Un perfetto senso di equilibrio

Con tutte le tecnologie mobili e digitali attualmente disponibili, la creazione di un ufficio sembrerebbe un'operazione piuttosto semplice. La definizione dell'ambiente di lavoro non è più dettata da esigenze di accesso ai sistemi informatici centrali o a ingombranti sistemi di archiviazione. Gran parte delle risorse di cui gli utenti necessitano per svolgere le proprie mansioni è disponibile sui loro PC portatili e smartphone. Tutto ciò di cui gli utenti hanno bisogno è un luogo in cui accomodarsi, da soli o in compagnia dei colleghi.

Tuttavia, alla luce dei fatti, quella che sembrerebbe essere un'operazione piuttosto semplice si rivela tutt'altro. Gli utenti sono alla ricerca di qualcosa che vada ben oltre una semplice scrivania: desiderano trascorrere le proprie giornate in un ambiente stimolante, che li aiuti a raggiungere i propri obiettivi e il proprio benessere fisico e cognitivo, a mantenere la concentrazione e a interagire in modo produttivo con i colleghi. Eppure, le aziende che valutano di progettare un ambiente d'ufficio moderno ed efficiente per i propri dipendenti si trovano di fronte a una serie di opzioni variabili e contraddittorie.

In realtà, un rapido sguardo alla letteratura nata sulla progettazione di ambienti d'ufficio rivela un approccio "casuale" ai lavoratori e alle loro esigenze specifiche. Per esempio, alcune pubblicazioni sottolineano i potenziali vantaggi generati dal passaggio a un ambiente di lavoro "free-address" orientato alla mobilità,¹ diversamente da altre, che invece esaltano la stabilità legata all'assegnazione dei lavoratori a postazioni individuali.² È difficile annuire quando si leggono articoli che parlano di "ascesa degli uffici open space",³ quando bisogna fare i conti con le avvisaglie di un'imminente "crisi della privacy".⁴ A volte si legge di come le aziende stiano facendo il vero passo in avanti con la migrazione da computer desktop a PC portatili, mentre altre relazioni suggeriscono che "la maggior parte dei professionisti appartenenti alle generazioni X e Y è del parere che, entro il 2020, il dispositivo di connessione in rete più importante per i lavoratori sarà lo smartphone (o altri dispositivi indossabili)". ⁵ Nel tentativo di dimostrare le ultime tendenze di pensiero in termini di risorse umane, tecnologie e ambienti di lavoro, emerge chiaramente che non si tratta tanto di spostare l'ago della bilancia, quanto di cambiare completamente direzione.

Facendo un piccolo passo indietro, sembra impossibile che i lavoratori e le loro esigenze cambino così tanto di anno in anno. È ipotizzabile che una persona che l'anno scorso prediligeva un approccio collaborativo e una concezione di ufficio "open plan" sia improvvisamente diventata introversa e necessiti di una postazione indipendente e silenziosa?

Scott Doorley, direttore creativo presso la d.school di Stanford e co-autore con Scott Witthoft di Make Space, una guida al design di ambienti basato su un approccio creativo, ritiene che la risposta a questa domanda sia "no".

"Le esigenze dei lavoratori rimangono coerenti", dichiara Doorley. Doorley inoltre delinea un insieme di requisiti dell'ambiente di lavoro cui attribuisce un certo grado di stabilità nel corso del tempo: "Le persone cercano un senso di appartenenza, necessitano di spazi privati e accoglienti e hanno bisogno di aree dedicate in cui riporre i propri strumenti".

Gli uffici di O+A dispongono di ampie aree "open plan", ma sono completati da una serie di flessibili aree riunioni, aree lounge, cabine telefoniche, aree per la socializzazione, oltre che da tavoli ad altezza utente per meeting improvvisati in corridoio. In linea di massima, l'azienda puntava inizialmente ad avere una sala riunioni ogni 20 dipendenti. Tuttavia, alla luce dei fatti, gli uffici di O+A dispongono di una sala riunioni ogni 5-7 dipendenti, racconta Orpilla. Anziché dover prenotare una sala riunioni tramite il sistema centrale, con il rischio di trovarla sempre occupata, gli utenti possono scegliere di riunirsi e collaborare in pieno movimento.

Questo tipo di ufficio dinamico sta acquisendo sempre più popolarità, soprattutto nella Silicon Valley, area molto nota per la presenza di campus aziendali con campetti da beach volley e sale massaggi. Tuttavia, mantenere il giusto equilibrio rimane fondamentale anche in un ambiente apparentemente così progredito. È possibile progettare uno spazio capace di favorire l'interazione, che tuttavia può rivelarsi inefficace se gli utenti iniziano a lavorare da casa per poter usufruire di brevi momenti di pausa e inattività. Un ufficio può avere tutti i tavoli da ping pong di questo mondo ma, se i dipendenti finiscono per andare al bar dietro l'angolo per organizzare piccoli meeting, è evidente che questo tipo di ufficio non è funzionale per loro.

In ultima analisi, i dipendenti devono poter investire nella configurazione del proprio ufficio e scegliere liberamente che uso farne.

"Ipoteticamente, potremmo svolgere il nostro lavoro ovunque ci troviamo", aggiunge Scott Witthoft, co-autore di Make Space. "Uno degli aspetti salienti negli spazi che abbiamo progettato è rappresentato dal reale beneficio associato alla creazione di occasioni di interazione casuale, in cui gli utenti possono raggiungere facilmente i colleghi, discutere e scambiarsi idee, come se si incontrassero per strada".

È questo tipo di interazione spontanea che Parsons considera inestimabile nell'ufficio moderno.

"Negli anni '50 e '60 ci limitavamo a mettere le persone in fila, assegnando a ciascuna di loro una specifica mansione. Si trattava sostanzialmente di una linea di assemblaggio basata sulla trasmissione di informazioni. Il lavoro era ripetitivo e orientato al processo, e il modello di riferimento era quello della fabbrica tradizionale", spiega Parsons. "Oggi, invece, l'innovazione è importante per favorire la creatività e la nascita di nuove idee. Le modalità di gestione delle persone sono completamente diverse. Bisogna promuovere la libertà, il cambiamento e la varietà".

Dal punto di vista strutturale e della manutenzione, l'installazione dello stesso gruppo di scrivanie o postazioni all'interno del medesimo ambiente può apparire allettante per le aziende, poiché semplifica le esigenze di riconfigurazione e manutenzione. Tuttavia, Parsons sostiene che potrebbe essere più efficace installare diversi tipi di ambienti operativi all'interno di un unico spazio.

"In passato, queste postazioni individuali erano riservate a tutti i dipendenti dell'ufficio, con la conseguenza che circa il 70% delle postazioni rimaneva inoccupato. A nostro avviso, chi lavora preferisce godere della massima libertà di movimento e disporre di uno spazio specifico a cui rimanere ancorato. Gli spazi ben utilizzati risultano anche più economici. È possibile spendere meno offrendo agli utenti ciò che effettivamente desiderano e giudicano importante", dice Parsons.

Inoltre, nei settori più competitivi, la presenza di ambienti di lavoro flessibili e attraenti può rafforzare la "bottom line" in un altro modo: Orpilla ritiene che questo favorirebbe nuove assunzioni e migliorerebbe il tasso di permanenza nell'azienda degli attuali dipendenti.

"Gli utenti amano trascorrere il loro tempo in questo tipo di ambiente", ricorda Orpilla.

In ultima analisi, un ambiente di lavoro equilibrato è in grado di soddisfare un maggior numero di esigenze rispetto a una configurazione con postazioni singole o scrivanie aperte. Parsons riprende il tradizionale modello monolitico del "complessivamente efficiente, ma carente nelle specifiche".

Si tratta dell'errore che viene commesso spesso in molti uffici: la ricerca di una soluzione univoca per tutti i dipendenti e tutti i team. Tuttavia, raggiungere il giusto equilibrio non significa necessariamente aggiungere una molteplicità di requisiti per trovare il giusto compromesso. La chiave sta piuttosto nella creazione di una maggiore varietà di soluzioni.

"Ho trovato molto più proficuo abbinare diversi estremi anziché cercare una sorta di terreno comune", dichiara Doorley.

In un certo senso, è un lusso dell'era digitale il fatto che le aziende abbiano la possibilità di iniziare a progettare i propri ambienti, privilegiando le persone anziché le proprie esigenze in termini di strumenti e attrezzature. E, se le lezioni di biologia ci hanno insegnato qualcosa, questo è che tutti gli esseri viventi hanno bisogno di una forma di equilibrio.