Cinq conseils précieux pour gérer votre équipe à distance

Est-ce la première fois que vous gérez une équipe à distance ? J’ai eu la chance au cours de la dernière décennie d’en gérer plusieurs et d’étudier les conditions du télétravail avec des collègues avertis, issus des entreprises leaders du secteur de la technologie. En m’appuyant sur ces expériences, je peux aujourd’hui vous suggérer cinq conseils pour démarrer du bon pied.

1. Appréhendez les défis

La gestion des équipes à distance pose la question de l’inclusion. Chacun est en général capable de faire son travail individuel depuis n’importe où. Mais le vrai défi est d’aider vos collaborateurs à rester en contact et à se sentir écoutés et utiles. C’est votre travail en tant que responsable d’aider les gens à continuer à voir le contexte global de leur mission et à se sentir entourés d’une équipe. Votre rôle est de promouvoir un esprit d'équipe virtuel, axé sur la santé et la productivité.

2. Évitez la synchronisation

De nombreuses équipes à distance basculent sur des outils web, tels que Zoom, Skype, Go To Meeting ou WebEx, pour faciliter les réunions. Ces solutions sont utiles, mais elles requièrent la participation simultanée de tous. Cela peut ralentir l’équipe, présenter des difficultés pour les plus introvertis et grignoter sur le temps personnel des collaborateurs qui se trouvent dans des créneaux horaires distants. Au lieu de cela, choisissez Slack ou Microsoft Teams comme outils de communication et utilisez les réunions en ligne plus modérément. Créez un canal Slack ou Microsoft Teams pour votre projet et encouragez les gens à communiquer tout au long de la journée selon les horaires qui leur conviennent. Vous verrez que vos projets progressent plus rapidement et que votre équipe est plus prompte à interagir. En tant que leader, il vous revient de vous renseigner sur la plateforme que vous êtes amené à choisir (regardez le tutoriel !) et de façonner les comportements adéquats.

3. Établissez des protocoles pour les équipes sur site

Si certains membres de votre équipe sont regroupés sur un même site, mais que d’autres sont en télétravail, vous devez instituer des protocoles qui garantiront que les collaborateurs distants ne sont pas exclus. Allumez la caméra vidéo dans la salle pendant les vidéoconférences de façon à ce que les personnes qui travaillent à distance puissent voir les personnes qui s’expriment. Faites des pauses fréquentes dans la conversation (au moins toutes les 10 minutes) pour demander aux télétravailleurs s’ils ont des commentaires ou des questions. Assurez-vous que tout le monde est présent lorsque vous devez prendre des décisions importantes et encouragez les conversations avant et après les réunions sur Slack ou Microsoft Teams.

4. Soyez sociable

Les télétravailleurs sont souvent écartés des échanges sociaux informels qui ont lieu tout au long de la journée. Ces moments sont importants pour construire une culture d’équipe. Pour remédier à cela, envisagez d’ajouter un canal Slack ou Microsoft Teams dénommé « Conversations de couloir » et encouragez les gens à publier des mèmes amusants et à parler du match de samedi. Pensez à organiser des pauses café virtuelles pour échanger ou célébrer l’anniversaire d’un collaborateur de l’équipe.

5. Gérez les performances

De nombreuses organisations continuent à voir les heures de présence comme une mesure de productivité (Ce n’est pas le cas. C’est une mesure de l’obéissance, mais je digresse.) Si c’est le cas de votre organisation, vous devriez plutôt réfléchir à des mesures de performances axées sur les résultats et vous assurer que chaque collaborateur sait ce qu’on attend de lui au cours du projet. En tant que leader, vous devrez prendre le temps de parler à chaque membre de votre équipe toutes les semaines, idéalement par vidéoconférence, parce que la communication non verbale durant les réunions individuelles est importante. Durant ces moments, assurez-vous que vos collaborateurs ne présentent aucun signe de burnout. Si certaines organisations pensent que les télétravailleurs ont tendance à négliger leur travail, c’est souvent le problème inverse qui se pose. Les gens n’arrivent pas à déconnecter du travail lorsque leur vie professionnelle pénètre dans leur domicile et qu’ils doivent collaborer sur plusieurs fuseaux horaires.