¿Puede el diseño de oficina promover valores corporativos?

Caminar por la oficina de MASS Design Group en una mañana gris de Boston es como ir tras los pasos de Oz. Las paredes pintadas en amarillo limón brillante y blanco están salpicadas con objetos de Ruanda y Haití. Las plantas exuberantes alegran los rincones oscuros, son los representantes verdes que provienen de regiones donde MASS ha construido hospitales y escuelas. Las ventanas de gran tamaño otorgan al espacio una sensación luminosa, espaciosa, que hace que se parezca más a mediados de verano que al comienzo de la primavera.

El espacio se siente diferente. Especial. La clase de lugar donde cada persona hace algo importante. Eso es lo que sucede en la oficina de MASS, una empresa de arquitectura sin fines de lucro. Puedes ver la variedad del impacto global de la firma en las fotografías que revisten las paredes: una instalación donde embarazadas se preparan para dar a luz en Malawi, un centro para el tratamiento del cólera en Haití, un hospital en Ruanda que los cofundadores Michael Murphy y Alan Ricks diseñaron cuando estaban en la licenciatura.

"Fue una experiencia poderosa que reveló el valor de lo que podría agregar el diseño al mundo", dice Ricks. "Queríamos seguir haciendo esto. MASS pasó de ser un pequeño grupo de voluntarios a tener más de 75 personas que trabajan sin fines de lucro en más de doce países.

Actualmente, el equipo de MASS se esfuerza por aportar un diseño hermoso y funcional para las personas a quienes les implicaría un beneficio mayor: los enfermos, los marginados, y quienes cuidan a esas personas.

"En cada proyecto nos preguntamos, «¿De qué manera la arquitectura y el diseño dan forma a nuestra salud física, mental y emocional?»", dice el cofundador Michael Murphy. "Queremos saber cómo dar forma al comportamiento de un entorno de oficina y comprender la productividad y la automotivación. ¿Cómo medimos todo esto? ¿Cómo diseñamos espacios que los estimulen?

Reiniciar un lugar de trabajo

Cuando el equipo de MASS se hizo todas estas preguntas sobre su propio lugar de trabajo, un edificio espacioso tipo loft al que se mudaron recientemente, no se sintieron satisfechos con las respuestas. El espacio estaba dividido en tres áreas distintas que aislaban a las personas entre sí, algo que no es bueno para un grupo de arquitectos y diseñadores que se nutren a partir de la risa, los debates animados y las discusiones profundas.

"Cuando nos mudamos a esta oficina, teníamos mucho espacio, pero no había lugares específicos para trabajar", dice Patricia Gruits, Directora de Investigación de MASS. "Teníamos escritorios y una cocina, pero realmente no podíamos reunir a las personas de una manera productiva, o facilitar los tipos de trabajo que necesitábamos hacer".

Y dada la creencia de que el espacio da forma al comportamiento, Murphy y Ricks sabían que necesitaban reconsiderar e diseño de su lugar de trabajo. "Estamos tratando de cultivar una organización con los diseñadores más talentosos que trabajan en algunos de los desafíos más difíciles", dice Ricks. "Queremos que nuestro entorno aliente a las personas a alcanzar el éxito. Y para ello es indispensable tener espacios de oficina que respalden nuestra misión grupal.

Saber que un entorno de oficina disfuncional no les permitía promover el rol del diseño para mejorar la vida de las personas, Murphy y Ricks acudieron a Herman Miller en busca de ayuda. Las organizaciones comparten la creencia de que el diseño debía ser holístico y humanístico. La metodololgía de Herman Miller para transformar esta creencia en realidad es Living Office, un enfoque basado en la investigación para planeaciones que ayudan a las organizaciones a crear espacios de trabajo eficaces, cómodos e inspiradores.

Como parte de este enfoque, los especialistas de Living Office de Herman Miller se reunieron con los diseñadores para modificar cada elemento del lugar de trabajo de manera que refleje quiénes son las personas y que realce el trabajo que hacen. De esta manera, la oficina se convierte en un testamento del objetivo de la organización y en un vehículo para propulsar a todos hacia sus objetivos.

Descubrimiento de Living Office

Para comenzar con el proceso de rediseño, los especialistas de Living Office guiaron al equipo de MASS a través del proceso de detección de Living Office. Durante este taller, el equipo de liderazgo de MASS trabajó con Herman Miller para identificar su carácter, actividades y objetivo: quiénes son, qué hacen y por qué lo hacen.

Por medio de este trabajo, el equipo reveló una disparidad entre el estilo de trabajo altamente colaborativo de trabajo en equipo —charlas informales, conversaciones más extensas y sesiones de trabajo frecuentes para dividir y por último conquistar tareas complejas— y el diseño aislado de su lugar de trabajo. Para remediar esta situación, el equipo de MASS trabajó con Herman Miller para asignar sus actividades a esquemas específicos que les permitiría trabajar juntos con más eficacia.

Luego, para complementar estos esfuerzos, MASS recurrió a Herman Miller para que realizara una investigación sólida en el sitio, que incluyó la observación y encuestas exhaustivas entre los líderes y el personal para evaluar de qué manera el lugar de trabajo estaba ayudando a la gente a hacer su trabajo. Herman Miller también estudió la capacidad del lugar de trabajo para promover las prioridades comerciales de la empresa, que incluyó la conexión de fortalecimiento de las personas con la marca MASS, permitiendo que el equipo trabaje cuándo y cómo lo desee. Una vez completada la investigación, Herman Miller entregó un informe a MASS que detallaba los hallazgos antes, durante y después del rediseño de Living Office, incluido el análisis de los resultados más significativos a nivel estadístico.

Un esquema Plaza espacioso y lleno de luz reúne a las personas de todas partes de la oficina. Aquí es posible encontrar con frecuencia a Alan Ricks, cofundador, ubicado en la mesa más alta, trabajando con su computadora portátil y charlando con las personas que pasan a buscar un café o un refrigerio. Ricks también se ocupa de los registros mensuales del equipo. Hay mucho espacio para que las personas se encuentren, intercambien actualizaciones sobre su trabajo, y se mantengan conectadas con la misión de MASS.

"Algunas veces puede haber una desconexión si estás en Boston pero trabajas en un proyecto que quizá esté en el extranjero", dice Gruits. "Una de las maneras de comprender realmente el impacto de nuestro trabajo es a partir del intercambio de los resultados de esos proyectos con los demás. Es muy importante tener un momento para celebrar el éxito y compartir los desafíos".

Las conexiones más sólidas entre las personas y su trabajo es solo una de las mejoras que observó MASS.  "El equilibrio entre los espacios de trabajo, los espacios de descanso y las salas de reunión facilita un sinfín de interacciones que se producen durante el día, y la creación de un entorno más conductivo para ellos", dice Ricks. "Invertir en la creación de la clase de diversidad de espacios donde se facilitan las interacciones sociales ha sido transformador".

"Hablé sobre el diseño de una oficina en torno a la actividad y la productividad, y la creación de entornos diversos que podrían adecuarse al tipo de interacciones que se producen a lo largo del día", dice Scovel. "Creamos una oficina con espacios variados, como oficinas privadas, estaciones de trabajo con paredes más bajas para que las personas puedan conectarse y mesas compartidas, donde las personas puedan instalarse y trabajar durante algunas horas".

Es un espacio de trabajo similar a la oficina de MASS. Scovel guió al equipo de BHCHP en un recorrido por estas oficinas para que puedan comprender el tipo de impacto que puede causar el diseño. "En ese momento exacto se dieron cuenta de que el trabajo y la interacción normalmente se producen cuando el entorno está diseñado en función de las personas" dice Scovel. "Y no tiene que ver con el lenguaje técnico ni con las ideas intimidantes de diseñadores prestigiosos. Sino que para ellos cobró sentido".

Ahora, el equipo de finanzas de BHCHP tiene distintos tipos de entornos que los ayudan a conectarse, a iniciar conversaciones y obtener respuestas a preguntas que están retrasando su trabajo. Las formas básicas de comunicación no se originaban naturalmente en la antigua oficina. En la sombra de un mural que representa al presidente y fundador de BHCHP, el Dr. James O’Connell, asistiendo a un paciente en las calles de Boston, los empleados de BHCHP tienen en cuenta su objetivo constantemente y están mejor equipados para trabajar juntos a fin de lograrlo.