Può il design dell’ufficio migliorare l’efficienza?

La precedente sede di Harry’s era essenzialmente un unico ambiente di lavoro simile a una caverna, un loft da 280 metri quadrati nel quartiere SoHo a New York. Lo spazio andava abbastanza bene nei primi tempi di vita dell’azienda. L’“open office” si prestava all’interazione e, poiché i dipendenti non erano molti, c’era abbastanza spazio perché le persone potessero isolarsi dalla mischia. Ma quando l’azienda crebbe fino a raggiungere i 65 dipendenti, il luogo di lavoro perse parte del suo fascino. I business analyst fissavano i loro fogli di lavoro accanto a rumorosi addetti all’assistenza clienti, mentre campioni di prodotti e materiali di imballaggio tracimavano fino alla reception.

“Era una cosa febbrile”, ricorda Scott Newlin, Design Director dell’azienda di prodotti da uomo per la cura della persona. “Tutta quell’energia crea un grande impulso, ma danneggia la quotidianità, quando stai solo provando ad avere una conversazione telefonica e non ci riesci”.

Inefficienza: il costo di accontentarsi

Afflitte dall’esasperante brusio di conversazioni e attività, le persone cercavano rifugio nel corridoi e lungo le rampe di scale esterne all’ufficio, per avere conversazioni private e fare telefonate. Le riunioni erano un altro problema. Con due sole sale riunioni da condividere, le persone erano costrette a riunirsi nel montacarichi.

“Ci riunivamo là in pieno inverno, vestiti con i cappotti e seduti attorno a un piccolo tavolo di cartone al centro”, ricorda Jeff Raider, co-fondatore e co-CEO. “A quel punto abbiamo deciso che ci serviva più spazio condiviso”.

Non era solo la scomodità di riunirsi nel montacarichi che spinse l’azienda a cercare una nuova sistemazione. L’ufficio di Harry’s stava smorzando la creatività collaborativa che aveva aiutato la start-up a crescere dai due ragazzi con un’idea per migliorare l’esperienza di rasatura a un business di successo.

“Sono pochi quelli nella nostra azienda che possono vedere un progetto dal suo inizio alla fine”, dice Raider. “Riguarda quasi sempre un lavoro di gruppo. Ma nel nostro vecchio spazio eravamo vincolati. Dovevamo dedicare gran parte dell’ufficio alle scrivanie e agli spazi di lavoro individuali e questo non lasciava molto spazio perché le persone potessero riunirsi”.

L’ufficio stava anche minando l’efficienza dei dipendenti. Si perdevano ore per mandare avanti e indietro e-mail per programmare riunioni nell’unica sala riunioni. E con un’area limitata di archiviazione, posta molto lontano dallo spazio di lavoro, le persone giravano in tondo per portare a termine semplici attività.

Molti dipendenti avevano imparato a sopravvivere alle ristrettezze di un ufficio strapieno, ma per le nuove persone e i possibili neoassunti, queste difficoltà sembravano insormontabili.

“Abbiamo ricevuto un paio di persone che erano interessate a lavorare per l’azienda”, ricorda Newlin. “Credo che il vecchio spazio e il suo brusio, la sua energia e la sua confusione, fossero davvero qualcosa per cui avrebbero dovuto sedersi e decidere se avrebbero potuto lavorare in uno spazio come quello”.

Nuove conoscenze attraverso la scoperta

Era venuto il momento di un nuovo ufficio e di un nuovo modo di pensare al luogo di lavoro. Harry’s ha lavorato con Studio Tractor e con Herman Miller per progettare il suo nuovo spazio di circa 2415 metri quadrati. Poiché Harry’s voleva evitare le difficoltà con cui aveva avuto a che fare nel vecchio spazio, guardò a Herman Miller e al suo sistema Living Office® per comprendere meglio le modalità in cui le sue persone lavoravano, individuare i tipi di configurazione che avrebbero supportato le loro attività e creare un luogo di lavoro in cui tutti fossero fieri di soggiornare.

Per iniziare questo percorso, Herman Miller guidò Harry’s attraverso il processo di scoperta di Living Office, che aiuta le aziende a identificare le loro finalità, i fattori di crescita del business, il carattere e le attività. Questo permette a un’organizzazione e ai suoi partner di progettazione di assegnare una priorità alle configurazioni che meglio sosterranno le esigenze delle persone e del business nonché di creare un luogo di lavoro con il giusto mix di questi spazi.

I dirigenti dell’azienda diedero il via al processo, identificando gli obiettivi organizzativi che speravano il nuovo luogo di lavoro avrebbe contribuito a raggiungere. Fra questi promuovere la condivisione delle conoscenze, migliorare l’efficienza, attrarre e trattenere i migliori talenti.

Poi, un focus group di dipendenti si riunì per individuare gli aspetti del carattere dell’organizzazione – se era più formale o informale, uniforme o diversificata – e per individuare e assegnare una priorità alle attività lavorative quotidiane. Nel corso del lavoro, i focus group scoprirono alcune sorprese.

Dalle scoperte ai progetti

La prima rivelazione fu il desiderio del personale che l’organizzazione, e il loro ufficio, assumesse un carattere più formale. Dopo aver lavorato in un ufficio “open plan” caotico, che non supportava le loro attività, i dipendenti di Harry’s cercavano più struttura, organizzazione ed efficienza.

“Come gruppo che lavora in un piccolo spazio senza vere pareti o barriere né zone per attività specifiche – letteralmente un “open plan”” – credo che quello che succeda è che si abbia un grande bisogno di struttura”, dice Newlin. “A quel punto, gli uffici privati cominciano ad avere un certo fascino”.

Una seconda e ugualmente importante scoperta era che lo spazio non supportava tutta la gamma di attività che le persone svolgevano nel corso della giornata: creare nuovi prodotti, rispondere alle e-mail e alle telefonate, avere rapide chiacchierate e conversazioni più lunghe, e risolvere i problemi insieme, solo per citarne alcune.

“Tramite il processo di scoperta, riuscimmo a ricondurre le nostre attività e il nostro spazio a dei numeri”, spiega Newlin. “Avevamo bisogno di questo numero di sale riunione, di questo numero di spazi per le conversazioni individuali, di questo numero di zone lounge in cui fosse possibile mettersi il laptop sulle ginocchia e lavorare”.

Le giuste configurazioni, opportunamente posizionate

Informazioni come queste aiutarono Harry’s e il team di design di Studio Tractor a trasformare il nuovo ufficio in un diverso panorama, con configurazioni che si fosse certi che avrebbero supportato tutta una gamma di attività, impresa non facile nel nuovo spazio cavernoso di Harry’s. “Con 2.500 metri quadrati, il trucco è fare in modo che lo spazio non sembri una città fantasma”, osserva Mark Kolodziejczak, architetto dello Studio Tractor. “Con Living Office si dispone di diverse configurazioni che supportano diverse attività. Le configurazioni sono disperse, ma permettono di svolgere delle attività ad una giusta vicinanza le une dalle altre.

Ora i dipendenti hanno Meeting Space (Aree riunioni) formali in cui possono svolgere presentazioni per potenziali investitori, piccole Cove (Baie) per conversazioni informali e dinamici Hive (Alveari) in cui gli addetti all’assistenza clienti possono scorrere le e-mail e avere rapide chiacchierate con i colleghi. Nella configurazione Clubhouse (Circolo) i graphic designer possono facilmente creare insieme. E se un’attività ha bisogno di quiete, le persone possono rifugiarsi negli Haven (Rifugi), ambienti chiusi perfetti per fare telefonate o concentrarsi sui problemi lavorativi.

Con tutta questa varietà e la libertà di lavorare nelle configurazioni che meglio ne soddisfano le necessità, i dipendenti di Harry’s non vedevano l’ora di spostarsi nel nuovo spazio. Ma il vero collaudo si ebbe sei mesi più tardi, quando Herman Miller volle verificare se queste configurazioni stessero davvero aiutando il personale a connettersi in modo più facile ed efficiente. Per farlo, Herman Miller condusse una approfondita ricerca in loco utilizzando una serie di metodi, fra cui l’osservazione diretta ed estesi sondaggi fra i dirigenti e il personale.