Kan de inrichting van een kantoor efficiëntie verbeteren?

Harry’s voormalige hoofdkantoor was in wezen één reusachtige werkruimte, een loft van 280 vierkante meter in de New Yorkse wijk SoHo. De ruimte voldeed prima in de begindagen van het bedrijf. Het open kantoor leende zich voor interactie en omdat er niet zoveel medewerkers waren, was er voor mensen voldoende ruimte om zich even af te scheiden. Maar op het moment dat het bedrijf was uitgegroeid tot een team van 65 mensen, had de werkplek veel van zijn charme verloren. Bedrijfsanalisten bestudeerden spreadsheets zij aan zij met de spraakzame vertegenwoordigers van de klantenservice en productmonsters en verpakkingsmateriaal lagen tot in de receptie.

“Het was hectisch,” zo herinnert Scott Newlin, Design Director voor het mannenverzorgingsbedrijf zich nog goed. “Al die energie geeft een geweldige impuls, maar het is nadelig voor je dagelijkse werkzaamheden als je een telefoongesprek probeert te voeren en dat niet lukt.”

Inefficiëntie: de kosten van doormodderen

Geplaagd door het aanhoudende geroezemoes van gesprekken en activiteiten zochten mensen hun toevlucht tot de buitenste gang en trappenhuizen voor privégesprekken en telefoontjes. Vergaderingen waren weer een heel ander probleem. Met slechts twee vergaderruimtes die gedeeld moesten worden, werden mensen gedwongen om in de goederenlift af te spreken.

“We spraken daar midden in de winter af. Dan droegen we onze winterjassen en zaten we aan een kleine kartonnen tafeltje dat in het midden stond,” zo vertelt Jeff Raider, Harry’s mede-oprichter en mede-CEO. “Dat was het moment waarop we wisten dat we meer gedeelde ruimte nodig hadden.”

Het was meer dan alleen het ongemak van het vergaderen in liften dat het bedrijf ertoe bewoog om nieuwe accommodaties te zoeken. Het kantoor van Harry’s belemmerde de collaboratieve creativiteit die de start-up van twee jongens met een idee voor het verbeteren van de scheerervaring hielp groeien naar een florerend bedrijf.

“Er zijn maar weinig mensen binnen ons bedrijf die een project van start tot finish kunnen afmaken,” vertelt Raider. “Het is vrijwel altijd een teaminspanning. Maar in onze oude ruimte waren we beperkt. Het merendeel van ons kantoor moesten we toewijzen aan individuele werkplekken en bureaus, waardoor we niet veel ruimte overhadden waar mensen samen konden komen.

Het kantoor belemmerde ook de efficiëntie van de medewerkers. Er gingen uren verloren aan het heen en weer sturen van e-mails om vergaderingen te plannen in de enige vergaderruimte. En met de beperkte opslagruimte – ver weg van de werkruimte – liepen mensen grote afstanden voor de meest eenvoudige taken.

Veel werknemers waren gewend geraakt aan de valkuilen van een uit zijn jasje gegroeid kantoor, maar voor nieuwe mensen en potentiële werknemers leken deze kleine ergernissen overweldigend.

“Er kwamen wel wat mensen binnen die graag voor het bedrijf wilden werken,” aldus Newlin. “Ik denk dat de oude ruimte en het geroezemoes, zijn energie en de hectiek echt iets waren waarover ze even rustig moesten nadenken, of ze wel konden werken in een dergelijke ruimte.”

Nieuwe inzichten door ontdekking

De tijd was rijp voor een nieuwe ruimte en voor een nieuwe manier van denken over de werkplek. Harry’s werkte met Studio Tractor en Herman Miller samen aan het ontwerp van hun nieuwe ruimte van 2.415 vierkante meter. En omdat Harry’s de problemen met de oude ruimte wilde voorkomen, keek het bedrijf naar Herman Miller en zijn Living Office®-kader om beter te kunnen begrijpen hoe zijn mensen werken, om de soorten opstellingen te zien die hun activiteiten ondersteunen en om een werkplaats te creëren waar iedereen met trots in verblijft.

Om deze reis te beginnen begeleidde Herman Miller Harry’s door het Living Office-ontdekkingsproces, wat bedrijven helpt met het identificeren van hun doel, zakelijke drijfveren, karakter en activiteiten. Hiermee kunnen een organisatie en haar ontwerppartners de opstellingen bepalen die de wensen van mens en bedrijf het beste ondersteunen en kunnen ze een werkplek creëren met de juiste mix van deze ruimtes.

Het directieteam startte het proces door het vaststellen van de belangrijkste organisatorische doelen waarvan ze hoopten dat de nieuwe werkplek daaraan zou bijdragen. Dit waren onder andere kennis delen, het verhogen van de efficiëntie en het aantrekken en behouden van toptalent.

Vervolgens kwamen focusgroepen van medewerkers bij elkaar om de aspecten van het karakter van de organisatie te identificeren – was het meer formeel of informeel, uniform of divers – waarna ze de dagelijkse werkzaamheden identificeerden en prioriteerden. De focusgroepen kwamen onderweg ook een aantal verrassingen tegen.

Van bevindingen tot plattegronden

De eerste openbaring was de wens van het personeel om de organisatie – en het kantoor – een formeler karakter te geven. Na te hebben gewerkt in een chaotisch, open kantoor dat hun activiteiten niet ondersteunde, verlangde het personeel van Harry’s naar meer structuur, organisatie en efficiëntie.

“Als een groep in een kleine ruimte werkt zonder echte wanden of grenzen of gebieden voor specifieke taken – letterlijk een open vloerplan – dan denk ik dat iedereen snakt naar een beetje structuur,” aldus Newlin. “Op dat moment klinkt een privé-kantoor als een verademing.”

Een tweede en net zo belangrijke ontdekking was dat hun ruimte geen ondersteuning bood aan alle activiteiten die mensen gedurende de dag uitvoerden – nieuwe producten creëren, e-mails en telefoontjes beantwoorden, snelle en langere gesprekken voeren en samen problemen oplossen, om er maar een paar te noemen.

“In het ontdekkingsproces hebben we onze activiteiten en plattegrond echt gekwantificeerd.” aldus Newlin. “We hebben zoveel vergaderruimtes nodig, we hebben zoveel een-op-een gespreksruimtes nodig, zoveel loungegebieden waar je met je laptop op schoot kunt werken.”

De juiste opstellingen, juist geplaatst

Dit soort inzichten heeft Harry’s en het ontwerpteam van Studio Tractor geholpen om het nieuwe kantoor te transformeren tot een divers landschap met opstellingen waarvan ze wisten dat die een breed scala aan activiteiten zou ondersteunen – geen gemakkelijke opgave in de reusachtige nieuwe ruimte van Harry’s. “Met 2.400 vierkante meter is de truc om ervoor te zorgen dat de ruimte er niet uitziet als een spookstad,” aldus Mark Kolodziejczak, architect bij Studio Tractor. “Met Living Office, heb je verschillende opstellingen die verschillende activiteiten ondersteunen. De opstellingen liggen verspreid, maar ze zorgen ervoor dat activiteiten op zinvolle afstand van elkaar plaatsvinden.”

Medewerkers hebben nu formele Meeting Spaces (ontmoetingsruimtes) waar ze kunnen presenteren voor potentiële investeerders, kleine Coves (beschutte plek) voor informele gesprekken, en drukke Hives (zwerm) waar klantenservicevertegenwoordigers hun e-mails kunnen beantwoorden of even snel met collega’s kunnen praten. In de Clubhouse-opstelling kunnen grafisch ontwerpers gemakkelijk samen creëren. En als een taak in stilte uitgevoerd moet worden, kunnen mensen plaatsnemen in Havens (toevluchtsoord) – omsloten ruimtes die perfect zijn om te telefoneren of om problemen uit te denken.

Met al deze verscheidenheid en de vrijheid om in de opstelling te werken die het beste bij hun wensen past, waren de medewerkers van Harry’s enthousiast om naar de nieuwe ruimte te verhuizen. Maar de ware test kwam zes maanden later toen Herman Miller kwam kijken of de opstellingen het personeel daadwerkelijk hielpen om gemakkelijker met elkaar in contact te komen en efficiënter te zijn. Hiervoor moest Herman Miller een robuust, plaatselijk onderzoek uitvoeren met behulp van verschillende methodes, waaronder plaatselijke observatie en uitgebreide onderzoeken onder leiding en personeel.