Può il design dell’ufficio promuovere i valori dell’azienda?

Entrare nell’ufficio di MASS Design Group, in una grigia mattina di Boston, è come ritrovarsi nella terra di Oz. Le pareti, tinteggiate in bianco e giallo limone, sono costellate di oggetti provenienti dal Ruanda e da Haiti. Piante lussureggianti animano angoli bui: i verdi rappresentanti delle regioni in cui MASS ha costruito scuole e ospedali. Le ampie finestre conferiscono allo spazio un’atmosfera luminosa e arieggiata, che fa sembrare di essere a metà estate più che a inizio primavera.

Lo spazio ha un’aria diversa. Speciale. Quel tipo di spazio in cui una persona potrebbe fare qualcosa di importante. E nell’ufficio di MASS, un’azienda di architettura no profit, è proprio quello che succede. È possibile vedere l’ampiezza della presenza globale dell’azienda nelle fotografie allineate lungo le pareti: una struttura in Malawi che ospita donne in gravidanza in attesa del parto, un centro per la cura del colera ad Haiti, un ospedale in Ruanda che i co-fondatori Michael Murphy e Alan Ricks hanno progettato quando erano all’Università.

“È stata un’esperienza così forte che ha rivelato il valore di ciò che il design potrebbe regalare al mondo”, confessa Ricks. “Volevamo che l’esperienza continuasse. Abbiamo trasformato MASS da un piccolo gruppo di volontari in una no profit di oltre 75 persone, che lavorano in oltre dodici paesi”.

Oggi, il team di MASS cerca di portare un design bello e funzionale alle persone che ne hanno più bisogno: gli ammalati, gli svantaggiati e coloro che si occupano di queste persone.

“Per ogni progetto ci chiediamo: ‘in che modo architettura e design formano il nostro benessere fisico, mentale ed emotivo?’”, spiega il co-fondatore Michael Murphy. “Vogliamo sapere come dar forma a un ambiente di ufficio e capire la produttività e l’automotivazione. Come misuriamo queste cose? Come possiamo progettare spazi per favorirle?”

Rivisitare il luogo di lavoro

Quando il team MASS pose queste domande in merito al proprio spazio di lavoro, un ampio edificio in stile loft in cui si era recentemente spostato, non fu soddisfatto delle risposte. Lo spazio era suddiviso in tre zone distinte, che isolavano le persone fra loro: non una buona premessa per un gruppo di architetti e designer che basava il proprio lavoro su una risata, un confronto attivo e una discussione approfondita.

“Quando ci siamo spostati in questo ufficio avevamo un sacco di spazio ma nessun particolare tipo di spazio per lavorare”, ricorda Patricia Gruits, Direttore della ricerca in MASS. “Avevamo scrivanie e una cucina, ma non riuscivamo a mettere insieme le persone in modo produttivo o a facilitare quei tipi di lavoro che avevamo bisogno di fare”.

E, in base alla loro convinzione per cui lo spazio determina il comportamento, Murphy e Ricks capirono che dovevano riconsiderare il design del loro luogo di lavoro. “Stiamo cercando di far crescere un’organizzazione in cui i designer di maggior talento lavorino sulle sfide più difficili”, dice Ricks. “Vogliamo che il nostro ambiente permetta alle persone di avere successo. E disporre di uffici che sostengano la missione del nostro gruppo è essenziale”.

Sapendo che un ambiente di ufficio disfunzionale non li aiutava a promuovere il ruolo del design per migliorare la vita delle persone, Murphy e Ricks chiesero aiuto a Herman Miller. Le organizzazioni hanno la comune convinzione che il design debba essere sia olistico che umanistico. La metodologia di Herman Miller per trasformare questa convinzione in realtà è Living Office, un approccio alla progettazione di spazi basato sulla ricerca che aiuta le organizzazioni a realizzare luoghi di lavoro efficienti, confortevoli e stimolanti.

Nell’ambito di questo approccio, il team di specialisti Living Office di Herman Miller collabora con i progettisti per mettere a punto ogni elemento di un luogo di lavoro in modo che rifletta la natura delle persone e il lavoro che svolgono. L’ufficio diventa, così, una testimonianza degli obiettivi di un’organizzazione e un veicolo per guidare tutti verso il proprio obiettivo.

Alla scoperta di Living Office

Per iniziare il processo di revisione del design, gli specialisti Living Office hanno condotto il team MASS attraverso il processo di scoperta di Living Office. Nel corso di questo workshop, la leadership di MASS ha collaborato con Herman Miller per identificare il proprio carattere, le proprie finalità e obiettivi: chi sono, che cosa fanno e perché lo fanno.

Grazie a questo lavoro, il team ha scoperto una disparità fra il proprio stile altamente collaborativo di lavorare insieme (colloqui informali, conversazioni di più lunga durata e frequenti sessioni di lavoro per suddividere e infine padroneggiare attività complesse) e il layout del proprio spazio di lavoro, favorevole all’isolamento. Per rimediare a questa situazione, le persone di MASS hanno collaborato con Herman Miller per mappare le proprie attività su specifiche configurazioni che le avrebbero aiutate a lavorare insieme in modo più efficace.

Successivamente, come complemento di questo lavoro, MASS ha incaricato Herman Miller di condurre una completa ricerca interna, comprendente osservazioni e sondaggi approfonditi fra la leadership e il personale, per capire in quale misura lo spazio di lavoro stesse aiutando le persone a svolgere il proprio lavoro. Herman Miller ha studiato anche la capacità del luogo di lavoro di promuovere le principali priorità dell’azienda, fra cui rafforzare il legame delle persone con il marchio MASS e agevolare il lavoro di gruppo quando e come fosse necessario. Al termine della ricerca, Herman Miller ha fornito a MASS una relazione con una descrizione dettagliata dei risultati emersi prima, durante e dopo l’introduzione di Living Office, fra cui l’analisi dei risultati statisticamente più significativi.

Una spaziosa e luminosa Plaza attira le persone da tutte le parti dell’ufficio. Qui si incontra spesso il co-fondatore Alan Ricks, appollaiato su un tavolo alto, mentre lavora con il suo laptop e chiacchiera con chi passa per prendere una tazza di caffè o uno spuntino. Sempre qui, Rick conduce ogni mese delle riunioni con tutto il team. Lo spazio non manca perché le persone possano incontrarsi, condividere le ultime novità sul loro lavoro e rimanere collegate con la missione di MASS.

“A volte può esserci un distacco, se lavori a Boston su un progetto che magari è all’estero”, ammette Gruits. “Uno dei modi con cui possiamo davvero capire l’impatto del nostro lavoro è di condividere i risultati di quei progetti reciprocamente. Avere un momento per festeggiare un successo e condividere le difficoltà è davvero importante”.

Un più stretto legame fra le persone e il loro lavoro è solo uno dei miglioramenti che si sono osservati in MASS.  “L’equilibrio fra gli ambienti di lavoro, le aree ristoro e le sale riunione facilita le miriadi di interazioni che si verificano durante il giorno e creano un ambiente più favorevole”, osserva Rick. “Investire nella creazione di quel tipo di varietà di spazi che favoriscono le interazioni sociali ha prodotto un cambiamento essenziale”.

“Ho parlato di progettare un ufficio attorno alle attività e alla produttività, creando diversi ambienti che fossero adatti per i tipi di interazione che si verificavano durante tutta la giornata”, ricorda Scovel. “Abbiamo creato un ufficio con una varietà di spazi: uffici privati, postazioni di lavoro con pareti basse in modo che le persone potessero rimanere in contatto, e scrivanie condivise con chi capitava lì per lavorare solo per poche ore”.

È un luogo di lavoro non dissimile dall’ufficio di MASS, dove Scovel ha portato i componenti del team BHCHP in visita per aiutarli a capire il tipo di impatto che il design può avere. “È in quel momento che hanno capito quanto sia facile lavorare e interagire quando l’ambiente è progettato in base alle persone”, dice Scovel. “E questo non per il linguaggio o per le idee intimorenti dei designer di grido, ma per la realtà dei fatti”.

Ora il team finanza di BHCHP ha tipi diversi di configurazioni che consentono di rimanere connessi, di colloquiare e di avere risposte a domande che bloccano il lavoro: forme basilari di comunicazione che non avvenivano spontaneamente nel vecchio ufficio. All’ombra di un murale che rappresenta il presidente e fondatore di BHCHP, il dottor James O’Connell, mentre cura un paziente nelle strade di Boston, i dipendenti di BHCHP hanno un costante promemoria della loro missione e sono meglio attrezzati per lavorare insieme e realizzarla.