El enlace fundamental entre la improvisación y la innovación

Puntos clave

• Las empresas que innovan más rápidamente suelen ser las más exitosas, y la innovación requiere nuevas maneras de pensar y trabajar.
• La característica distintiva de los equipos innovadores es el modo fluido e improvisado en que cambian de actividad.
• El esquema Clubhouse se diseñó para respaldar la manera innovadora en que trabajan los equipos; un claro ejemplo de cómo puede usarse estratégicamente el lugar de trabajo para promover los objetivos comerciales.
• Locale se diseñó para ser una adaptación determinada para vecindarios colaborativos como los esquemas de Clubhouse.

En una encuesta reciente de PwC, el 78 por ciento de los Directores ejecutivos de todo el mundo dijo que esperaba que sus esfuerzos en cuanto a innovación dieran lugar a nuevas maneras "significativas" de generar dinero en los próximos tres años.¹ Entre los líderes comerciales, la importancia de la innovación resulta indiscutible. También es un acuerdo sorprendente sobre cómo fomentar este resultado comercial aparentemente esquivo: agrupar a las personas y brindarles un espacio para continuar con las ideas de otros.

Un estudio internacional encargado por Google descubrió una correlación del 81 por ciento entre la colaboración y la innovación. El siguiente es un ejemplo de esa correlación extraído del informe: "Los empleados del Reino Unido que tienen la posibilidad de colaborar en el trabajo probablemente dupliquen la posibilidad de contribuir con nuevas ideas a su empresa".²

Los tipos de pensamiento libre, síntesis y compromiso social requeridos para inventar y reinventar exitosamente nuevas soluciones a los problemas son muy diferentes al trabajo lineal, algorítmico y de procedimiento que nos permite escalar, repetir y maximizar exitosamente las soluciones que ya conocemos.

Si bien el trabajo ha cambiado y se ha vuelto más fluido, creativo y colaborativo, las oficinas no lo han hecho. La mayoría de las oficinas aún están diseñadas para el trabajo lineal, y brindan solo dos tipos de espacios principales, es decir, estaciones de trabajo y salas de conferencias. Para ayudar a resolver este problema, Herman Miller realiza investigaciones permanentemente para recabar un mayor conocimiento de las personas, el trabajo y el lugar. Algunas de esas investigaciones nos llevaron a desarrollar la estructura de Living Office, que permite que las organizaciones y sus socios de diseño creen entornos de oficina constituidos por esquemas optimizados para respaldar determinadas actividades.

A medida que estudiamos las maneras en que las empresas fomentan las condiciones en las que los equipos innovadores y creativos pueden prosperar, nuestra investigación demostró que la naturaleza de esos equipos y su trabajo suele ser improvisada.³ Su enfoque hacia las actividades laborales fue similar al enfoque de un ensamble de jazz, en el que cada miembro toca una melodía y se acopla con los demás. Los miembros pasaban con frecuencia y fluidez de un trabajo individual a un trabajo grupal. Pasaron de generar ideas nuevas como un grupo grande a trabajar en paralelo en grupos reducidos para cumplir con la tarea. Los miembros del equipo realizaron esas transiciones en el momento oportuno, sin seguir un proceso o un plan.

Incubadora de innovación: El esquema Clubhouse

Cada organización es única, y su lugar de trabajo también debería serlo. Incluso cuando dos empresas comparten el mismo objetivo comercial, es posible que los elementos de su esquema varíen conforme a otros factores, incluidos el objetivo y el carácter de la empresa.

Si bien no existe una única manera de lograr la innovación, el esquema Clubhouse se creó específicamente para respaldar las actividades laborales fluidas e improvisadas de los equipos altamente colaborativos. En un esquema Clubhouse, los miembros del equipo nunca tienen que sacrificar la conexión entre sí a fin de trabajar en un esquema que esté optimizado para la actividad al alcance de la mano. Pueden mantenerse inmersos en su trabajo, logrando un estado de fluidez.

Anatomía de un Clubhouse

Este esquema está exclusivamente adecuado para los equipos altamente colaborativos, dado que contiene cinco tipos de áreas de trabajo organizadas en proximidad entre los trabajadores para respaldar las actividades del equipo. Si bien la disposición actual de las áreas variará en función de la naturaleza del trabajo y las interacciones del equipo, la importancia radica en la proximidad de esas áreas de trabajo. Según nuestras investigaciones, se demostró que esos equipos consideraban esencial la presencia física para el equipo y su trabajo. Cuando los miembros del equipo pueden trabajar codo a codo, es más fácil conectarse, realizar preguntas, resolver problemas juntos y aprovechar la energía mutua.

El primer tipo de área de trabajo dentro de un Clubhouse está compuesto por una serie de estaciones de trabajo individuales diseñadas y organizadas de una manera que respalda las interacciones entre los miembros del equipo, así como el trabajo individual. Esta área funciona como una base de operaciones, donde los miembros del equipo pueden pasar la mayor parte de su tiempo y donde pueden desarrollarse muchas de las transiciones fluidas. Al estar equipadas con herramientas, soporte ergonómico y espacio personal adecuado para el trabajo, se convierten en el mejor lugar para el trabajar de manera individual y a la vez permiten estar presentes para el equipo. Su apertura ayuda al equipo de diversas maneras. Dado que los miembros del equipo pueden ver y escuchar el modo en que trabajan sus colegas, esto les permite establecer y reforzar rápidamente las normas del equipo. La eliminación de las líneas de visión permite que los miembros del equipo colaboren y brinden comentarios rápidamente sobre la marcha. 

Las esquemas de Clubhouse también contienen un espacio semiprivado donde los grupos reducidos pueden trabajar juntos sin distraer a los demás miembros del equipo. Esta área de trabajo que es propiedad del equipo está personalizada para adaptarse a las necesidades del equipo y, por lo general, brinda un cambio de perspectiva o postura. Abierto y visible con fácil acceso, este espacio está cerca de las estaciones de trabajo individuales del Clubhouse, pero separado visualmente.

Otra de las áreas de trabajo, el "epicentro", es el corazón y el alma del Clubhouse. Este espacio común que es propiedad del equipo está disponible para que los miembros del equipo puedan trabajar y socializar en todo momento y es lo suficientemente grande para que todo el equipo se reúna al mismo tiempo. Conecta a las personas, suele transmitir identidad a través de los objetos que se muestran en una superficie, y contribuye a un sentimiento de pertenencia. Un epicentro funciona mejor cuando es altamente visible y está cerca de estaciones de trabajo individuales. 

La cuarta clase de área de trabajo dentro del Clubhouse es la "pared de conocimiento", un área dedicada a mostrar el trabajo y el proceso del equipo. La visibilidad del trabajo y del proceso aumenta la responsabilidad, invita a la contribución y ayuda al equipo a realizar las conexiones para otro trabajo y a la vez identificar las piezas omitidas. Todo esto incrementa la eficacia y la eficiencia del equipo. Cuando los miembros del equipo pueden ver y reaccionar a, por ejemplo, cuadros de flujo, borradores y líneas de tiempo, el trabajo se acelera.

Por último, un esquema Clubhouse tiene una zona "no molestar" en la que uno o dos miembros del equipo pueden ingresar para entablar una conversación privada o realizar trabajo individual y a la vez mantener la proximidad con el resto del equipo. En el mejor de los casos, esta área de trabajo es de fácil acceso, dado que las conversaciones privadas suelen desarrollarse rápidamente. 

Dado que contiene esta fusión particular de áreas de trabajo al estar cerca unos de otros, el esquema Clubhouse respalda el estilo improvisado de los equipos colaborativos, reduciendo el tiempo perdido durante la transición entre las actividades, y fomentando la conexión y la pertenencia entre los miembros del equipo.

La lógica de Locale

Si bien los esquemas de Clubhouse pueden crearse con una variedad de productos, el sistema Locale de Herman Miller se diseñó para ser una adaptación determinada para vecindarios de alto rendimiento, también conocidos como Clubhouse. "La colaboración no es lineal, donde una idea deriva directamente en otra, mejorando a medida que avanza y logra consenso", dice Kim Colin, codiseñadora de Locale junto con Sam Hecht. "En cambio, el proceso es impredecible y espontáneo, fortuito, y un poco caótico".⁴

Colin y Hecht crearon Locale con la intención de permitir que los miembros del equipo transicionen perfectamente entre el trabajo grupal y el individual, y entre estar sentados y de pie, todo dentro de un entorno de oficina abierta.

"Locale acerca las diferentes partes de la oficina", dice Hecht. "Los usuarios no deberían moverse hasta espacios completamente separados para adaptarse a los diferentes estilos de trabajo".⁵

Los elementos de Locale de altura ajustable —diversas superficies de trabajo; mesas móviles, pantallas, caballetes y gabinetes de almacenamiento y visualización— permiten que las personas cuenten con flexibilidad para crear esquemas personalizados para el trabajo individual y las reuniones informales. Sus superficies curvas que facilitan la reunión indican la apertura, invitan a la interacción y, generosamente, alojan a múltiples colaboradores, estilos de trabajo, posturas y herramientas.

Prueba de John Deere

Un equipo reducido de gerentes del Intelligent Solutions Group (ISG, Grupo de Soluciones Inteligentes) de John Deere experimentó personalmente los beneficios del uso del sistema Locale para crear un esquema Clubhouse. El equipo está especialmente satisfecho con el modo en que Clubhouse les brinda múltiples espacios para tareas individuales y grupales y también les permite cambiar instantánea e intuitivamente entre ellos.

"Si tienes que pensar acerca de la colaboración, estás perdiendo el tiempo", dice Casey Schrock, Directora de Instalaciones de John Deere. "Nuestros equipos de ISG trabajan de un modo en el que siempre parece haber esta interacción entre el trabajo individual y grupal. Cuanto más rápido transicionemos entre los dos, mayor será nuestra eficacia".⁶

La combinación de un esquema Clubhouse y de un sistema Locale es poderosa. La composición detallada de los diversos elementos de Locale soporta los objetivos de mayor nivel de Clubhouse, creando un entorno diverso y altamente ajustable, donde los miembros del equipo pueden moverse con fluidez entre las tareas individuales y el trabajo grupal durante el transcurso del día. Y la improvisación, esa impronta de los equipos innovadores, no solo es posible, sino que es completamente natural.