Slack and Company

Een wandeling door Millennium Park, een lange rit in een trein, een verbluffend uitzicht op de skyline – inspiratie kan overal vandaan worden gehaald, met name voor het creatieve team van Slack and Company, een business-to-business marketingbureau met een licht kantoor hoog boven de Chicago River.

Vroeg in de ochtend kijkt bedrijfsoprichter Gary Slack vaak met een kop koffie in de hand uit over de boten die over de rivier langs de gebouwen en bruggen varen. Dat is een goed moment om te vieren wat een enorm, creativiteitsinspirerend geschenk het stadsbeeld is voor zijn team van grafische en digitale ontwerpers, copywriters, strategen en art directors. Het is ook een belangrijke herinnering aan hoezeer een omgeving van invloed is op iemands kijk op werk en de organisatie.

“Elk raam biedt een geweldig uitzicht en is een geweldige manier om inspiratie op te doen,” aldus Slack. “Het is iets dat onze werknemers – mijn collega’s – echt waarderen, omdat het hun gevoel versterkt dat ze in een kwalitatieve, hoogwaardige omgeving werken.”

Slack geeft veel om het creëren van een optimale werkervaring voor zijn mensen. Sterker nog, hij heeft de gebruikelijke Chief Executive Officer laten vervangen voor de titel van Chief Experience Officer – een titel die wellicht beter past bij de werknemersgerichte manier van bedrijfsvoering.

“Zoals ik het zie maakt iedereen elke ochtend een keuze om naar het werk terug te gaan,” aldus Slack. “Mijn belangrijkste doel is dus dat zodra mensen wakker worden, ze niet kunnen wachten tot ze weer naar kantoor mogen gaan.”

Nog niet eens heel lang geleden werkten de kantoren van Slack and Company nog niet zo hard mogelijk om mensen enthousiast te maken om elke dag naar kantoor te gaan. Dat was een groot probleem voor een bedrijf waarvan de creatieve oplossingen afhankelijk zijn van collega’s die samenwerken aan het bedenken van ideeën, verfijnen van strategieën en het lanceren van campagnes. De leden van Slacks creatieve team waren beperkt tot kantoorcellen met weinig ruimte voor aantekeningen en het delen van ideeën en hadden moeite om samen te werken.

“In onze oude ruimte droegen we koptelefoons en stuurden we elkaar vaak chatberichten,” aldus Elisa Ivany, een Creative Director bij Slack. “Als we wilden vergaderen moesten we een afgesloten vergaderruimte boeken.”

Dit gebrek aan verbondenheid werkte ook door in de relatie van de werknemers met het management. “Vroeger had ik mijn eigen kantoor,” aldus Ron Klingensmith, Chief Creative Officer. “Het gaf me wel wat privacy, maar het creëerde ook een soort barrière tussen mij en mijn creatieve team.”

Al deze fysieke en sociale belemmeringen eisten ook hun tol op de betrokkenheid en creativiteit en maakten het voor Slack and Company moeilijk om zichzelf te bewijzen als een bedrijf dat zich zowel richt op strategisch denken als op superieur ontwerp. Het zorgde er ook voor dat ze hun strategische bedrijfsdoelen niet haalden, waaronder het verhogen van de efficiëntie en het bevorderen van kennisdeling tussen werknemers. Daarom nam Gary Slack het besluit om het hoofdkantoor van zijn bedrijf uit te breiden naar een aangrenzende ruimte van 167 vierkante meter en het in Chicago gevestigde architecten- en ontwerpbureau Gensler en Herman Miller in de arm te nemen om te helpen.

“Toen we aan dit project begonnen, wilden we de moraal opvijzelen. De trots die mensen voelen als ze hier elke dag naartoe komen,” aldus Slack. “We wilden ook de productiviteit en efficiëntie verhogen, en misschien nog belangrijker, de kwaliteit van ons denken, onze creatieve product, verbeteren en het dusdanig verheffen dat onze klanten het zouden merken en potentiële klanten ons sneller zouden inhuren.”

In de loop van het project werd Slack steeds meer aangetrokken tot Living Office, de visie van Herman Miller op mensen, werk en de werkplek. Met de inzichten van Living Office kunnen organisaties met hun ontwerppartners samenwerken aan het creëren van sterk presterende werkplekken die de werkervaring van mensen verbeteren en bedrijven helpen hun doelen te bereiken.

“Ik denk dat het verhaal achter Living Office niet alleen gaat over hoe een kantoor als geheel kan presteren, maar ook hoe je een omgeving kunt opbreken en elk individu binnen die ruimte succesvol kunt maken,” aldus Sheryl Schulze, Senior Project Director bij Gensler.

En om de leden van het creatieve team van Slack and Company succesvol te laten zijn, moesten ze gemakkelijk kunnen wisselen tussen individuele taken, snelle gesprekken met collega’s, spontane brainstormsessies en meer formele bijeenkomsten om concepten voor klantcampagnes door te nemen.

“In de nieuwe ruimte konden we flexibel loungemeubels plaatsen, waardoor je gemakkelijk een paar stoelen bij elkaar kan zetten en even met een collega kan praten,” aldus Schulze. “Of je kunt een klant over de vloer laten komen en een meeslepende sessie houden waar je wat mobiele whiteboards naartoe kunt halen.”

Naast een zeer flexibele werkplek heeft het Slack-team nu ook verschillende opstellingen waar ze kunnen werken en vergaderen – allemaal doelbewust ontworpen en ingericht op basis van het Living Office-kader voor het begrijpen van mensen, het werk dat ze doen en de instrumenten en meubels die ze daarvoor nodig hebben.

Een lichte, open Plaza-opstelling (plein) bij de receptie vormt de basis van de werkplek van Slack. “Het staat absoluut in het centrum van de ruimte,” aldus Klingensmith. “We hebben een groot scherm aan de wand en die hebben we al enkele keren gebruikt om workshops aan onze klanten te geven. Het is ook warm en uitnodigend en het brengt mensen van beide kanten van het kantoor bij elkaar.” Als mensen in deze ruimte bij elkaar komen, delen ze maaltijden, werken ze samen aan campagnes en kletsen ze bij. “Meestal verhuizen mensen rond een uur of drie naar de Plaza om daar de rest van de dag te werken,” zo vertelt Ivany. “Het is er aangenaam en open en er komt veel licht binnen.”

De nieuwe toevoegingen aan de werkplek van Slack brengen mensen ook op andere manieren bij elkaar. In Cove- (beschutte plek) en Workshops-opstellingen (werkplaats) die rondom de ruimte liggen, kunnen mensen op de prikborden en mobiele whiteboards gemakkelijk elkaars werk bekijken en daarop reageren.

“Je staat versteld van de hoeveelheid mensen die langskomen om te kijken naar het werk dat we nu op de muren kunnen prikken,” aldus Klingensmith. “Wij noemen ze ‘drive-bys,’ waar we het werk voor langere tijd laten hangen zodat mensen er kritiek op kunnen leveren. Het helpt ons om ons werk aan te scherpen en sneller beslissingen te nemen. Hierdoor werken we veel efficiënter.”

Verbeteringen in efficiëntie en kennisuitwisseling onder teamleden en tussen directieleden en personeel hebben een parallel pad gevolgd, voornamelijk vanwege de openheid van de nieuwe ruimte, die mogelijk is gemaakt door de Canvas Office Landscape-werkstations met hun lage schermen die elke ruimte scheiden.

“Nu ik bij mijn team zit, kan ik even naar iemand toelopen en een snel gesprek voeren,” aldus Klingensmith. “Ik weet veel beter wat er speelt op de afdeling omdat ik gesprekken kan meeluisteren en we samen problemen kunnen oplossen. Het heeft me de kans geboden om dichterbij mijn team te komen, ze te pushen en ons werk een stuk beter te maken.”

Misschien wel het belangrijkst is dat Slack and Company in staat was om al deze werkverbeterende en bedrijfsversterkende winsten te halen terwijl ze het unieke, zelfs eigenzinnige karakter van het bedrijf hebben weten te behouden.

“Een van de doelen van dit project was het creëren van een omgeving die flexibiliteit mogelijk maakt; niet alleen in het soort werk dat wordt uitgevoerd en de plekken waar mensen kunnen werken, maar ook in de manier waarop mensen hun ruimte kunnen personaliseren,” aldus Schulze. “Er is maar één regel: wees jezelf. Dit is geen museum. Het is een omgeving waar in gevierd en geleefd moet worden.”

In de hele ruimte zijn dan ook levendige uitspattingen te vinden – van een enorme roze gorilla bungelend aan de dakspanten, tot sierkussens die zijn gesierd met de gezichten Mr. T en Patrick Swayze, tot een levensgrote uitsnede van Marilyn Monroe die over een van de grafische ontwerpers waakt als ze aan haar bureau werkt. Deze grillige elementen worden afgewisseld met kleurrijke Eames Shell-stoelen, elegante Wireframe-banken en Spun-stoelen waar mensen kunnen zitten, draaien en plezier kunnen maken tijdens het werk.