Kann das Büro-Design die Effizienz verbessern?

Der ehemalige Firmensitz von Harry's war ein einziger höhlenartiger Raum, ein 280 m² großes Loft im New Yorker Viertel SoHo. Für den Anfang genau das Richtige. Der offene Raum förderte die Interaktion, und weil es nur wenige Mitarbeiter gab, konnte man sich problemlos zurückziehen, wenn man seine Ruhe haben wollte. Aber als das Unternehmen auf 65 Mitarbeiter angewachsen war, begann das Büro seinen Charme zu verlieren. Die Geschäftsanalysten starrten mit zugekniffenen Augen auf Kalkulationstabellen, während neben ihnen gesprächige Kundendienstmitarbeiter saßen und sich die Produktmuster und Verpackungsmaterialien bis in den Empfangsbereich ausbreiteten.

„Es war wahnsinnig hektisch“, erinnert sich Scott Newlin, Leiter Design des Unternehmens, das im Bereich Körperpflege für Männer tätig ist. „Diese geballte Energie gibt einem natürlich Kraft, aber irgendwann verhindert sie auch den Arbeitsalltag, schon wenn man einfach nur ein Telefonat führen möchte.“

Ineffizienz: die Kosten des „Weiter so“

Angesichts des allgegenwärtigen Lärms und Gewusels begannen die Mitarbeiter, private Gespräche und Telefonate auf dem Flur oder im Treppenhaus zu führen. Und auch für Meetings wurde es eng. Da es nur zwei Konferenzsäle gab, mussten diese nicht selten im Lastenaufzug abgehalten werden.

„Im Winter saßen wir mit dicken Wintermänteln an einem kleinen Papptisch“, sagt Jeff Raider, einer der Gründer und Geschäftsführer von Harry’s. „Da wurde uns klar, dass wir mehr Räume brauchen.“

Es ging also nicht allein darum, dass ein Meeting im Aufzug nicht sonderlich bequem ist. Das alte Büro stand der gemeinschaftlichen kreativen Arbeit im Weg, die aus dem Start-up zweier Männer ein boomendes Business gemacht hatte.

„Es gibt bei uns nur wenige Leute, die ein Projekt von Anfang bis Ende verfolgen“, sagt Raider. „Meist entwickeln wir Projekte in Teamarbeit. Aber im alten Büro war das nur sehr eingeschränkt möglich. Die meisten Flächen war Einzelarbeitsplätze, sodass es nur wenig Platz für Gruppenarbeit gab.“

Auch sank die Effizienz der Mitarbeiter. Die Meetings in dem einzigen verfügbaren Konferenzsaal zu organisieren kostete sie zahlreiche Stunden, in denen sie E-Mails hin und her schrieben. Und da es nur wenig Stauraum gab, der zudem fernab der Arbeitsbereiche lag, wurden einfache Aufgaben unnötig verkompliziert.

Zwar hatten sich die meisten Mitarbeiter mit den Fallstricken ihres Büros arrangiert, aber auf neue oder potenzielle Mitarbeiter wirkte all das unprofessionell und abschreckend.

„Natürlich gab es einige Interessenten, die gern für uns arbeiten wollten“, sagt Newlin. „Aber wenn sie in unser altes Büro kamen, überlegten sie es sich zweimal, ob sie mit all dem Gewirr und Lärm und der Hektik leben wollten.“

Neue Erkenntnisse durch den Entdeckungsprozess

Es war also Zeit, neue Räume zu suchen und das Büro anders einzurichten. Für die Planung des neuen, über 2415 m² große Büros, arbeitete Harry‘s mit Studio Tractor und Herman Miller zusammen. Und weil Harry's die alten Probleme nicht mit in die neuen Räume nehmen wollte, schaute man sich Living Office® von Herman Miller an, das Einblicke in die verschiedenen Arbeitsweisen von Mitarbeitern gibt, um entsprechende Arbeitsumgebungen einzurichten, in denen jeder gerne arbeitet.

Zu Beginn führte Herman Miller Harry's durch den Entdeckungsprozess von Living Office, um Zweck, Geschäftsfaktoren, Charakter und Tätigkeiten des Unternehmens zu bestimmen. Anhand dieser Parameter kann die betreffende Organisation zusammen mit ihren Designpartnern eine Arbeitsumgebung schaffen, die mit ihrem Mix verschiedener Bereiche den Bedürfnissen der Mitarbeiter und des Geschäfts entspricht.

Die Leiter des Unternehmens machten den Anfang, indem sie wichtige Unternehmensziele benannten, die durch die neue Arbeitsumgebung verbessert werden sollten. Dazu gehörten ein intensiverer Wissensaustausch, höhere Effizienz und Attraktivität für herausragende Talente.

Anschließend kamen Fokusgruppen der Mitarbeiter zusammen, um den Charakter der Organisation anhand verschiedener Aspekte zu bestimmen – formell oder informell, einheitlich oder vielfältig – und die täglichen Arbeiten nach Priorität zu ordnen. Dabei kam es zu einigen überraschenden Erkenntnissen.

Von der Analyse zum Raumplan

Die erste Erkenntnis war, dass sich die Mitarbeiter von Harry‘s ein formelleres Unternehmen – und Büro – wünschten. Nach ihren Erfahrungen mit einem chaotischen, offenen Büro, das ihrer Arbeit oft im Weg stand, wollten sie gern mehr Struktur, eine bessere Organisation und höhere Effizienz.

„Wenn du in einem beengten Raum arbeitest, der keine Wände und keine Rückzugsbereiche hat, dann wünschst du dir irgendwann einfach mehr Struktur“, sagt Newlin. „Womöglich sogar ein eigenes, abgeschlossenes Büro.“

Die zweite, ebenso wichtige Erkenntnis war, dass sich die alten Räumlichkeiten nicht für alle Arbeiten eigneten, die im Laufe eines Tages anfielen – die Entwicklung neuer Produkte, das Beantworten von E-Mails, Telefonanrufe, kurze oder längere Gespräche, gemeinsame Problemlösung, um nur einige Punkte zu nennen.

„Im Entdeckungsprozess haben wir unsere Tätigkeiten und den Raumplan in harten Fakten und Zahlen ausgedrückt“, sagt Newlin. „Wir brauchen soundso viele Konferenzsäle, wir brauchen soundso viele Räume für Einzelgespräche, soundso viele Lounge-Bereiche, in denen man mit dem Laptop auf dem Schoß arbeiten kann.“

Die richtigen Arbeitsumgebungen an der richtigen Stelle

Derlei Erkenntnisse halfen Harry's und dem Designteam von Studio Tractor dabei, eine vielfältige Bürolandschaft zu entwickeln, deren verschiedene Arbeitsumgebungen alle Tätigkeiten des Unternehmens unterstützen würde – was in den höhlenartigen neuen Räumlichkeiten kein ganz leichtes Unterfangen war. „Wenn du 2415 m² Platz hast, musst du aufpassen, dass das Büro nicht zur Geisterstadt wird“, sagt Mark Kolodziejczak, Architekt bei Studio Tractor. „Mit Living Office stehen dir verschiedene Arbeitsumgebungen zur Verfügung, die sich für verschiedene Tätigkeiten eignen. Die Bereiche sind zwar voneinander getrennt, aber alles findet in unmittelbarer Nähe statt.“

Jetzt verfügen die Mitarbeiter von Harry‘s über formale Meeting Space (Sitzungsraum) für Besprechungen mit potenziellen Investoren, kleine Coves (Bucht) für informelle Gespräche und lebhaftere Hives (Bienenstock) für den Kundendienst, wo E-Mails beantwortet oder kurze Gespräche unter Kollegen geführt werden. Die Grafikdesigner können in der Arbeitsumgebung Clubhouse kreativ werden. Und wer für eine Aufgabe Ruhe benötigt, kann sich in einen Haven begeben – einen abgeschlossenen Raum, der sich ideal für Telefonate eignet oder um ein schwieriges Problem zu durchdenken.

Angesichts dieser vielfältigen Arbeitsumgebungen, die ihnen die Freiheit ließen, zu arbeiten, wann und wo sie wollen, freuten sich die Mitarbeiter schon auf die neuen Räumlichkeiten. Ernst wurde es aber erst sechs Monate später, als sich Herman Miller einschaltete, um zu prüfen, ob die entwickelten Arbeitsumgebungen tatsächlich den Austausch unter den Mitarbeitern förderten und zu höherer Effizienz führten. Dazu führte Herman Miller eine großangelegte Studie durch, für die verschiedene Methoden angewandt wurden: Beobachtung der Mitarbeiter ebenso wie ausführliche Befragungen der Leiter und Mitarbeiter.