Preparando el crecimiento

Las personas son el recurso más importante de cualquier organización. Sin embargo, muchas oficinas de hoy no han sido diseñadas para adaptarse a sus necesidades y actividades. Con Living Office, Herman Miller ofrece un espacio de trabajo renovado, diseñado en base a la investigación que entiende a las personas, el trabajo que realizan y las herramientas que necesitan para lograr el éxito.

Recién eran las 11 de la mañana de un jueves en las oficinas centrales de Harry's (una startup de productos para afeita), pero a juzgar por el ruido podrían haber sido las 11 de la noche en algún bar o restaurante en el barrio de Soho en Nueva York. Las paredes de la sala de conferencias donde estaban reunidos Scott Newlin, director de Diseño de Productos, y Jenni Lee, directora de Marca y Marketing, no llegaban hasta el techo; claramente se podía escuchar el ruido del espacio adyacente (un loft cavernoso con filas y filas de empleados sentados en bancas, trabajando hombro a hombro). Los ductos de aire que colgaban del techo hacían un ruido fuerte, y una ventana rota ya hacía tiempo se abría y se cerraba a golpes, se abría y se cerraba otra vez.

En esta mañana a fines de diciembre, el caos generaba distracción y emoción al mismo tiempo, ya que indicaba el exitoso y rápido crecimiento de la empresa. En dos cortos años, Harry's había pasado de ser un emprendimiento de dos tipos con la idea de rediseñar completamente la experiencia del afeitado, a una empresa con 65 empleados y una base de 500 000 clientes, en crecimiento. 

La empresa creció tan rápido que no se dieron cuenta de las necesidades del entorno. En la distribución abierta de la oficina de 3000 pies cuadrados (278,7 m²) de superficie, los analistas difícilmente podían leer las hojas de cálculo, rodeados de representantes de servicio al cliente que conversaban sin parar y de muestras de productos y materiales de embalaje desparramados por toda el área de recepción. Todos parecían estar enfocados con el crecimiento de Harry's, pero esta oficina llena de cosas limitaba el potencial de crecimiento.

Cuenta Newlin: "Una vez se presentó un muchacho para una entrevista; dijo que amaba la empresa pero que no creía poder trabajar en ese espacio. Para mí, eso fue muy importante. Debemos poder usar nuestro espacio como una herramienta que demuestre que este es un buen lugar de trabajo, que queremos a los mejores empleados y que hemos creado el entorno necesario para atraer a esas personas".

Este espacio encerrado no solo obstaculizaba la posibilidad de que Harry's consiguiera el talento que necesitaba para crecer, sino que también inhibía la satisfacción, la eficiencia y, en última instancia, los logros de sus empleados. Se perdían muchas horas enviando y reenviando correos electrónicos para programar reuniones en la única sala de conferencias, y los empleados debían escaparse a las escaleras o al pasillo para hacer llamadas o tener conversaciones privadas. 

Claramente, era tiempo de cambiar. A mediados de 2014, Newlin y su equipo encontraron un espacio en Soho de 26 000 pies cuadrados (2415,5 m²) de superficie, y contrataron a Studio Tractor, una empresa de arquitectura con sede en Brooklyn. Por su trabajo con Herman Miller, contrataron a WB Wood para equipar el espacio, a fin de crear entornos de Living Office para sus clientes. Con un enfoque basado en la investigación para entender a las personas y su trabajo, Living Office se presentó como una solución obvia para Harry's, que confía en datos de encuestas frecuentes y esfuerzos de integración para asegurarse de que sus clientes y empleados estén satisfechos.

Herman Miller lleva mucho tiempo preocupándose y diseñando en base a las personas y sus necesidades cambiantes en el trabajo. En la década de los 60, las investigaciones de Robert Propst acerca de cómo funciona el mundo del trabajo lo llevaron a la siguiente conclusión: "La oficina de hoy es un baldío. Agota la vitalidad, bloquea el talento y frustra los logros". Su solución fue Action Office, un sistema adaptable que se adecuaba a la forma real en que trabajan las personas y podía cambiar fácilmente a medida que se modificaban las necesidades de las organizaciones y los empleados.  

En la actualidad, Herman Miller colabora con líderes en innovación y diseño para aplicar a los espacios de trabajo de hoy un conocimiento más profundo acerca de las personas. Este trabajo revelo seis necesidades fundamentales que las personas comparten: propósito, pertenencia, logro, autonomía, estatus y seguridad. Cuando se satisfacen estas necesidades en el lugar de trabajo, las personas tienen más herramientas para ayudar a sus organizaciones a alcanzar el éxito. 

Herman Miller creó Living Office para ayudar a las organizaciones a satisfacer mejor las necesidades humanas fundamentales. Por intermedio del Living Office Discovery Process℠, el proceso de descubrimiento basado en investigaciones de Living Office, especialistas capacitados ayudan a las organizaciones a identificar su propósito, carácter y actividades (o lo que ofrecen al mundo, quiénes son y qué hacen sus empleados, respectivamente). Los datos recabados en este proceso pueden emplearse para brindar información para el diseño de un Living Office que refleje la cultura única de la organización en cuestión.

Para Harry's, este proceso se llevó a cabo bajo la dirección de los especialistas en Living Office, James Cesario y Jennifer Abbattista. En dos días, los empleados se reunieron en grupos de discusión en la única sala de conferencias de la empresa, un buen recordatorio de por qué era necesario mudarse a otra oficina. 

DEFINIENDO EL CARÁCTER
El segundo paso en el proceso de descubrimiento es decidir el carácter: el conjunto de valores y características únicos que distinguen a la empresa de otras. Understanding character can help organizations create workplaces that express who they are, and help them progress toward what they want to become.

Para ello, los grupos de discusión usaron puntos de colores para marcar dónde creían que la empresa se encontraba en los varios espectros de caracteres. ¿Se consideraban más formales o informales? ¿Independientes o interdependientes?

Los puntos de colores se agruparon alrededor de las palabras informal, adaptable y auto- dirigido: características que describían el estado actual del carácter de Harry's. Al mismo tiempo, los puntos de colores también se agruparon al otro extremo del espectro: alrededor de las palabras formal, constante y dirigido. Estos puntos representaban el estado deseado para el futuro: una empresa más estructurada y organizada, en una oficina que cumpliera con esas características.

Este tipo de descubrimientos son importantes porque actualmente muchos negocios parecen creer que una oficina abierta es la panacea para mejorar el compromiso, la atracción y la retención. Abbatista nos explica que esto solo funciona para cierto tipo de empresas.

 "Las empresas más jóvenes suelen necesitar un poco más de estructura, y las empresas ya establecidas necesitan inclinarse hacia el otro extremo ", dice Abbatista. "Lo importante es entender a los empleados y crear un espacio que funcione para ellos".