Il legame vitale fra improvvisazione e innovazione

Punti chiave

• Le aziende che innovano più rapidamente sono spesso quelle di maggior successo e l’innovazione richiede nuovi modi di pensare e di lavorare.
• La caratteristica distintiva dei team innovativi è il modo fluido e improvvisatio in cui si spostano fra le diverse attività.
• Esempio di come il luogo di lavoro possa essere utilizzato in modo strategico per raggiungere obiettivi di business, la configurazione Clubhouse è stata pensata per supportare il modo di lavorare dei team innovativi.
• Locale è stato pensato per essere specificamente adatto ad ambienti altamente collaborativi, come i Clubhouse.

In un recente sondaggio svolto da PwC, il 78 percento dei CEO di tutto il mondo dice di aspettarsi che le loro iniziative di innovazione creino nuovi modi “significativi” per produrre utili nei prossimi tre anni.¹ Ci sono pochi dubbi fra i dirigenti d’azienda sull’importanza dell’innovazione. Esiste anche un sorprendente accordo su come favorire al meglio questo risultato aziendale apparentemente sfuggente: riunire le persone e offrire loro uno spazio in cui possano sviluppare le idee fra loro.

Uno studio internazionale commissionato da Google ha individuato una correlazione dell’81 percento fra collaborazione e innovazione. Un esempio di questa correlazione emerge dal report: “I dipendenti del Regno Unito a cui viene offerta l’opportunità di collaborare sul lavoro, hanno una probabilità quasi doppia di contribuire con nuove idee alla propria azienda”.²

I tipi di pensiero in forma libera, sintesi e coinvolgimento sociale necessari per inventare e reinventare con successo nuove soluzioni ai problemi sono molto diversi dal lavoro procedurale, lineare e algoritmico che ci permette di ridimensionare, ripetere e massimizzare le soluzioni che già conosciamo.

Mentre il lavoro è cambiato, diventando più fluido, creativo e collaborativo, molti uffici sono rimasti uguali. La maggior parte degli uffici è ancora orientata al lavoro lineare e offre solo due tipi principali di spazi, cioè le postazioni di lavoro e le sale riunioni. Per contribuire a risolvere questo problema, Herman Miller svolge continue ricerche per acquisire una migliore comprensione delle persone, del lavoro e dei luoghi. Alcune di queste ricerche ci hanno portato allo sviluppo della struttura Living Office, che aiuta le organizzazioni e i loro partner di progettazione a creare ambienti d’ufficio costituiti da configurazioni ottimizzate per supportare particolari attività.

Nello studiare come le aziende promuovono le condizioni in cui possano prosperare team innovativi e creativi, la nostra ricerca ha mostrato che la natura di questi team e del loro lavoro è spesso all’insegna dell’improvvisazione.³ Il loro approccio alle attività lavorative era simile a quello di un gruppo jazz, dove ciascun elemento improvvisa e suona separatamente dagli altri. I membri passavano spesso e in modo fluido dal lavoro individuale al lavoro di gruppo. Passavano dal creare nuove idee come gruppo numeroso a lavorare in parallelo in gruppi più piccoli, per portare a termine il lavoro. I membri del team facevano queste transizioni quando era necessario, non in base a una procedura o a un piano.

Incubatore di innovazione: il Clubhouse

Ogni organizzazione è unica, e così deve essere anche il suo luogo di lavoro. Anche quando due aziende condividono lo stesso obiettivo, la loro formula spaziale di configurazioni sarà probabilmente diversa, in funzione di altri fattori, come le finalità e il carattere dell’azienda.

Anche se non esiste un modo solo per fare innovazione, una particolare configurazione, il Clubhouse, è stata creata in modo specifico per supportare le attività lavorative fluide, improntate all’improvvisazione, dei team altamente collaborativi. In un Clubhouse, i membri del team non devono mai sacrificare la connessione tra loro per lavorare in una configurazione ottimizzata per l’attività in atto. Possono rimanere immersi nel loro lavoro, raggiungendo una situazione di flusso.

Anatomia di un Clubhouse

Il Clubhouse è particolarmente adatto ai team altamente collaborativi, in quanto contiene cinque tipi di zone di lavoro, vicine l’una all’altra, per supportare le attività del team. Mentre la sistemazione effettiva di queste cinque zone varierà in base alla natura del lavoro e alle interazioni del team, l’aspetto essenziale è la loro prossimità. La nostra ricerca ha mostrato che questi team ritenevano quella presenza fisica come essenziale per il team e per il loro lavoro. Quando i membri del team sono in grado di lavorare fianco a fianco, è più facile per loro connettersi, fare domande, risolvere problemi insieme e attrarre energia gli uni dagli altri.

Il primo tipo di zona di lavoro di un Clubhouse comprende una serie di punti di lavoro individuali, pensati e organizzati in modo da supportare l’interazione fra i membri del team oltre che il lavoro individuale. Questa zona serve come campo base, dove i membri del team possono trascorrere la maggior parte del tempo e dove hanno luogo molte delle transizioni fluide. Dotato di strumenti, supporto ergonomico e spazio personale adeguato al lavoro, è il luogo migliore per svolgere del lavoro individuale continuando a essere presente per il team. La sua struttura aperta aiuta il team in vari modi. Poiché i membri del team possono vedere e ascoltare come lavorano gli altri colleghi, questo contribuisce a stabilire e consolidare le norme all’interno del team. Linee di visuale libere semplificano inoltre la collaborazione fra i membri del team e la possibilità di offrire immediatamente del feedback. 

I Clubhouse sono inoltre dotati di uno spazio semi privato in cui piccoli gruppi possono lavorare insieme senza distrarre gli altri membri. Questa zona di lavoro è appannaggio del team, personalizzata per soddisfarne le esigenze e in generale offre un modo per “cambiare un po’ le cose”, sia come punto di vista che come postura. Aperto, visibile e di facile accesso, questo spazio è vicino ai punti di lavoro individuali del Clubhouse, pur essendone visivamente separato.

L’“epicentro”, un’altra delle zone di lavoro, è il cuore e la linfa del Clubhouse. Questo spazio comune appartenente al team è sempre disponibile per i membri affinché possano utilizzarlo per lavorare e socializzare ed è abbastanza grande per riunire l’intero team. L’epicentro connette le persone, trasmette un’identità spesso attraverso oggetti esposti su una superficie e contribuisce al senso di appartenenza. Un epicentro funziona meglio quando è molto visibile e vicino ai singoli punti di lavoro. 

Il quarto tipo di zona di lavoro all’interno di un Clubhouse è il “muro della consapevolezza”: un’area dedicata a esporre il lavoro e i processi di tutto il team. Rendere visibili il lavoro e i processi incrementa la responsabilizzazione, esorta gli interventi e aiuta il team a stabilire nessi con altro lavoro, identificando i pezzi mancanti. Tutto questo aumenta l’efficacia e l’efficienza del team. Quando i membri del team possono vedere e reagire a schemi di flusso, bozze e cronoprogrammi, per esempio, il lavoro procede più velocemente.

Infine, un Clubhouse ha una zona di non disturbo in cui uno o due membri del team possono rifugiarsi per conversazioni private o per lavorare singolarmente “a testa bassa” pur mantenendo il contatto con il resto del team. Idealmente, questa zona di lavoro è di facile accesso, poiché spesso la necessità di conversazioni private si manifesta improvvisamente. 

Contenendo questa particolare miscela di aree di lavoro in stretta vicinanza fra loro, il Clubhouse supporta lo stile improntato all’improvvisazione dei team collaborativi, riducendo il tempo perso nella fase di passaggio fra le diverse attività e promuovendo la connessione e l’appartenenza fra i membri del team.

La logica di Locale

Mentre i Clubhouse possono essere realizzati con una varietà di prodotti, Locale di Herman Miller è stato progettato appositamente per adattarsi ad ambienti dalle alte prestazioni, cioè i Clubhouse. “La collaborazione non è lineare, laddove un’idea porta direttamente a un’altra, migliorando e conquistando consenso man mano che procede”, spiega Kim Colin, co-designer di Locale insieme a Sam Hecht. “Al contrario, il processo è imprevedibile e spontaneo, casuale e un po’ caotico”.⁴

Colin ed Hecht hanno creato Locale con l’intenzione di permettere ai membri del team di passare con continuità fra lavorare insieme e da soli, fra posture sedute e in piedi, il tutto in ambienti di ufficio “open plan”.

“Locale accosta parti diverse dell’ufficio”, dice Hecht. “Non deve essere necessario spostarsi in spazi completamente separati per lavorare con stili diversi”.⁵

Gli elementi di Locale – una varietà di superfici di lavoro regolabili in altezza, tavoli mobili, separatori e cavalletti, armadietti di archiviazione ed espositori – offre alle persone la flessibilità di creare configurazioni personalizzate per il lavoro individuale e le riunioni informali. E le sue superfici curve “per stare uniti” trasmettono apertura, invitano all’interazione e ospitano comodamente più collaboratori, stili di lavoro, posture e strumenti.

Il collaudo in John Deere

Un piccolo gruppo di manager dell’Intelligent Solutions Group (ISG) di John Deere ha sperimentato direttamente i vantaggi di usare Locale per creare una configurazione Clubhouse. Il team è rimasto particolarmente soddisfatto dal modo in cui Clubhouse prevede più punti per le attività individuali e di gruppo e la libertà di spostarsi istantaneamente e in modo intuitivo fra di essi.

“Se devi riflettere prima di collaborare, allora stai perdendo tempo”, taglia corto Casey Schrock, Direttore delle strutture in John Deere. “Per il modo di lavorare del nostro team ISG, sembra essere sempre presente questo interscambio fra il lavoro individuale e quello di gruppo. Più velocemente riusciamo a passare dall’uno all’altro, più efficienti possiamo essere”.⁶

La combinazione fra una configurazione Clubhouse e Locale è molto potente. Un’attenta composizione dei vari elementi di Locale supporta i più ambiziosi obiettivi di Clubhouse, creando un ambiente diversificato ed estremamente regolabile in cui i membri del team possono spostarsi fluidamente fra le attività individuali e il lavoro comune nel corso della giornata. E l’improvvisazione, pietra miliare dei team innovativi, diventa non solo possibile ma assolutamente naturale.