Una sensación bien equilibrada

Con toda la tecnología móvil y digital disponible, el montaje de una oficina debería ser una tarea sencilla. El espacio de trabajo actual ya no depende del acceso a una computadora central o a un sistema de archivo difícil de manejar. La mayoría de las tareas que deben realizar los trabajadores en sus puestos pueden solucionarse desde laptops y smartphones. Por lo tanto, lo único necesario es un espacio para sentarse, ya sea de manera individual o en grupos.

Pero resulta que lo que debería ser una tarea simple, no lo es. Los trabajadores buscan algo más que un escritorio: quieren pasar sus días en un espacio inspirador que contribuya a alcanzar su objetivo, que facilite su bienestar cognitivo y físico, y les permita concentrarse e interactuar productivamente con sus colegas. Sin embargo, las compañías que contemplan cómo diseñar un espacio de oficina actualizado y eficaz para sus empleados se enfrentan a un rango de opciones cambiante y contradictorio.

De hecho, un breve recorrido por la literatura del diseño de oficinas revela una visión fortuita de los trabajadores y sus necesidades. Precisamente, mientras una publicación enaltece las virtudes de pasar a un entorno laboral libre que priorice la movilidad,¹ otra sugiere la estabilidad de asignar los trabajadores a cubículos.² En cuanto comience a asentir a medida que lee sobre "el surgimiento de las oficinas abiertas",³ se encontrará bombardeado por las advertencias de una" crisis de privacidad" venidera.⁴ Leerá acerca de cómo las organizaciones están realizando un salto intrépido de las computadoras de escritorio seguras a las laptops portátiles. Posteriormente, se encontrará con otro informe que sugiere que "la mayor proporción de profesionales de la Generación X  y la Generación Y consideran que en el 2020 el dispositivo de conexión más importante de un trabajador será su smartphone [o un dispositivo portátil]". ⁵ En una búsqueda por demostrar lo que pareciera ser lo último acerca de las personas, la tecnología y los lugares de trabajo, resulta claro que las opiniones de expertos en la materia son verdaderamente polarizantes.

Si reflexionamos sobre la conversación, no parece ser posible que los trabajadores y sus necesidades cambien tanto de año a año. La persona que fue un trabajador que impulsaba la colaboración y la planificación abierta hace un año, ¿se convirtió en una persona introvertida que necesita un cubículo silencioso y dedicado?

Scott Doorley, director creativo del Instituto de Diseño Stanford d. school y coautor con Scott Witthoft de Make Space, una guía de diseño para fomentar la creatividad, dice que no.

"Las necesidades de los trabajadores se mantienen constantes", dice Doorley. A su vez, destaca una serie de requisitos del espacio de trabajo que se mantienen más o menos estables con el paso del tiempo: "Las personas necesitan un sentido de pertenencia, un área privada, un área donde recibir a los demás, un lugar para guardar sus pertenencias".

Las oficinas de O+A tienen grandes áreas de planificación abierta, pero también cuentan con varias salas de reuniones pequeñas, flexibles, tumbonas, cabinas de teléfono, áreas sociales y mesas de pie para reuniones espontáneas en el corredor. La antigua regla general indicaba la necesidad de una sala de conferencias por cada 20 trabajadores, pero las oficinas de O+A cuentan con una sala de conferencias por cada cinco a siete trabajadores, dice Orpilla. En lugar de tener que reservar centralmente una sala de conferencias que siempre está ocupada, los trabajadores pueden organizar una reunión para colaborar sobre la marcha.

Este tipo de espacio de oficina dinámica es cada vez más popular, especialmente en Sillicon Valley, conocida por sus instalaciones de oficina con canchas de voleibol playero y salas de masajes. Pero incluso en un entorno aparentemente vanguardista, mantener el equilibrio sigue siendo importante. Puede diseñar un espacio para fomentar la interacción, pero no funcionará si las personas empiezan a trabajar desde sus casas para obtener un tiempo de inactividad. Una oficina puede tener todas las mesas de ping-pong del mundo, pero si los empleados deben acudir a un Starbucks para realizar pequeñas reuniones grupales, la oficina no les está funcionando.

Por último, los trabajadores deben apoyar el diseño de la oficina y deben tener la posibilidad de elegir cómo la usarán.

"Hipotéticamente, una persona puede trabajar en cualquier lugar", agrega Scott Witthoft, coautor de Make Space. "Uno de los aspectos que hemos visto en los espacios que diseñamos es el beneficio real en la creación de momentos casuales donde las personas se encuentran con los demás y básicamente conversan e intercambian ideas del mismo modo que lo harían si estuvieran caminando por la calle".

Este es el tipo de interacción espontánea que Parsons considera que es inestimable en la oficina actual.

"En las décadas de los 50s y los 60s, básicamente alineábamos personas y les asignábamos una tarea. Eran una línea de ensamble para la información. El trabajo era repetitivo e impulsado por el proceso, y la fábrica era el modelo a seguir", dice Parsons. "Hoy, la innovación es importante, las nuevas ideas y la creatividad. El modo en que se dirige a las personas es muy diferente. Se fomenta la libertad, el cambio y la variedad".

Desde el punto de vista de las instalaciones y el mantenimiento, puede ser atractivo para las compañías instalar simplemente el mismo grupo de escritorios o cubículos en todo el piso, que pueden comprarse todos juntos y son fáciles de mantener. Pero Parsons argumenta que, de hecho, resulta más eficiente instalar diferentes tipos de entornos de trabajo en un solo espacio.

"Solíamos tener esos cubos individuales para cada trabajador en el lugar de trabajo y el 70 % estaban vacíos. Descubrimos que las personas preferían moverse en lugar de contar con un espacio específico al que estaban amarrados", dice Parsons. Los espacios que están bien utilizados son más económicos, argumenta. "Puede gastar menos al ofrecer lo que las personas realmente quieren y valoran", agrega.

De acuerdo con Orpilla, en los campos competitivos, los espacios de trabajo atractivos y flexibles refuerzan el balance final de otra manera; atraen las contrataciones y aumentan la retención.

"A las personas les gusta frecuentar estos entornos", dice Orpilla.

Por último, un lugar de trabajo equilibrado satisface más necesidades que un piso de cubículos uniformes o mesas abiertas. Parsons dicen que el antiguo modelo monolítico es "eficiente en promedio, pero deficiente en los detalles".

Ese es el error que cometen muchas oficinas: tratan de buscar una solución de diseño única para todos sus empleados y para todos sus equipos. Pero el equilibrio no se logra al agregar una serie de requisitos y encontrar el mejor promedio; sino que se logra al crear variedad.

"He visto mejores resultados en entornos en los que coexisten varios extremos que en entornos donde se pretende alcanzar un punto intermedio adecuado", dice Doorley.

De algún modo, es un lujo de la era digital que las empresas puedan comenzar su diseño pensando primero en las personas, en lugar de hacerlo en función de los equipos o el hardware. Y si hemos aprendido algo en las clases de biología, es que todos los seres vivos necesitan equilibrio.