¿Puede el diseño de oficina generar el sentimiento de comunidad?
Estudio de caso de una compañía de desarrollo de Tavistock
Orlando, Florida, US
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Estudios de Caso
Estudio de Caso: Tavistock Development Company
Al asociarse con Herman Miller, Tavistock Development Company creó una oficina que fomenta una sensación de comunidad para las personas que trabajan allí.
En Tavistock Development Company las personas no almuerzan en sus escritorios. No tienen por qué hacerlo, ya que pueden disfrutar de la comida en el café luminoso y lleno de ventanas de la empresa de desarrollo de bienes raíces. Frente a un fondo de palmeras que se bambolean en el cielo azul de Florida, los contadores se mezclan con los gerentes de proyectos, los asistentes administrativos con el consejero legal, y los especialistas de marketing se ponen al día con los planificadores urbanos. Las personas que habitualmente no comparten tiempo durante el día laboral están vislumbrando el trabajo que hacen los demás, y se divierten mientras lo hacen.
No siempre fue de esta manera. Antes, el presidente de Tavistock, Jim Zboril, y su equipo habían tomado la decisión de fusionar tres oficinas diferentes en una, ya que era casi imposible que las personas se reúnan para cualquier ocasión, incluido el almuerzo. La Directora de Recursos Humanos de Tavistock, Karen Duerr, recuerda un intento fallido de reunir a todos en una sala de conferencias para tomar helado en uno de los días más calurosos del año. "Fue muy raro", recuerda. "Había 50 personas apretadas en una sala diseñada para aproximadamente 5 personas".
Las oficinas dispersas y diminutas de Tavistock tampoco tenían el espacio suficiente para que las personas realicen su trabajo eficazmente, tanto de manera individual como grupal. Además de un puñado de habitaciones que se asimilaban a salas de conferencia, una sala de descanso apartada, y un lobby que no contaba con la privacidad suficiente para debates confidenciales, los empleados no tenían un lugar donde trabajar juntos en proyectos de desarrollo de la comunidad.
"Mi equipo ejecutivo y yo nos apropiamos de todas las salas de conferencia", dice Zboril. "Las personas que estaban haciendo todo el trabajo no tenían acceso a los espacios colaborativos". Los empleados estaban planificando reuniones remotas importantes, una práctica que se estaba convirtiendo en un drenaje para la eficacia y el presupuesto.
De acuerdo con la opinión de Zboril, esos desafíos señalaron un problema que fue más allá de las ineficacias y los inconvenientes. Si Tavistock quería mantener su reputación como una empresa que respalda a las comunidades inspiradoras y comprensivas para los clientes, debía hacer lo mismo para sus empleados.
Zboril y su equipo de líderes sabían que necesitaban estar en un mismo lugar y que Lake Nona, que pronto sería su magnífico proyecto de desarrollo de centro urbano bullicioso, era el lugar ideal. El próximo paso, la planificación de un lugar de trabajo que ayudara a los empleados a interactuar con otra persona, no era tan simple. Tavistock recurrió a Herman Miller y a Little Diversified Architectural Consulting (Little), una firma con sede en Orlando, en busca de ayuda.
"Cuando visitamos la oficina central de Herman Miller en West Michigan, una de las cosas que nos inspiró inmediatamente fue la energía", dice Zboril. "Ingresamos a ese espacio en un deprimente día de invierno. Pero allí era todo alegre, brillante, había una vibración contagiosa. Eso es algo que necesitamos aportar a nuestro entorno. Comenzamos a mirar los diferentes tipos de espacios que tenían, y a pensar cómo podríamos crearlos de acuerdo a nuestras necesidades en Florida.
Los espacios que recuerda Zboril son los esquemas, solo una parte del enfoque Living Office de Herman Miller para crear lugares de trabajo en el que las personas y las organizaciones pudieran prosperar. Living Office brinda a las organizaciones una estructura para crear esquemas conforme a las necesidades de las personas y las actividades de trabajo diarias. Estos esquemas están equipados con una combinación de mobiliarios y herramientas que alientan a las personas a dar rienda suelta a su potencial, logrando que sean más creativos, colaborativos y que tengan un mayor compromiso con su trabajo.
Living Office en desarrollo
Herman Miller invitó a Tavistock a participar en un proyecto de investigación para estudiar la eficacia en el lugar de trabajo de Tavistock antes, durante y después de la implementación de su Living Office. Este enfoque basado en la investigación se alineó con la propia práctica de Tavistock de usar datos para informar los proyectos de desarrollo a la comunidad.
Como parte de la investigación, Herman Miller guió a empleados y líderes a través del Proceso de detección de Living Office. Este taller ayuda a las organizaciones a identificar su objetivo, las prioridades comerciales, el carácter y las actividades.
Los líderes de la empresa empezaron el proceso a través de la identificación de los principales objetivos a nivel de la organización que esperaban que les permitieran avanzar en el lugar de trabajo. Entre ellos se incluía la creación de un mayor sentido de la comunidad entre los empleados, mayor eficacia, y atracción y retención de los principales talentos.
Durante el Proceso de detección de Living Office, los empleados de Tavistock identificaron las actividades laborales que estaban respaldadas y las que no estaban respaldadas por su lugar de trabajo actual.
En su nuevo lugar de trabajo, los empleados de Tavistock pueden elegir entre varios esquemas, incluido este esquema Cove (Bahía), donde pueden entablar conversaciones, socializar o trabajar juntos para resolver problemas.
Para Tavistock, el paso siguiente fue identificar las disparidades entre las actividades del trabajo diario y su lugar de trabajo. Un grupo de empleados estudió una lista de 10 actividades de trabajo comunes, identificó las que eran mas críticas para sus trabajos, y asignó esas actividades a los esquemas que mejor las respaldarían.
Para complementar estos esfuerzos, los investigadores de Herman Miller realizaron encuestas sobre la eficacia en el lugar de trabajo con líderes de la empresa y empleados, observaron los diferentes comportamientos de las personas, y trabajaron con empleados para fotografiar los elementos del espacio que eran satisfactorios y aquellos que no lo eran.
Los resultados de esta investigación demostraron que el nuevo espacio debía permitir las actividades altamente colaborativas que llevan a cabo los empleados de Tavistock a lo largo del día. Entre ellas se incluyen conversaciones prolongadas, períodos más largos de trabajo de desarrollo de proyectos colaborativos, actividades conocidas como Converse (Conversar), Co-Create (Co-crear), Divide & Conquer (Divide y vencerás) y Chat (Charlar) en la jerga de Living Office.
"Ya sabíamos que estábamos en tres edificios diferentes, por lo que no colisionábamos y colaborábamos como debía ser", dijo Karen Duerr, Directora de Recursos Humanos. "La investigación reforzó la importancia de estos tipos de interacciones en nuestro trabajo".
Esquemas en construcción
"Herman Miller nos presentó esta noción de brindar diferentes alternativas de trabajo", dice Ralph Ireland, Vicepresidente de Desarrollo para Tavistock. "Por ejemplo, en nuestra antigua oficina, tenía la posibilidad de trabajar en mi oficina cerrada o en una sala de conferencias. Ahora, probablemente tenga 10 o 12 opciones. Este es un entorno que permite que cada uno trabaje del modo en que desea en un momento determinado.
Cada uno de los ocho tipos de esquemas del Living Office de Tavistock se diseñó intencionalmente para respaldar los diferentes tipos de trabajo individuales y grupales. Uno de estos esquemas es un Workshop (Taller), lo que los empleados llaman la "sala de generación de ideas". El espacio es lo suficientemente grande para que todo el equipo de construcción se reúna y debata un proyecto. Y con una combinación de mobiliarios diseñados para realzar el trabajo creativo de colaboración, las personas pueden dividirse en grupos más reducidos para completar tareas específicas (una actividad de Living Office llamada "Divide & Conquer").
En el esquema Workshop, las personas se agrupan en torno a una superficie de trabajo larga y de altura elevada donde revisan planos para los nuevos proyectos de desarrollo. Grandes monitores flanquean el perímetro, permitiendo que las personas revisen los proyectos digitalmente y realicen cambios en tiempo real. Y si alguien necesita realizar una llamada telefónica, puede reubicarse en una agrupación cercana de sillas lounge.
"La sala de generación de ideas tiene todo en un mismo lugar", dice Cristyann Courtney, Administrador de proyectos en Tavistock. "Tienes espacio para una pizarra blanca, que resulta útil mientras tratamos de pensar a través del flujo de un proceso. También tenemos varios monitores, y la distribución del espacio permite que todos tengan una clara visión de aquello que se está presentando. Esto nos brinda una gran oportunidad para analizar en el momento y ser más eficaces".
En este esquema Workshop, los empleados trabajan simultáneamente en diversas partes de un proyecto: bocetan ideas en una pizarra blanca, revisan planes de construcción en una mesa elevada y se separan del grupo para entablar conversaciones privadas.
Además del Workshop, la oficina cuenta con diversos espacios donde las personas pueden trabajar juntas. Cuando una charla rápida en la estación de trabajo se convierte en un debate más extenso, las personas pueden moverse a un esquema Cove, espacios semicerrados que brindan la privacidad y el espacio necesarios para compartir ideas. Algunos de los esquemas Cove de Tavistock estaban equipados con cómodas sillas lounge para dar lugar a conversaciones casuales. Otros presentan superficies de trabajo de altura elevada y grandes monitores para compartir el trabajo en curso. En estos esquemas, las personas pueden entablar largas conversaciones sobre su trabajo sin distraer a los que los rodean.
El café situado en el centro (también conocido como esquema Plaza) ofrece un lugar alternativo para que las personas se reúnan a entablar conversaciones que van desde planes de desarrollo hasta planes para el fin de semana. En el esquema Plaza, la socialización converge con la realización del trabajo, actividades que tienen lugar en reuniones de tipo "hora feliz", fiestas espontáneas para celebrar nuevos contratos, celebraciones mensuales con el juego de preguntas y respuestas temático de Tavistock o el concurso de disfraces.
"Después del traslado, les pregunté a los empleados acerca de las nuevas políticas de RR. HH. que estaban marcando la mayor diferencia para ellos", dice Debbie DeMars, Vicepresidente de Recursos Humanos y Operaciones internas. "En la lista había cosas como días adicionales de tiempo libre remunerado y horarios de trabajo flexibles. Pero las personas revelaron que lo que más marcó la diferencia fue el café y las reuniones que celebramos allí. Es divertido, y las personas están orgullosas de este lugar. Y es una manera de decirle a las personas qué es lo que sucede en la empresa".
Un plan para el espacio personal
A fin de ayudar a los empleados a sentirse lo suficientemente cómodos y "que se apropien del espacio", Zboril y el equipo trabajaron con Herman Miller y con la firma de arquitectura y diseño Little para asegurarse de que la oficina tenga el equilibrio adecuado de esquemas donde las personas puedan trabajar juntas pero también puedan centrarse en tareas como leer un documento largo, confidencial o hacer un borrador de una propuesta.
En la nueva oficina, cuando las personas necesitan alejarse del murmullo de la actividad en el lugar de trabajo principal, pueden buscar un momento de calma en los esquemas Haven (Refugio) totalmente cerrados. Aquí pueden pasar algunas horas trabajando en una computadora portátil, hablando por teléfono o pensando en un problema complejo.
Las estaciones de trabajo de los empleados también están equipadas para ayudar a las personas a centrarse en su trabajo durante largos períodos y se adaptan rápidamente cuando llega un colega con una pregunta. La combinación ultra ergonómica de los escritorios Sit-to-Stand Renew, los soportes para monitores Flo y las sillas Embody permiten que las personas estén más activas a lo largo del día y les brinda la flexibilidad para colocar dispositivos tecnológicos en posiciones que puedan visualizarse fácilmente.
"Subo y bajo mi escritorio constantemente durante todo el día", dice el Administrador de proyectos Christyann Courtney. "Si necesito estar sumamente concentrado, me siento. Pero si alguien llega a mi escritorio, inmediatamente lo levanto y trabajamos juntos de pie. Es una manera más natural de compartir el espacio".
Camino hacia la prosperidad
Las adaptaciones, como las estaciones de trabajo ergonómicas y un entorno de oficina abierto y más diverso, ayudan a los demás a conectarse más y hacer mejor su trabajo, a la vez que permiten que Tavistock logre objetivos comerciales críticos como aumentar la eficacia.
Para Rashesh Thakkar, Gerente General Sénior, los resultados como estos son una grata sorpresa. "Inicialmente no estaba convencido con la idea de una oficina más abierta", dice Thakkar. "Pero puedo ver que la flexibilidad del nuevo espacio es energizante. Las personas se sienten más inspiradas y felices. Todo esto es bueno para la productividad".
Los empleados de Tavistock pueden realizar diversas actividades sociales en su café, desde cenas hasta celebración de reuniones. Las encuestas posteriores al traslado indican que este esquema multifuncional es uno de los principales motivos por el que los empleados disfrutan su nuevo lugar de trabajo.
Todos estos cambios han culminado en una mejora significativa en la eficacia general en el lugar de trabajo y la satisfacción de los empleados para Tavistock. Para cuantificar esta mejora, Herman Miller guió a los líderes y empleados a través de la encuesta Leesman. Si bien las instalaciones anteriores de Tavistock recibieron un puntaje de 48,7 sobre 100 en el Índice de Leesman, su nueva oficina central recibió un 85,5: casi 25 puntos más que el punto de referencia global de Leesman de 60,7. Este excelente resultado permitió que Tavistock obtuviera una calificación Leesman+.
Para Jim Zboril, presidente de Tavistock, esto significa que él y su equipo han cumplido su misión de crear un lugar de trabajo que refleje mejor los valores de la empresa. "Esta oficina deja en claro que cumplimos con lo que predicamos en nuestros proyectos de desarrollo de la comunidad", dice Zboril. "Está diseñada con las personas en mente, y es posible sentir eso cuando alguien llega. Creo que es realmente poderoso".
