Kann das Büro-Design eine Gemeinschaft aufbauen?
Fallstudie der Tavistock Development Company
Orlando, Florida, US
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Fallstudien
Case Study: Tavistock Development Company
Durch die Partnerschaft mit Herman Miller schuf die Tavistock Development Company ein Büro, das ein Gefühl der Gemeinschaft bei den Menschen entstehen lässt, die dort arbeiten.
At Tavistock Development Company, people don’t eat lunch at their desks. Why would they, when they can enjoy a meal in the real estate development firm’s bright, window-lined café. Against a backdrop of palm trees lazing in a blue Florida sky, accountants mingle with project managers, administrative assistants laugh with legal counsel, and marketing specialists catch up with urban planners. People who wouldn’t normally spend a lot of time together during the workday are getting a glimpse of what others are working on, and they are having fun doing it.
It wasn’t always this way. Before Tavistock’s president, Jim Zboril, and his team made the decision to consolidate three disparate offices into one location, it was nearly impossible for people to get together for any sort of occasion, lunch included. Tavistock’s Human Resources Director, Karen Duerr, recalls a failed attempt to gather everyone in a conference room for popsicles on one of the hottest days of the year. “It was so awkward,” she says. “There were 50 people squished into a room designed for about five.”
Tavistock’s dispersed and undersized offices also lacked enough space for people to effectively do their work, both together and alone. Aside from a handful of look-a-like conference rooms, an out-of-the-way breakroom, and a lobby that didn’t afford enough privacy for confidential discussions, employees had nowhere to work together on their community development projects.
“My executive team and I hogged all the conference rooms,” says Zboril. “The people that were actually getting all the work done didn’t have access to collaborative spaces.” Employees were scheduling important meetings offsite, a practice that was becoming a drain on both efficiency and the budget.
In Zboril’s opinion, these challenges signaled a problem that went far deeper than inefficiencies and inconveniences. If Tavistock wanted to maintain its reputation as a company that builds inspiring and supportive communities for clients, it would need to do the same for its employees.
Zboril and his leadership team knew they needed to get everyone together in one place, and the soon-to-be bustling Town Center at their marquee development project, Lake Nona, was the ideal spot. The next step—planning a workplace that would help employees interact with one another more—wasn’t so simple. Tavistock enlisted Herman Miller and Orlando-based Little Diversified Architectural Consulting (Little) to help.
“When we visited Herman Miller’s headquarters in West Michigan, one of the things that inspired us immediately was the energy,” says Zboril. “Walking into the space on a dreary winter day, it was alive, bright, and there was a vibe that was infectious. That’s something we needed to bring back to our environment. We started looking at the different types of spaces they had, and thinking about how we could create them for our own needs in Florida.”
The spaces Zboril recalls seeing are called settings—just one part of Herman Miller’s Living Office approach to creating workplaces where both people and organizations can prosper. Living Office provides organizations with a framework for creating settings based on people’s needs and daily work activities. Outfitted with a custom mix of furnishings and tools, these settings can unleash people’s potential to be more creative, collaborative, and engaged in their work.
Bei der Tavistock Development Company wird nicht am Schreibtisch zu Mittag gegessen. Dazu ist das hauseigene helle Café mit den großen Fenstern viel zu einladend. Mit Blick auf Palmen und den blauen Himmel von Florida treffen sich hier Buchhalter mit Projektleitern, Verwaltungsmitarbeiter mit Rechtsberatern, Marketingspezialisten mit Stadtplanern. Menschen, die im Arbeitsalltag nichts miteinander zu tun haben, erhalten Einblick in die Arbeit der anderen und freuen sich, im Austausch darüber zu sein.
Dem war nicht immer so. Bevor Jim Zboril, der Präsident von Tavistock, und sein Team beschlossen, die drei separaten Büros zusammenzuführen, war so etwas für die Mitarbeiter nahezu unmöglich. Karen Duerr, die Leiterin der Personalabteilung von Tavistock, erinnert sich, wie sie einmal an einem heißen Sommertag alle Mitarbeiter in einem Konferenzsaal zusammengetrommelt hat, um ihnen ein Eis zu spendieren. „Es war einfach nur unangenehm“, sagt sie. „50 Leute in einem Raum, der auf vielleicht fünf Personen ausgelegt war.“
Aber die Räume von Tavistock waren auch insgesamt zu beengt, um effektiv arbeiten zu können, ob allein oder in Gruppen. Außer ein paar standardisierten Konferenzsälen, einem abgelegenen Pausenraum und einer Lobby, die sich nicht für vertrauliche Gespräche eignete, hatten die Mitarbeiter keinen Bereich, in dem sie an ihren gemeinsamen Entwicklungsprojekten arbeiten konnten.
„Mein Führungsteam und ich haben alle Konferenzsäle in Beschlag genommen“, sagt Zboril. „Und die, die die eigentliche Arbeit gemacht haben, hatten keine gemeinschaftlichen Arbeitsbereiche.“ Wichtige Meetings wurden außerhalb durchgeführt, was sich sowohl auf die Effizienz als auch das Budget negativ auswirkte.
Zboril zufolge zeigte sich in alledem ein tieferliegendes Problem, bei dem es um mehr ging als um ineffizientes, unkomfortables Arbeiten. Wenn Tavistock seinen Ruf als ein Unternehmen retten wollte, das für seine Kunden inspirierende Umgebungen entwickelt, musste dasselbe auch für die eigenen Mitarbeiter gelten.
Zboril und sein Führungsteam wussten, dass sie einen Ort finden mussten, an dem alle Mitarbeiter zusammen waren. Dazu eignete sich das Town Center an ihrem beliebten Entwicklungsprojekt Lake Nona auf ideale Weise. Der nächste Schritt – die Planung einer Arbeitsumgebung, in der sich die Mitarbeiter leicht austauschen können – war indes nicht so einfach. Deshalb engagierte Tavistock Herman Miller und das in Orlando ansässige Unternehmen Little Diversified Architectural Consulting (Little).
„Als wir Herman Miller im Unternehmenssitz in West Michigan besuchten, waren wir sofort von der dort herrschenden Energie begeistert“, sagt Zboril. „Selbst an diesem trüben Wintertag war es hell und lebendig, und es herrschte eine anregende Betriebsamkeit. Genau das schwebte uns auch für unser Unternehmen vor. Dann haben wir uns die verschiedenen Räumlichkeiten angesehen und überlegt, wie wir sie für uns in Florida nutzen könnten.“
Zboril spricht hier von den verschiedenen Arbeitsumgebungen, die zu Living Office von Herman Miller gehören und dazu beitragen, dass sich Mitarbeiter und Unternehmen produktiv weiterentwickeln können. Living Office bietet Organisationen einen geeigneten Rahmen, um eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Bedürfnisse der Menschen und die täglich anfallenden Arbeiten berücksichtigt. Ausgestattet mit einem durchdachten Mix aus Möbeln und Arbeitsgeräten, helfen diese Arbeitsumgebungen den Menschen, ihr Potenzial zu entfalten, indem sie kreative, gemeinschaftliche, motivierende Arbeit fördern.
Living Office in der Entwicklung
Herman Miller lud Tavistock zur Teilnahme an einem Forschungsprojekt ein, um die Effektivität der eigenen Räumlichkeiten vor, während und nach der Einrichtung von Living Office zu untersuchen. Dieser forschungsbasierte Ansatz entsprach der Vorgehensweise von Tavistock bei der Nutzung von Daten in die eigenen Entwicklungsprojekte.
Herman Miller begleitet die Mitarbeiter im gesamten Entdeckungsprozess von Living Office. Auf diese Weise können Unternehmen sehr genau ihren Zweck, Geschäftsprioritäten, Charakter und Tätigkeitsfelder bestimmen.
Die Leiter des Unternehmens machten den Anfang, indem sie die Unternehmensziele benannten, die durch die neue Arbeitsumgebung verbessert werden sollten. Dazu gehörten ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl unter den Mitarbeitern, höhere Effizienz und Attraktivität für herausragende Talente.
Während des Entdeckungsprozesses von Living Office konnten die Mitarbeiter Tätigkeiten benennen, die durch ihren aktuellen Arbeitsplatz unterstützt bzw. behindert wurden.
An ihrem neuen Arbeitsplatz haben sie nun die Möglichkeit, aus verschiedenen Umgebungen auszuwählen – darunter auch diese Cove (Bucht) Arbeitsumgebung –, um sich zu unterhalten, zu treffen oder gemeinsam Probleme zu lösen.
Der nächste Schritt bestand für Tavistock darin, Diskrepanzen zwischen Arbeitsalltag und Arbeitsplatz zu benennen. Eine Gruppe von Mitarbeitern sah sich eine Liste der zehn häufigsten Tätigkeiten an und bestimmte diejenigen Tätigkeiten, die für ihre Arbeit entscheidend waren. Dann wies sie jeder Tätigkeit einen Ort in der neuen Arbeitsumgebung zu.
Zusätzlich führte Herman Miller unter den Leitern und Mitarbeitern eine Umfrage zur Effektivität am Arbeitsplatz durch, beobachtete deren Verhalten und fotografierte gemeinsam mit den Mitarbeitern Arbeitsbereiche, die besonders sinnvoll oder besonders hinderlich waren.
Die Ergebnisse dieser Untersuchungen ergaben, dass die neue Arbeitsumgebung unbedingt die gemeinschaftlichen Tätigkeiten unterstützten musste. Dazu gehörten längere Gespräche und gemeinschaftliche Projektarbeit ebenso wie kurze, spontane Unterredungen – bei Living Office sprechen wir von Converse (Gespräch), Co-Create (Gemeinsame Kreation), Divide & Conquer (Einzelarbeit im Team) und Chat (Plauderei).
„Uns war natürlich klar, dass die Verteilung auf drei verschiedene Gebäude hinderlich für unsere Zusammenarbeit war“, sagt Karen Duerr, die Leiterin der Personalabteilung. „Aber die Studie hat uns gezeigt, wie wichtig die verschiedenen Arten der Interaktion für uns sind.“
Die Entwicklung der Arbeitsumgebung
„Herman Miller machte uns darauf aufmerksam, dass man alternative Arbeitsweisen fördern kann“, sagt Ralph Ireland, Vize-Präsident Entwicklung bei Tavistock. „Zum Beispiel konnte ich in unserem alten Büro entweder in meinem eigenen Büro oder in einem Konferenzsaal arbeiten. Jetzt habe ich zehn oder zwölf verschiedene Möglichkeiten. Ich kann Ort und Arbeitsweise immer genau darauf abstimmen, was ich gerade zu tun habe.“
Alle acht Arbeitsumgebungen im Living Office von Tavistock wurden genau aufeinander abgestimmt, um verschiedene Arten der Einzel- oder Gruppenarbeit zu unterstützen. Eine Arbeitsumgebung ist der Workshop, den die Mitarbeiter von Tavistock den „Brainstormraum“ nennen. Er ist groß genug, damit das gesamte Konstruktionsteam gemeinsam ein Projekt diskutieren kann. Und dank der verschiedenartigen Möbel, die das gemeinschaftliche, kreative Arbeiten unterstützen, können auch leicht kleinere Teams für spezifische Aufgaben gebildet werden (im Living Office das sogenannte Divide & Conquer).
Im Workshop kommen die Mitarbeiter an einem langen Stehtisch zusammen, an dem sie die Pläne für neue Entwicklungsprojekte überarbeiten können. An den Wänden hängen große Monitore, um digitale Überarbeitungen in Echtzeit vorzunehmen. Und wer telefonieren möchte, kann dies in einer mit Lounge-Sesseln eingerichteten Ecke tun.
„Der Brainstormraum ist alles in einem“, sagt Christyann Courtney, ein Projektverwalter bei Tavistock. „Es gibt Platz für Whiteboards, auf denen wir den Ablauf eines Projektes nachzeichnen können. Dann haben wir jede Menge Monitore, und dank der geschickten Anordnung im Raum hat man von jedem Platz aus einen guten Überblick über alles, was gezeigt wird. Dadurch können wir jetzt viel effizienter arbeiten.“
In der Arbeitsumgebung Workshop arbeiten die Mitarbeiter gleichzeitig an verschiedenen Aspekten eines Projekts – sie skizzieren Ideen am Whiteboard, überarbeiten am Stehtisch Konstruktionspläne und diskutieren abseits des Teams in Kleingruppen.
Darüber hinaus gibt es im Büro verschiedene andere Areale, die eine Gemeinschaftsarbeit ermöglichen. Wenn sich ein kurzer Plausch am Arbeitsplatz zu einem längeren Gespräch auswächst, können die Mitarbeiter in die Cove Arbeitsumgebung wechseln, einem halbabgetrennten Raum, der zu diesem Zweck die notwendige Ruhe bietet. Einige Coves sind mit bequemen Lounge-Sitzmöbeln ausgestattet, die sich für ungezwungenere Gespräche eignen. Andere bieten Stehtische und große Monitore, um den aktuellen Arbeitsstand vorzuführen. Hier können die Mitarbeiter auch längere Unterredungen führen, ohne die Kollegen in der Nähe zu stören.
Das Café in der Mitte des Raumes (auch Plaza genannt) bietet eine angenehme Alternative, um sich über Entwicklungspläne oder auch das bevorstehende Wochenende zu unterhalten. In der Plaza (Platz) vermischen sich private und berufliche Gespräche – zum Beispiel bei der hauseigenen Happy Hour, beim spontanen Feiern eines neuen Großauftrags, den monatlichen Treffen, bei denen Interna ausgetauscht werden, oder einem Kostümwettbewerb.
„Nach unserem Umzug habe ich die Mitarbeiter gefragt, was sie an der neuen Personalpolitik besonders gut fanden“, sagt Debbie DeMars, Vize-Präsidentin Personal und interne Arbeitsabläufe. „Viele nannten zusätzliche bezahlte Urlaubstage und flexiblere Arbeitszeiten. Aber der wichtigste Pluspunkt war für sie das Café und die dort stattfindenden Treffen. Das gefällt unseren Mitarbeitern, darauf sind sie stolz. Und uns gibt es die Möglichkeit, ihnen mitzuteilen, was gerade alles in unserem Unternehmen passiert.“
Ein Plan für die persönlichen Bereiche
Damit sich die Mitarbeiter auch wirklich wohlfühlen und „sich den Raum aneignen“, versuchte Zboril zusammen mit seinem Team, Herman Miller und dem Architektur- und Designbüro Little dafür zu sorgen, dass das Büro die richtige Mischung aus Bereichen für gemeinschaftliches Arbeiten und ruhigen Orten besaß, wo man zum Beispiel ein vertrauliches Dokument lesen oder ein Angebot entwerfen kann.
Im neuen Büro können sich die Mitarbeiter jetzt in die Haven Arbeitsumgebungen zurückziehen, wenn sie Ruhe und Muße brauchen. Hier ist genügend Platz, um für einige Stunden am Laptop zu arbeiten, zu telefonieren oder ein schwieriges Problem zu durchdenken.
Zudem sind die Workstations so eingerichtet, dass man sich länger auf eine Arbeit konzentrieren kann, aber auch leicht umschalten kann, wenn ein Kollege mit einer Frage vorbeikommt. Dank der ergonomischen Kombination aus Renew Sitz-Stand-Schreibtischen, Flo Monitorhalterungen und Embody Stühlen bleiben die Mitarbeiter den ganzen Tag über agil und können ihre Geräte immer so ausrichten, wie sie sie gerade brauchen.
„Ich verändere regelmäßig die Höhe meines Schreibtisches“, sagt der Projektverwalter Christyann Courtney. „Wenn ich mich besonders konzentrieren muss, setze ich mich. Und wenn jemand zu mir kommt, stehe ich auf, damit wir auf Augenhöhe reden können. Dadurch fühlt sich meine Arbeitshaltung immer ganz natürlich an.“
Wege zum Wachstum
Ergonomische Arbeitsplätze und eine offenere, vielfältigere Büroumgebung können dazu beitragen, dass Mitarbeiter besser kommunizieren und effektiver arbeiten. Für Tavistock helfen sie zudem, wichtige Geschäftsziele zu erreichen.
Der Geschäftsführer Rashesh Thakkar zeigt sich darüber überrascht und erfreut. „Anfangs hat mich die Idee eines offenen Büros nicht überzeugt“, sagt Thakkar. „Aber jetzt sehe ich, dass die Flexibilität der neuen Räume etwas Inspirierendes hat. Unsere Mitarbeiter sind zufriedener und haben mehr Energie. Das ist natürlich gut für unsere Produktivität.“
Das Café ermöglicht den Mitarbeitern von Tavistock verschiedenste Aktivitäten. Hier können sie sich treffen, feiern und gemeinsam essen. Umfragen zeigen, dass diese multifunktionale Umgebung ein Hauptgrund dafür ist, dass sich die Mitarbeiter an ihrem neuen Arbeitsplatz wohlfühlen.
All die Veränderungen führten letztlich zu einer bedeutend höheren Mitarbeiterzufriedenheit und Effektivität am Arbeitsplatz. Um diese Verbesserung zu messen, führte Herman Miller mit den Leitern und Mitarbeitern von Tavistock eine Leesman-Umfrage durch. Während die alten Büros auf dem Leesman-Index nur 48,7 von 100 Punkten erreichten, erhielt der neue Firmensitz 85,5 Punkte – über 25 Punkte mehr als der weltweite Leesman-Vergleichsindex, der bei 60,7 liegt. Diese herausragende Bewertung brachte Tavistock eine Leesman+ Akkreditierung ein.
Jim Zboril, der Präsident von Tavistock, und sein Team haben also ihre Mission erfüllt: Die neue Arbeitsumgebung ist nun Ausdruck und Aushängeschild der Werte ihres Unternehmens. „Dieses Büro zeigt, dass wir genau das tun, was wir in unseren Entwicklungsprojekten selbst einfordern“, sagt Zboril. „Hier steht der Mensch im Mittelpunkt. Das spürt man, sobald man das Büro betritt. Für mich ist das ein großer Erfolg.“
