. Zet de videocamera in de kamer aan tijdens webvergaderingen, zodat mensen op afstand kunnen zien wie er praat. Pauzeer het gesprek regelmatig – minstens elke tien minuten – om te vragen of teamleden op afstand opmerkingen of vragen hebben. Zorg ervoor dat iedereen aanwezig is wanneer u belangrijke beslissingen moet nemen en moedig gesprekken voor en na vergaderingen aan op Slack of Teams.

4. Wees sociaal

Bij werken op afstand krijgen teamleden vaak niet de informele sociale interacties die tijdens de werkdag plaatsvinden. Deze momenten zijn belangrijk voor het opbouwen van een teamcultuur. Overweeg om een Slack- of Teams-kanaal met de naam ‘kantinegesprekken’ toe te voegen en moedig mensen aan om leuke memes te posten of over de wedstrijd van afgelopen weekend te praten. Overweeg om virtuele koffiemeetings in te plannen of om de verjaardag of het jubileum van een teamlid te vieren.

5. Manage prestatie

Veel organisaties blijven de aanwezigheid op het werk beschouwen als een maatstaf voor de productiviteit (dat is het niet. Het is een maatstaf van gehoorzaamheid, maar dat terzijde.) Als dat het geval is voor uw organisatie, kunt u gaan nadenken over resultaatgerichte prestatiestatistieken en ervoor zorgen dat elk teamlid weet wat er van hem/haar wordt verwacht in de loop van uw project. Als leider moet u extra tijd en moeite nemen om wekelijks contact op te nemen met elk teamlid, liefst via video, omdat non-verbale communicatie tijdens één-op-één vergaderingen belangrijk is. Let bij de teamleden op verschijnselen van burn-out. Hoewel sommige organisaties zich misschien zorgen maken dat de productiviteit van medewerkers op afstand afneemt, is het probleem vaak het tegenovergestelde. Mensen kunnen het werk niet uitschakelen wanneer het thuis plaatsvindt over verschillende tijdzones.