Fatto per crescere

Le persone sono in assoluto le risorse più importanti di qualunque organizzazione, eppure molti degli uffici di oggi non sono pensati per supportarne le esigenze e le attività. Con Living Office, Herman Miller propone un nuovo tipo di luogo di lavoro, basato su una comprensione degli individui, del lavoro che svolgono e degli strumenti di cui hanno bisogno per avere successo, che deriva da ricerche approfondite.

Erano solo le 11:00 di un martedì mattina alla sede centrale della startup Harry’s, azienda di prodotti per la rasatura, ma avrebbero potuto essere le 23:00 in uno dei tanti bar e ristoranti nelle vicinanze, nel quartiere newyorkese di Soho. Le pareti della sala riunioni dove Scott Newlin, direttore della progettazione prodotti, e Jenni Lee, direttore del brand e del marketing si erano riuniti, non arrivavano al soffitto. Pertanto, nella sala riunioni entrava prepotentemente il rumore proveniente dallo spazio adiacente (un loft simile a una caverna con file e file di persone che lavoravano fianco a fianco seduti alla scrivania). Sopra le loro teste, le condutture dell'aria a vista continuavano a ronzare, mentre una finestra rotta da molto tempo sbatteva senza sosta.

In questa mattina della fine di dicembre, il caos era tanto distraente quanto entusiasmante, nonché un indicatore del rapido successo dell'azienda. In appena due anni, Harry’s era cresciuta da due dipendenti che avevano avuto un'idea per dare all'esperienza della rasatura un'identità nuova a un'azienda con 65 dipendenti e una base di clienti di oltre 500.000 unità, sempre in crescita. 

La crescita dell'azienda era stata così rapida che gli ambienti erano stati necessariamente posti in secondo piano. Nell'affollato spazio aperto di quasi 280 metri quadri, i business analyst fissavano i loro fogli di lavoro accanto a rumorosi addetti all'assistenza clienti, mentre campioni di prodotti e materiali di imballaggio tracimavano fino alla reception. Tutti sembravano essere impegnati a contribuire alla crescita di Harry's, ma questo ufficio sovraffollato stava di fatto limitando le potenzialità di crescita dell'azienda.

"Un giorno, da noi arrivò un tipo per un colloquio di lavoro. A lui l'azienda piaceva, ma mi disse che non pensava che sarebbe mai riuscito a lavorare in quell'ambiente", dice Newlin. "Per me fu una rivelazione. Dobbiamo riuscire a utilizzare il nostro spazio come strumento per dire che questo è un buon posto per lavorare, che vogliamo le persone migliori e che abbiamo creato il migliore ambiente possibile per avere quelle persone."

Gli spazi ridotti non mettevano solo a rischio la capacità di Harry's di acquisire tutti i talenti di cui aveva bisogno per crescere, ma compromettevano anche la soddisfazione e l'efficienza dei dipendenti e, in ultima analisi, i loro risultati. Si perdevano ore scambiandosi e-mail per convocare riunioni nell'unica sala riunioni, mentre i dipendenti erano costretti a sostare nel corridoio o sulle scale per le fare una telefonata di lavoro o intrattenere una conversazione privata. 

Era decisamente arrivato il momento di fare qualcosa per rimediare alla situazione. A metà del 2014, Newlin e il suo team trovarono uno spazio di oltre 2.400 metri quadri a Soho e si affidarono allo studio di architettura Studio Tractor di Brooklyn. Per arredare gli spazi si rivolsero a WB Wood, azienda che scelsero per il suo ottimo lavoro con Herman Miller, per la creazione di ambienti Living Office per i clienti. Basato su un approccio di ricerca per comprendere più a fondo le persone e il loro lavoro, Living Office sembrò una soluzione naturale per Harry’s, che si affida a dati ricavati da frequenti sondaggi e iniziative di coinvolgimento per garantire la soddisfazione di clienti e dipendenti.

Da molto tempo l'interesse di Herman Miller era rivolto alla progettazione rivolta ai singoli individui e alle loro mutevoli esigenze sul posto di lavoro. Negli anni Sessanta, gli studi di Robert Propst sul funzionamento del mondo del lavoro lo portarono a concludere che: “L'ufficio di oggi è un deserto. Fiacca la vitalità, blocca i talenti, impedisce di raggiungere a buoni risultati”. La sua soluzione fu Action Office, un sistema adattativo che si adattava al modo in cui le persone lavorano effettivamente e che poteva facilmente essere modificato a fronte delle nuove esigenze dei singoli individui e delle organizzazioni.  

Oggi Herman Miller collabora con leader di pensiero e designer per applicare una conoscenza più approfondita degli individui ai moderni luoghi di lavoro. Questo lavoro ha evidenziato sei esigenze fondamentali che hanno tutti: scopo, appartenenza, risultati, autonomia, stato e sicurezza. Quando sul luogo di lavoro queste esigenze sono soddisfatte, gli individui sono meglio preparati per contribuire al successo della propria organizzazione. 

Herman Miller ha creato Living Office per aiutare le organizzazioni a soddisfare in modo migliore le esigenze umane fondamentali. Mediante un Living Office Discovery Process℠ fondato sulla ricerca, specialisti appositamente formati aiutano le organizzazioni a individuare le proprie finalità, il proprio carattere e le proprie attività, ovvero, rispettivamente, ciò che offrono al mondo, chi sono e che cosa fanno le loro persone. Le informazioni ottenute da questo processo possono essere utilizzate per alimentare il progetto di un Living Office che rifletta la cultura esclusiva di ogni organizzazione.

Nel caso di Harry’s, questo processo è stato gestito dagli specialisti in Living Office James Cesario e Jennifer Abbattista. Nell'arco di due giorni, i dipendenti si sono riuniti per formare focus group nell'unica sala riunioni dell'azienda, cosa che ha rappresentato un ottimo promemoria del motivo per cui era necessario spostarsi in un nuovo ufficio. 

SCOPRIRE IL CARATTERE
Il secondo passo nel processo di scoperta è la determinazione del carattere, quell'esclusiva serie di valori e di tratti caratteristici che rende un'azienda unica fra tutte le altre. La comprensione del carattere può aiutare le organizzazioni a creare spazi di lavoro che esprimano quello che sono e che le aiutino a progredire per arrivare a ciò che vogliono diventare.

Per far questo, i focus group hanno usato un sistema di adesivi circolari di diversi colori per capire dove essi ritenevano che l'azienda si trovasse in relazione a vari spettri di caratteri. Era più formale o informale? Indipendente o interdipendente? Uniforme o diversificata?

Gli accumuli di adesivi circolari si formarono attorno alle parole informale, adattativa e autonoma: tutti tratti che descrivevano l'attuale stato di Harry’s. Contemporaneamente, altri raggruppamenti di adesivi circolari si erano formati all'altra estremità dello spettro, attorno alle parole formale, coerente e guidata. Questi punti rappresentavano lo stato futuro desiderato: un'azienda più strutturata e organizzata che operasse in un ufficio più strutturato e organizzato.

Risultati come questo sono significativi, poiché al giorno d'oggi molte aziende tendono a ritenere che un ufficio con spazi aperti sia la panacea per migliorare coinvolgimento, attrazione e ritenzione. Secondo Abbattista, questo criterio è applicabile solo ad alcune aziende.

“Di solito, le aziende più giovani desiderano un po' più di struttura, mentre le organizzazioni più affermate sentono spesso il bisogno di muoversi nella direzione opposta”, spiega Abbattista. “Si tratta di capire le proprie persone per creare un luogo che sia adatto a loro”.