Le British Council

Découvrez les coulisses de la relocalisation du siège du British Council, du centre de Londres vers le quartier international de Stratford, à l’est de la capitale. Assistez à un réel changement de la culture du travail au sein de l’organisation.

Objectifs du projet

1. Créer un siège qui remplit son rôle d’emplacement stratégique.
2. Accueillir l’ensemble des équipes au même étage du bâtiment.
3. Développer un espace qui favorise le travail organisé par activité.

D’après Damien Bourke, Directeur Grands Programmes au British Council, le succès du nouveau siège à Stratford dépendrait des collaborateurs et de leur adaptation au nouvel environnement. Son explication : « La disposition des bureaux d’origine, dans le centre de Londres, s’étendait sur sept étages et compliquait la vie de nos collaborateurs. L’aménagement comportait de nombreuses colonnes, l’espace semblait fragmenté et les équipes avaient des difficultés à communiquer entre elles. »

Réunir l’ensemble des collaborateurs au même étage était, par conséquent, devenu un objectif fondamental.

Résoudre les problématiques
Les conseils de Henigan Consulting Group, cabinet de conseil spécialisé dans les environnements de travail, ont permis d’appréhender la dynamique d’utilisation de l’espace, de l’emploi des salles de réunion aux différentes formes de collaboration. Les résultats de cette recherche ont ensuite été exploités pour orienter l’agencement des bureaux. Par exemple, il est apparu que plus de la moitié des réunions pouvaient être organisées en milieu ouvert. L’espace a donc été agencé en fonction de ce critère.

« Consulter l’avis du personnel nous a permis de mieux comprendre les avantages et les difficultés engendrées par l’espace précédent, ainsi que les bénéfices apportés par le nouvel environnement pour répondre aux besoins des collaborateurs. Axer notre perspective du travail sur l’activité nous a aidés à créer un milieu professionnel adapté à ses utilisateurs. »

Damien Bourke, Directeur Grands Programmes

En théorie, la flexibilité professionnelle fait partie du mode de fonctionnement du British Council depuis 2012. En réalité, ce principe ne fonctionnait pas en raison d’un nombre suffisant de bureaux. D. Bourque explique : « Nous ne voulions pas alarmer le personnel, nous devions présenter l’idée d’un nombre réduit de bureaux. Et nous souhaitions que les collaborateurs considèrent les différentes tâches qu’ils auraient à réaliser. Nous avons pu augmenter le nombre d’interactions improvisées ; le personnel peut se mêler aux autres et tirer profit de ces discussions ponctuelles. Ceci n’est pas envisageable en télétravail. »

Le British Council et Herman Miller entretiennent une collaboration de longue date et, suite à un récent examen des marchés publics, celui-ci se positionne comme l’un des fournisseurs privilégiés au Royaume-Uni et en Europe. D. Bourke en atteste : « Dès le départ, Herman Miller a fait preuve d’un engagement exceptionnel. Leur aide a été précieuse au cours de la phase d’essai du projet. Les différents acteurs du Herman Miller Group ont su présenter au personnel et mettre en avant le nouveau mobilier propre à chaque famille de marques. »

Des champions du déménagement ont été désignés pour faciliter l’opération et assurer une transition harmonieuse vers les nouveaux locaux. Mark Catchlove, directeur du Herman Miller Insight Group Europe, le souligne : « Les entreprises sous-estiment fréquemment la valeur qu'apporte la gestion du changement. Offrir à vos collaborateurs l’opportunité de faire preuve de responsabilité et de développer un sentiment d’intégration favorise une acceptation positive du nouvel espace. »

Adaptable aux changements
L’approche axée sur les données du British Council a donné naissance à un espace professionnel qui aide ses occupants à faire leur travail et à donner le meilleur d’eux-mêmes. Différents espaces ou agencements ont été réalisés pour encourager le travail organisé par activité : salles de réunions dotées d’un large choix de tailles, postes de travail structurés de concentration ou d’activité intensive, et espaces collaboratifs ouverts, dédiés aux séances de brainstorming. Les salles de réunions ont été pensées dans l’optique d’accueillir une équipe internationale. Le mobilier est agencé de façon à encourager l’intégration des participants à distance. Damien Bourke le revendique : « Si l’expérience des collaborateurs hors site peut être améliorée grâce à l’agencement de la salle, c’est une réelle victoire. Les frais de train ne seront plus nécessaires pour prendre part aux discussions. »

Concevoir et aménager un nouvel espace pendant la crise sanitaire furent un défi incontestable, mais la flexibilité offerte par le nouvel environnement de travail du British Council s’est avérée grandement bénéfique. D. Bourke : « L’objectif premier de réaliser un espace de travail flexible a largement démontré son mérite durant la pandémie de Covid-19. Nous n’avons pas eu besoin de faire des changements irréfléchis. Nous avions déjà envisagé une faible densité d’employés, et sommes donc capables d’adapter l’espace avec facilité. La crise sanitaire n’est pas encore terminée, et c’est pourquoi il est nécessaire que les organisations adoptent une vision plus flexible de l’agencement de leurs environnements de travail. »

L’approche axée sur les données adoptée par le British Council ne s’arrête pas une fois l’espace occupé. À Stratford, des capteurs enregistrent la station assise des employés sur certains meubles, les itinéraires les plus utilisés, et les zones grises. D. Bourke explique : « Nous verrons si la flexibilité professionnelle devient une réalité. Une même personne est-elle assise à ce bureau tous les jours, de 9 h à 17 h ? Comment évolue la dynamique que nous souhaitons mettre en place ? Certaines zones d’engagement social cultivent-elles les idées nouvelles ? Et le bureau répond-il à cette attente ? »