British Council

Guarda cosa è accaduto quando il British Council ha trasferito la propria sede dal centro di Londra all'International Quarter di Stratford nella zona est di Londra, innescando un cambiamento nella cultura operativa dell'organizzazione.

Obiettivi del progetto

1. Creare una sede centrale capace di distinguersi come luogo strategico.
2. Permettere a tutti i team presenti nell'edificio di operare su un unico piano.
3. Sviluppare uno spazio capace di supportare le attività di lavoro.

Per Damien Bourke, Direttore dei grandi programmi presso il British Council, il successo della nuova sede di Stratford dipenderà dai dipendenti e dalla loro percezione del nuovo spazio. "L'ufficio originale nel centro di Londra era uno spazio difficile da gestire: il personale era distribuito su sette piani diversi", dice Bourke. "Caratterizzato da un layout che comprendeva molte colonne, l'ambiente appariva molto frammentato e i team avevano difficoltà a collaborare".

Riuscire a ricollocare tutti i team su un unico piano dell'edificio era pertanto un obiettivo chiave.

Risoluzione dei problemi
Grazie alle raccomandazioni dell'azienda di consulenza per gli ambienti di lavoro Henigan Consulting Group, è stato possibile comprendere meglio come veniva utilizzato lo spazio esistente, dalla sala riunioni ai diversi tipi di collaborazione. I dati di questa ricerca sono stati successivamente utilizzati per definire il design dei nuovi spazi. Ad esempio, è emerso chiaramente che più della metà delle riunioni avrebbe potuto tenersi in un ambiente più aperto, pertanto lo spazio è stato pianificato di conseguenza.

“Intervistando i dipendenti, siamo riusciti a ottenere un quadro più chiaro delle caratteristiche dell'ambiente precedente e di come il nuovo spazio avrebbe potuto soddisfare meglio le loro esigenze. L'adozione di una prospettiva di lavoro basata sulle attività ci ha realmente aiutato a creare un ambiente in grado di offrire benefici alle persone che lavorano al suo interno”.

Damien Bourke, Direttore dei grandi programmi

Teoricamente, il lavoro agile esiste presso il British Council dal 2012, ma in realtà non è stato mai implementato prima d'ora poiché c'era un numero sufficiente di scrivanie per tutti. Bourke spiega: "Non volevamo spaventare le persone, ma dovevamo introdurre un nuovo concetto secondo cui avrebbero dovuto esserci meno scrivanie. E volevamo che tutti riflettessero sul tipo di mansioni che avrebbero svolto". Bourke ha aggiunto: "Siamo riusciti ad aumentare il numero di interazioni non pianificate e i dipendenti possono mescolarsi e trarre beneficio da queste discussioni ad hoc. Non è possibile interagire in questo modo quando si lavora da casa".

Il British Council vanta una relazione di lunga data con Herman Miller e, a seguito di una recente revisione degli appalti, l'azienda è attualmente uno dei fornitori preferiti per le operazioni nel Regno Unito e in Europa. "Abbiamo riscontrato un grandissimo impegno da parte di Herman Miller sin dall'inizio", commenta Bourke. "L'azienda si è rivelata estremamente utile anche quando siamo passati alla fase di prova del progetto. I rappresentanti di Herman Miller Group hanno avuto la possibilità di presentare e dimostrare al personale i nuovi arredi della loro famiglia di marchi".

Per garantire una transizione fluida verso il nuovo ufficio, sono stati nominati alcuni responsabili delle operazioni di trasferimento, al fine di agevolare il processo. "Spesso le aziende sottovalutano l'importanza della gestione del cambiamento", dichiara Mark Catchlove, direttore di Herman Miller Insight Group Europe. "Se si responsabilizzano e coinvolgono i dipendenti, è molto più probabile che rispondano positivamente al nuovo spazio".

Adattabilità al cambiamento
L'approccio basato sui dati del British Council ha portato alla creazione di uno spazio che aiuterà il personale a lavorare al meglio delle proprie capacità. Sono stati creati diversi spazi o configurazioni per supportare le attività: sale riunioni di diverse dimensioni, postazioni di lavoro formali per attività di riflessione e di concentrazione e spazi collaborativi aperti per il brainstorming spontaneo. Le sale riunioni sono state progettate pensando a un team globale e garantendo che gli arredi fossero configurati intorno alle apparecchiature video, per fare in modo che i partecipanti da remoto non si sentissero esclusi dal layout. Damien Bourke ha dichiarato: "Se riusciamo a migliorare l'esperienza delle persone altrove grazie all'ufficio, questa sarà la vittoria più grande. I dipendenti non dovranno più spendere denaro in biglietti del treno per sentirsi coinvolti".

Le operazioni di progettazione e allestimento dei nuovi uffici durante la pandemia sono state indubbiamente impegnative, ma la flessibilità del nuovo spazio del British Council si è rivelata estremamente vantaggiosa. "L'obiettivo iniziale di fornire un ambiente di lavoro flessibile ha mostrato pienamente le sue potenzialità durante la pandemia di Covid-19", dichiara Bourke. "Non c'era alcun bisogno di apportare cambiamenti impulsivi. Avevamo già previsto una minore densità di persone, pertanto siamo riusciti ad adattare lo spazio con facilità". "La pandemia non è ancora finita, quindi le aziende devono avere una visione molto più flessibile sul loro modo di organizzare gli spazi".

L'approccio basato sui dati adottato dal British Council non si esaurisce con l'occupazione dello spazio. A Stratford sono presenti dei sensori che monitorano se le persone utilizzano determinati arredi, le aree a più alta densità e le zone grigie. Bourke ha dichiarato: "Saremo in grado di constatare se il lavoro agile sta effettivamente prendendo piede. C'è sempre la stessa persona seduta a quella scrivania dalle 9:00 alle 17:00? Cosa sta accadendo alle dinamiche che desideriamo creare? Ci sono specifiche aree di coinvolgimento sociale che potrebbero contribuire a far nascere nuove idee? E l'ufficio è in grado di garantire tutto questo?".