Kan de inrichting van een kantoor het gemeenschapsgevoel stimuleren?
Casestudie Tavistock Development Company
Orlando, Florida, US
Download PDF (2.1 MB)
Case Studies
Casestudy: Tavistock Development Company
Dankzij het partnerschap met Herman Miller heeft Tavistock Development Company een kantoor gecreëerd dat het gevoel van gemeenschap bevordert bij de mensen die er werken.
At Tavistock Development Company, people don’t eat lunch at their desks. Why would they, when they can enjoy a meal in the real estate development firm’s bright, window-lined café. Against a backdrop of palm trees lazing in a blue Florida sky, accountants mingle with project managers, administrative assistants laugh with legal counsel, and marketing specialists catch up with urban planners. People who wouldn’t normally spend a lot of time together during the workday are getting a glimpse of what others are working on, and they are having fun doing it.
It wasn’t always this way. Before Tavistock’s president, Jim Zboril, and his team made the decision to consolidate three disparate offices into one location, it was nearly impossible for people to get together for any sort of occasion, lunch included. Tavistock’s Human Resources Director, Karen Duerr, recalls a failed attempt to gather everyone in a conference room for popsicles on one of the hottest days of the year. “It was so awkward,” she says. “There were 50 people squished into a room designed for about five.”
Tavistock’s dispersed and undersized offices also lacked enough space for people to effectively do their work, both together and alone. Aside from a handful of look-a-like conference rooms, an out-of-the-way breakroom, and a lobby that didn’t afford enough privacy for confidential discussions, employees had nowhere to work together on their community development projects.
“My executive team and I hogged all the conference rooms,” says Zboril. “The people that were actually getting all the work done didn’t have access to collaborative spaces.” Employees were scheduling important meetings offsite, a practice that was becoming a drain on both efficiency and the budget.
In Zboril’s opinion, these challenges signaled a problem that went far deeper than inefficiencies and inconveniences. If Tavistock wanted to maintain its reputation as a company that builds inspiring and supportive communities for clients, it would need to do the same for its employees.
Zboril and his leadership team knew they needed to get everyone together in one place, and the soon-to-be bustling Town Center at their marquee development project, Lake Nona, was the ideal spot. The next step—planning a workplace that would help employees interact with one another more—wasn’t so simple. Tavistock enlisted Herman Miller and Orlando-based Little Diversified Architectural Consulting (Little) to help.
“When we visited Herman Miller’s headquarters in West Michigan, one of the things that inspired us immediately was the energy,” says Zboril. “Walking into the space on a dreary winter day, it was alive, bright, and there was a vibe that was infectious. That’s something we needed to bring back to our environment. We started looking at the different types of spaces they had, and thinking about how we could create them for our own needs in Florida.”
The spaces Zboril recalls seeing are called settings—just one part of Herman Miller’s Living Office approach to creating workplaces where both people and organizations can prosper. Living Office provides organizations with a framework for creating settings based on people’s needs and daily work activities. Outfitted with a custom mix of furnishings and tools, these settings can unleash people’s potential to be more creative, collaborative, and engaged in their work.
Bij Tavistock Development Company lunchen mensen niet aan hun bureau. Waarom zouden ze ook? Ze kunnen ook genieten van een maaltijd in het met daglicht overgoten café van het vastgoedontwikkelingsbedrijf. Met een uitzicht op palmbomen tegen een blauwe Florida-lucht, werken accountants samen met projectmanagers, lachen administratieve hulpen met juridisch adviseurs en praten marketingspecialisten bij met stedenbouwkundigen. Mensen die normaal niet zoveel tijd met elkaar zouden doorbrengen krijgen nu een inkijkje in waar anderen mee bezig zijn en daar hebben ze veel plezier in.
Het is niet altijd zo geweest. Voordat de president-directeur van Travistock, Jim Zboril en zijn team de knoop doorhakten om de drie afzonderlijke kantoren op één locatie samen te voegen, was het vrijwel onmogelijk om voor welke gelegenheid dan ook bij elkaar te komen, inclusief de lunch. De directeur Human Resources, Karen Duerr, herinnert zich nog haar mislukte poging om iedereen in de vergaderruimte te krijgen voor waterijsjes op een van de warmste dagen van het jaar. “Het was zo raar,” vertelt ze. “Er zaten 50 mensen gepropt in een ruimte die voor ongeveer vijf mensen ontworpen is.”
De verspreide en kleine kantoren van Tavistock boden ook onvoldoende ruimte om mensen effectief te laten werken, zowel samen als alleen. Afgezien van een handvol op elkaar lijkende vergaderruimtes, een weggestopte kantine en een lobby die niet genoeg privacy bood voor vertrouwelijke besprekingen, hadden medewerkers geen plek om samen aan hun gemeenschapsontwikkelingsprojecten te werken.
“Mijn managementteam en ik bezetten alle vergaderruimtes,” aldus Zboril. “De mensen die daadwerkelijk al het werk deden, hadden geen toegang tot samenwerkingsruimtes.” Medewerkers organiseerden belangrijke vergaderingen op externe locaties, een praktijk die zowel inefficiënt als kostbaar begon te worden.
Volgens Zboril gaven deze uitdagingen een probleem aan dat veel dieper ging dan inefficiënties en ongemakken. Als Tavistock zijn reputatie wilde behouden als een bedrijf dat bouwt aan inspirerende en ondersteunende gemeenschappen voor klanten, dan zou het dat ook voor haar eigen medewerkers moeten doen.
Zboril en zijn managementteam wisten dat ze iedereen op één plek bij elkaar moesten krijgen en het bruisende centrum van hun grote ontwikkelingsproject, Lake Nona, bleek de ideale locatie. De volgende stap – een werkplek creëren waar werknemers beter met elkaar in contact konden komen – was nog niet zo eenvoudig. Tavistock schakelde de hulp in van Herman Miller en het in Orlando gevestigde Little Diversified Architectural Consulting (Little).
“Toen we het hoofdkantoor van Herman Miller in West Michigan bezochten, was de energie die we daar voelden een van de dingen die ons onmiddellijk inspireerden,” aldus Zboril. “Toen we op een sombere winterdag de ruimte binnenliepen, voelde het bruisend, licht en heerste er een aanstekelijke atmosfeer. Dat was iets dat we mee moesten nemen naar onze omgeving. We gingen kijken naar de verschillende soorten ruimtes die zij hadden en nadenken hoe we die konden creëren voor onze eigen wensen in Florida.”
De ruimtes die Zboril zich herinnert worden opstellingen genoemd – een van de onderdelen van de Living Office-benadering van Herman Miller voor het creëren van werkplekken waar zowel mens als organisatie optimaal in kan floreren. Living Office biedt organisaties een kader voor het maken van opstellingen die zijn gebaseerd op de wensen en dagelijkse werkzaamheden van mensen. Met een speciale mix van meubels en hulpmiddelen kunnen deze opstellingen het volledige potentieel van mensen ontketenen, waardoor ze creatiever zijn, beter samenwerken en zich meer bij hun werk betrokken voelen.
Living Office in ontwikkeling
Herman Miller nodigde Tavistock uit om deel te nemen aan een onderzoeksproject om de effectiviteit te meten van de Tavistocks werkplek vóór, tijdens en na de implementatie van haar Living Office. Deze onderzoeksgerichte aanpak lag volledig in lijn met de eigen werkwijze van Tavistock om gebruik te maken van gegevens bij gemeenschapsontwikkelingsprojecten.
Als onderdeel van dit onderzoek begeleidde Herman Miller werknemers en managers door het Living Office-ontdekkingsproces. Deze workshop helpt organisaties met het bepalen van hun doel, zakelijke prioriteiten, karakter en activiteiten.
Het directieteam startte het proces door het vaststellen van organisatorische doelen waarvan ze hoopten dat de nieuwe werkplek daaraan zou bijdragen. Dit waren het opbouwen van een sterker gemeenschapsgevoel onder medewerkers, het verbeteren van de efficiëntie en het aantrekken en behouden van toptalent.
Gedurende het Living Office-ontdekkingsproces geven werknemers de werkzaamheden aan die op dit moment wel en niet ondersteund werden door hun huidige werkplek.
In hun nieuwe werkplek kunnen de medewerkers van Tavistock kiezen uit verschillende opstellingen – waaronder deze Cove-opstelling (beschutte plek) – waar ze gesprekken kunnen voeren, kunnen bijkletsen of samen kunnen werken om problemen op te lossen.
Voor Tavistock was de volgende stap het bepalen van de lacunes tussen hun dagelijkse werkzaamheden en hun werkplek. Een groep medewerkers bestudeerde een lijst met tien veelvoorkomende werkzaamheden, bepaalden de werkzaamheden die het meest kritiek waren voor hun werk en brachten die activiteiten in kaart met de opstellingen die ze het beste zouden ondersteunen.
Ter aanvulling op deze inspanningen voerden de onderzoekers van Herman Miller enquêtes uit naar effectiviteit op de werkplek onder directieleden en werknemers, bekeken het gedrag van mensen en fotografeerden samen met werknemers elementen uit de ruimte die wel en niet ondersteunend waren.
De resultaten van dit onderzoek toonden aan dat de nieuwe ruimte ondersteuning zou moeten bieden voor de zeer collaboratieve activiteiten die de medewerkers van Tavistock gedurende de dag uitvoeren. Dit zijn onder andere langdurige gesprekken, langere perioden van gezamenlijk projectontwikkelingswerk en spontane besprekingen – activiteiten die in Living Office-taal bekend staan als Converse (converseren), Co-Create (cocreëren), Divide & Conquer (verdeel en heers) en Chat (bijpraten).
“We wisten natuurlijk al dat we verdeeld waren over drie verschillende panden, dus we werkten niet zo goed samen als zou kunnen,” aldus Human Resources Director Karen Duerr. “Het onderzoek toonde aan hoe belangrijk dit soort interacties voor ons werk zijn.”
Opstellingen onder constructie
“Herman Miller heeft ons dit idee van alternatieve manieren van werken laten zien,” aldus Ralph Ireland, Vice President of Development voor Tavistock. “In ons oude kantoor had ik bijvoorbeeld de keuze tussen mijn afgesloten kantoor of een vergaderruimte om te werken. Nu heb ik misschien wel 10 of 12 opties. Dit is een omgeving waarmee we op elk moment op elke manier kunnen werken zoals we willen.”
Elk van de acht soorten opstellingen van het Living Office van Tavistock is opzettelijk ontworpen om verschillende soorten individuele en groepswerkzaamheden te ondersteunen. Eén van deze opstellingen is een Workshop (werkplaats) – of wat de medewerkers van Tavistock “de brainstormruimte” noemen. De ruimte is groot genoeg om het hele constructieteam te behuizen voor het bespreken van een project. En met een mix van meubels die ontworpen zijn om creatieve samenwerkingen te bevorderen kunnen mensen zich vervolgens opsplitsen in kleinere teams om specifieke taken uit te voeren (een Living Office-activiteit die Divide & Conquer genoemd wordt).
In de Workshop komen mensen samen rond een lang werkoppervlak op stahoogte, waar ze plannen voor nieuwe ontwikkelingsprojecten kunnen doornemen. Rondom staan grote monitoren waarmee mensen projecten digitaal kunnen doornemen en in realtime veranderingen kunnen aanbrengen. En als iemand een telefoontje moet plegen, kunnen ze zich terugtrekken naar een groep fauteuils vlakbij.
“De brainstormruimte is alles op één plek,” aldus Cristyann Courtney, een Project Administrator bij Tavistock. “Je hebt whiteboardruimte, wat handig is als we de stroom van een proces proberen uit te denken. We hebben ook veel monitoren en vanwege de manier waarop de ruimte ontworpen is, heeft iedereen duidelijk zicht op alles wat er gepresenteerd wordt. Dit geeft ons een geweldige mogelijkheid om live aan zaken te werken en efficiënter te zijn.”
In deze Workshop-opstelling werken werknemers gelijktijdig aan verschillende onderdelen van een project – ze schetsen ideeën op een whiteboard, bespreken constructieplannen aan een tafel op stahoogte en zonderen zich van de groep af voor privégesprekken.
Naast de Workshop biedt het kantoor talloze plekken waar mensen samen kunnen werken. Wanneer een kort gesprek bij de werkplek uitloopt op een langere bespreking kunnen mensen verhuizen naar Cove-opstellingen, half-omsloten ruimtes die privacy bieden en ruimte die nodig is om ideeën te delen. Sommige van de Coves bij Tavistock zijn uitgerust met comfortabele fauteuils om informele gesprekken te ondersteunen. Andere Coves hebben werkoppervlakken op stahoogte en grote beeldschermen voor het delen van werk. In deze opstellingen kunnen mensen lange gesprekken over hun werk voeren zonder anderen in de buurt te storen.
Het centraal gelegen café (ook bekend als een Plaza-opstelling) zorgt voor een alternatieve plek waar mensen zich kunnen verzamelen voor gesprekken over alles, van ontwikkelingsplannen tot plannen voor het weekend. In de Plaza (plein) gaat gezelligheid hand in hand met werkzaamheden – activiteiten die plaatsvinden tijdens ‘happy hour’-bijeenkomsten, spontane feestjes om nieuwe deals te vieren en maandelijkse vieringen met een Tavistock-quiz of verkleedwedstrijd.
“Na de verhuizing stelde ik werknemers enkele vragen over nieuw HR-beleid dat voor hen het grootste verschil maakt,” aldus Debbie DeMars, Vice President, Human Resources and Internal Operations. “Er stonden dingen op de lijst zoals extra dagen betaald verlof en flexibele werktijden. Maar wat mensen het belangrijkste vonden, was het café en de bijeenkomsten die we daar hebben. Ze zijn leuk en mensen zijn er trots op. En voor ons is het een manier om mensen te vertellen wat er in het bedrijf plaatsvindt.”
Een plan voor persoonlijke ruimte
Om mensen zich prettig genoeg te laten voelen om “zich de ruimte eigen te maken,” werkten Zboril en zijn team samen met Herman Miller en architectuur- en ontwerpbureau Little om ervoor te zorgen dat het kantoor de juiste balans van opstellingen zou krijgen waar mensen zowel kunnen samenwerken, maar zich ook kunnen afzonderen om zich te focussen op taken zoals het lezen van een lang, vertrouwelijk document of het opstellen van een voorstel.
In het nieuwe kantoor kunnen mensen, als ze zich willen terugtrekken van de drukke werkplek, hun rust zoeken in de volledig omsloten Haven-opstellingen (toevluchtsoord). Hier kan men een paar uur op een laptop werken, aan de telefoon praten of een ingewikkeld probleem uitdenken.
De werkstations van de werknemers zijn ook uitgerust om mensen voor langere tijd op hun werk te helpen focussen en snel te kunnen schakelen als er een collega langskomt met een vraag. De ultra-ergonomische combinatie van Renew Sit-to-Stand-bureaus, Flo-monitorarmen en Embody-stoelen houdt mensen actiever gedurende de dag en geeft ze de flexibiliteit om technologie-apparaten in comfortabele posities te plaatsen.
“Gedurende de dag verstel ik mijn bureau constant op en neer,” aldus Project Administrator Christyann Courtney. “Als ik me sterk moet concentreren ga ik zitten. Maar als iemand naar me toe komt, doe ik hem direct omhoog zodat we samen staan. Het voelt gewoon als een meer natuurlijke manier om de ruimte te delen.”
Pad naar voorspoed
Accommodaties zoals ergonomische werkplekken en een meer diverse, open kantooromgeving helpen mensen beter samen te werken en hun werk beter te doen, terwijl het Tavistock in staat stelt om kritieke bedrijfsdoelen te halen, zoals het verhogen van de efficiëntie.
Voor Senior Managing Director Rashesh Thakkar zijn uitkomsten zoals deze een welkome verrassing. “Oorspronkelijk was ik niet overtuigd van het idee van een meer open kantoor,” aldus Thakkar. “Maar nu zie ik dat de flexibiliteit van de nieuwe ruimte energie geeft. Mensen lijken meer geïnspireerd en gelukkiger te zijn. Dat is allemaal goed voor de productiviteit.”
Van dineren tot vieren tot ontmoeten, de medewerkers van Tavistock kunnen verschillende sociale activiteiten in hun café uitvoeren. De enquêtes die na de verhuizing zijn gehouden, geven aan dat deze multifunctionele opstelling één van de voornaamste redenen is waarom werknemers van hun nieuwe werkplek genieten.
DeMars wijdt deze gigantische verbetering in het personeelsbehoud aan “de immateriële zaken.” “Het gaat niet alleen het salaris, het gaat niet alleen om de vrije tijd,” aldus DeMars. “Het gaat erom dat je je goed voelt als je naar je werk komt. Het gaat erom je trots te voelen en een gemeenschapsgevoel te hebben.”
Al deze veranderingen hebben geleid tot een aanzienlijke verbetering van de algehele effectiviteit op de werkvloer en de werknemerstevredenheid bij Tavistock. Om deze verbetering te kwantificeren, heeft Herman Miller directieleden en medewerkers begeleid in een Leesman-enquête. Hoewel de vorige accommodaties van Tavistock 48,7 van de 100 punten scoorden op de Leesman-schaal, ontving het nieuwe hoofdkantoor 85,5 punten – meer dan 25 punten hoger dan de Leesman Global Benchmark van 60,7. Met deze uitstekende beoordeling verdiende Tavistock een Leesman+-accreditatie.
Voor de President van Tavistock, Jim Zboril, betekent dit dat hij en zijn team geslaagd zijn in hun missie van het creëren van een werkplek die de bedrijfswaarden beter uitdraagt. “Dit kantoor draagt uit dat we doen wat we zeggen binnen onze gemeenschapsontwikkelingsprojecten,” aldus Zboril. “Het is om mensen heen ontworpen en dat voel je direct als je hier komt. Ik denk dat dat heel erg krachtig is.”
